Şirketteki çalışanların çalışma saatleri kaydını tutma ihtiyacı. Zaman çizelgeleri için saklama süresi Zaman çizelgeleri ne kadar süreyle saklanır?

Ücret, sosyal yardımlar vb. hesaplamaları için çalışanın fiili olarak çalıştığı veya çalışmadığı süreyi yansıtacak bir zaman çizelgesi gereklidir. İşin gerçeğinin doğrulanması (yansıtılması) departmandaki belirli bir kişiye emanet edilir. Bir kuruluşun çalışanlarının personeli ile ilgili tüm belgeler gibi, bunların da belirli bir süre saklanması gerekmektedir. Karnenin saklanması gerektiğini ve ne kadar süreyle saklanması gerektiğini ele alalım.

Zaman çizelgelerine ilişkin düzenleyici düzenlemeler

Karneye yansıtılan bilgiler

Karne, ayrıntılar için aşağıdaki genel gerekliliklere tabi olan birincil belgedir.:

Zaman çizelgesi, her çalışanın çalıştığı saatleri doğrudan kaydeder:

• raporlama dönemi
• Tam adı, görevi
• Personel Sayısı
• her takvim günü için çalışılan (çalışılmayan) saat sayısı
• raporlama dönemi boyunca çalışılan toplam saat ve gün sayısı
• maaşlar için muhabir hesap
• devamsızlık sayısı ve nedenleri
• hafta sonları ve tatillerin sayısı

Karnenin raf ömrü

Muhasebe sayfası bir yandan personel belgelerinin bir parçası olarak çalışma örgütü belgeleri grubuna aittir. Genel olarak, bu tür tüm belgeler saklanmalıdır:

1. 1 Ocak 2003'ten 75 yıl önce
2. 1 Ocak 2003'ten sonra verilmişse 50 yıl

Ancak bu gereklilikler doğrudan karne için geçerli değildir ve 5 yıl süreyle (arşiv belgeleri listelerine uygun olarak) saklanması gerekir.

Zor, zararlı ve tehlikeli çalışma koşullarının bulunduğu işletmelerde mesai çizelgelerinin 75 yıl süreyle saklanması gerekmektedir.

Ekonomik kuruluşlar, kendileriyle uygun geri ödemeli anlaşmalar yaparak belgeleri saklanmak üzere devlet ve belediye arşivlerine aktarabilir, ancak bunu yapmakla yükümlü değildir.

Hukuk Danışmanlığı Hizmeti Uzmanı GARANT, muhasebe meslek mensubu E. Lazukova

Personele ilişkin belgelerin arşivlenmesinden sorumlu kişinin kayıt örneği

5 yıl boyunca saklanan zaman çizelgeleri arşive aktarılamaz ancak aynı zamanda gizli bilgilerdir, bu nedenle belgelerin güvenliğinden sorumlu bir sorumlu kişinin atanması önemlidir. Sorumlu bir kişinin atanmasına ilişkin emirdeki ifadeye bir örnek:

İK Direktörü I.V.'ye atayın. arşiv saklama sorumluluğu ve personel belgelerinin güvenli bir şekilde saklanmasının sağlanması.

Zaman çizelgelerini saklama prosedürü

Belgelerin korunmasına yönelik koşulların yaratılması, bir kuruluştaki ekonomik varlığın sorumluluğundadır. Herhangi bir kuruluşun ofis çalışmalarında, kuruluşun özelliklerine (yapısal bölümler), kullanılan belgelere ve her belge için saklama sürelerinin belirtildiği uygun biçimde hazırlanmış, uygun biçimdeki dosyaların bir isimlendirmesi hazırlanmalıdır. Belgelerin saklanmasına ilişkin koşulların ve prosedürün belirlenmesi, kuruluşun muhasebe politikası tarafından belirlenir (zaman çizelgesi birincil belgelere atıfta bulunduğundan).

Geçici saklama belgeleri (10 yıldan fazla) kuruluşun arşivinde saklanır (kurumda arşiv oluşturmak zorunlu değildir, belgeler yapısal bölümlerde saklanabilir), zaman çizelgeleri geçici saklama belgelerini ifade eder (daha az) 10 yıl - 5 yıl), zorlu çalışma koşullarına sahip işletmelerdeki zaman çizelgeleri hariç (kalıcı olarak depolanan - 75 yıl).

Bu nedenle, sürekli olarak saklanan zaman çizelgelerine dayalı bir vakanın oluşturulması aşağıdaki gereksinimleri gerektirir:

1. bağlayıcı (bağlayıcı)
2. sayfalandırma
3. sertifika sayfası
4. belgelerin dahili envanteri
5. Kapakta açıklamalar yapılması (kuruluş adı, indeks, tarihler, başlık).

Geçici saklama kasaları (5 yıllık saklama kayıtları) tam olarak tamamlanmayabilir:

• belgeler düzenli değil
• sayfaları numaralandırmayın
• Güvence beyanı yazmayın

Saklama süresinin sonunda geçici (10 yıla kadar) saklama durumunda, belgeler ancak belgelerin değerlerinin yıllık olarak incelenmesi zorunlu olduktan sonra imha edilmelidir (Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 31 Mart 2015 N 526).

Raf ömrü 5 yıl olan karnelerin incelenmesi örneği

Kayıtları 2015 yılında tamamlanan 5 yıllık raf ömrüne sahip zaman çizelgelerinin en geç 1 Ocak 2021 tarihine kadar kanuna dahil edilmesi gerekmektedir.

Elektronik belge yönetiminde belgelerin saklanması

Bir kuruluşta elektronik belge yönetimi söz konusu olduğunda, elektronik belgelerin saklanmasına ilişkin koşullar şunları içerir:

• 2 kopya – farklı cihazlarda arşivlendi
• Durumlarını okumak ve izlemek için araç ve yazılımların mevcudiyeti
• depolama sağlanması
• Elektronik belgeler arşive PDF/A formatında aktarılır.
• Depolamayı sağlamak için belgeleri yeni ortam ve formatlara yeniden yazmak gerekir.
• Bu tür belgeler arşivde saklanırken 5 yılda bir kontrol yapılmalıdır.

Zaman çizelgelerini saklarken hata oluştu

Zaman çizelgesi, kuruluş çalışanlarının personeline ilişkin belgeleri ifade eder ve aynı zamanda çalışanlara ödeme yapılmasının temelini oluşturur. Bu belgeler hangi departmanda saklanmalıdır? Bu tür belgelerin (10 yıla kadar geçici olarak saklanması) personel bölümünde saklanması gerekir ve 5 yıl sonra incelemeye tabi tutularak imha edilir.

Zaman çizelgelerinin raf ömrünü belirlerken hata oluştu

Personel belgeleri olarak zaman çizelgelerinin saklama süresi, onlar için evrak işlerinin tamamlandığı yılın 1 Ocak'ından itibaren sayılmalıdır. Örneğin, 2017 yılında bir yapısal birim 12 zaman çizelgesi derledi ve bunların 5 yıllık saklama süresi 1 Ocak 2018'de (tüm yıl için) başlıyor.

Lütfen bana zaman çizelgelerinin nerede saklanması gerektiğini söyleyin; insan kaynakları departmanında mı yoksa maaş bordrosu muhasebecisinde mi?

Cevap

İşverenin çalışma saatlerine ilişkin kayıt tutma yükümlülüğü Sanatta yer almaktadır. 91 Rusya Federasyonu İş Kanunu. Kuruluşun her çalışanının fiilen çalıştığı ve (veya) çalışmadığı zamanı kaydetmek için kullanılan N T-12 ve N T-13 formları, Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 5 Ocak 2004 N 1 tarihli Kararı ile onaylanmıştır.

Bu Karar tarafından onaylanan birleşik formlar, bütçe kurumları tarafından çalışmalarında kullanılmayan çalışma saatlerini ve personel ile ücret ödemelerini kaydetme formları hariç tüm kuruluşlar için geçerlidir (Devlet İstatistik Komitesi Kararının 2. maddesi). Rusya 5 Ocak 2004 tarihli N 1).

Zaman çizelgesi yetkili bir kişi tarafından tek nüsha halinde hazırlanır, yapısal birim başkanı, personel servisi çalışanı tarafından imzalanır ve muhasebe departmanına aktarılır, çünkü ücretlerin ve vergi ödemelerinin hesaplanmasında temel oluşturur. gerekli süre boyunca saklanır.

Rusya Federasyonu Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarihli N 558 sayılı Kararı uyarınca “Devlet kurumlarının, yerel yönetimlerin ve kuruluşların faaliyetleri sürecinde oluşturulan, depolamayı gösteren standart yönetim arşiv belgeleri listesinin onaylanması üzerine” çalışma süreleri kuruluşta beş yıl süreyle, zor, zararlı ve tehlikeli çalışma koşullarının varlığı durumunda ise 75 yıl süreyle saklanır.

Sistem materyallerinde daha fazla ayrıntı:

1/Cevap: Çalışma saatleri nasıl takip edilir? Yeni Zelanda Kovyazina

Zaman ve katılım formları

Her çalışan için çalışılan fiili süreye ilişkin kayıtlar tutulmalıdır. Bunu yapmak için standart formları kullanın:

zaman çizelgesi ve ücretlerin hesaplanması ();

zaman planı (). Bu form otomatik veri işleme için kullanılır.

Örnek formlar ve bunların doldurulmasına ilişkin talimatlar onaylandı.

Ancak 1 Ocak 2013'ten itibaren benimsenme nedeniyle çoğu kuruluş için birleşik formların kullanılması zorunlu değildir. İstisnadır. Çalışmalarında yine de birleşik formları mutlaka kullanmaları gerekiyor.

Diğer tüm kuruluşlar, organizasyonel ve idari belgeleri hazırlarken hem birleşik formları hem de kullanmaya devam etme hakkına sahiptir. Aynı zamanda işveren kendi sembollerini de girebilmektedir.

Bu tür sonuçlar, 6 Aralık 2011 tarih ve 402-FZ sayılı Kanun'un maddelerinin hükümlerinin toplamından kaynaklanmaktadır ve teyit edilmektedir.

Kuruluşun elektronik zaman takip sistemi (elektronik kartlı turnikeler) varsa zaman çizelgesi tutmak gerekli midir?

Evet lazım.

İşverenin, her çalışanın fiili olarak çalıştığı sürenin kayıtlarını tutması gerekmektedir ().

Bu amaçla işveren kullanabilir, onaylayabilir veya kullanabilir. Çalışma saatlerinin elektronik muhasebe sistemi ile kaydedilmesi yasal olarak kurulmamıştır. Ek olarak, zaman çizelgesi formları, zaman çizelgesini sürdürmekten sorumlu kişinin, yapısal birimin başkanının ve personel servis çalışanının "kişisel imzası" gibi ayrıntıları sağlar. Yukarıdakilere dayanarak, örneğin elektronik çalışma süresi kayıt sisteminden veri indirerek zaman çizelgelerini yalnızca elektronik biçimde tutmak yasa dışıdır.

Bu nedenle, bir kuruluş tarafından elektronik zaman takip sistemlerinin kullanılması, onu zaman çizelgesi tutma ihtiyacını ortadan kaldırmaz.

Ayrıca işveren, yalnızca elektronik sistemdeki verilere dayanılarak, zaman çizelgeleri ile teyit edilmeden, çalışma saatlerinin ihlali nedeniyle çalışana herhangi bir yaptırım uygulayamayacaktır. Bu, pratikte çoğu durumda elektronik kayıt cihazlarıyla bile çalışanların bu sistemi atlayarak hâlâ kuruluş içinde ve dışında hareket etme fırsatına sahip olmasıyla açıklanmaktadır. Benzer bir durum adli uygulama tarafından da doğrulanmaktadır (örneğin bakınız).

Zaman çizelgelerini elektronik ortamda tutmak mümkün müdür?

Zaman çizelgesi (veya tarafından) birincil muhasebe belgesidir (). Birincil ve özet muhasebe belgeleri kağıt ve bilgisayar ortamında derlenebilir. Çalışılan saatlerin kayıtlarının bilgisayar biçiminde tutulmasına geçiş, kuruluşun muhasebe politikası () kanununa kaydedilmelidir.

Elektronik imzayla onaylanan elektronik formdaki bilgiler, elle imzalanmış kağıt belgeye eşdeğer bir elektronik belge olarak kabul edilir. Bunun istisnası, federal yasa veya bunlara uygun olarak kabul edilen yönetmeliklerin, bir belgenin yalnızca kağıt üzerinde hazırlanması gerekliliğini ortaya koyduğu durumlardır. Bu, 6 Nisan 2011 tarih ve 63-FZ sayılı Kanunda belirtilmiştir. Bu durumda kuruluş, devlet kurumlarının talebi üzerine bu tür belgelerin kopyalarını masrafları kendisine ait olmak üzere kağıt üzerinde üretmekle yükümlüdür ().

Dolayısıyla, bir zaman çizelgesi, zaman çizelgesini muhafaza etmekten sorumlu kişinin, yapısal birimin başkanının ve bir personel servis çalışanının uygun şekilde yürütülen bir elektronik imzasını içeriyorsa elektronik olarak tutulabilir. Gerektiğinde işveren bu elektronik belgeye dayanarak kağıt üzerinde bir zaman çizelgesi hazırlayabilir.

Benzer bir bakış açısı da yer alıyor.

Çalışan zaman çizelgelerini kim tutmalı?

Her çalışanın fiilen çalıştığı sürenin kayıtlarını tutma sorumluluğu işverene verilmiştir (). Buna karşılık, kuruluşun başkanı, doldurmaya hangi belirli yapısal birimin veya belirli çalışanın dahil olacağını belirleme hakkına sahiptir. Bu yükümlülük bir emir (talimat) veya başka bir yerel yasada (örneğin, yapısal birime ilişkin Yönetmeliklerde) yer almalı ve çalışma saatlerini doğrudan takip edecek ve zaman çizelgelerini dolduracak çalışanların iş tanımlarına veya iş sözleşmelerine dahil edilmelidir. . Bu tür sonuçlar, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun maddelerinin hükümlerinin toplamından kaynaklanmaktadır.

Böylece, zaman çizelgesini doldurma sorumlulukları hem personel departmanının veya muhasebe departmanının çalışanlarına hem de diğer departmanların çalışanlarına, örneğin idari sekretere verilebilir.

Çok sayıda çalışanı olan büyük kuruluşlarda, zaman çizelgelerini korumak için aşağıdaki seçenek mümkündür:

merkezi olarak, personel tablosunda bireysel birimlerin tahsis edilmesiyle - ana sorumlulukları şirketin tüm yapısal bölümlerindeki çalışanlar için zaman çizelgelerinin doldurulmasını içeren zaman görevlileri;

merkezi olmayan, yani yapısal bölünmeyle ayrı ayrı, her bir bölüme bir çalışan atandığında, bu çalışanın işlevselliği ek olarak kendi bölümündeki zaman çizelgelerini tutma sorumluluğunu da içerir.

Avans ödemesinin hesaplanması için ayrı bir zaman çizelgesi hazırlanması gerekli midir?

Mevzuatta böyle bir zorunluluk öngörülmemektedir.

İşverenin, her çalışanın fiili olarak çalıştığı sürenin kayıtlarını tutması gerekmektedir (). Bu amaçla işveren kullanır, onaylar veya. Sorumlu uzmanın, çalışanların bulunup bulunmadığına göre günlük olarak zaman çizelgesini doldurduğu varsayılmaktadır.

Zaman çizelgesi yalnızca çalışanların devam veya yokluğunu göstermez, aynı zamanda maaşlarını hesaplamaya da yarar. Maaşlar ayın sonuçlarına göre hesaplanıyor, bu nedenle birleşik zaman çizelgesi formları da aylık olarak doldurulacak şekilde tasarlandı.

Aynı zamanda kuruluş, kazançların ödenmesini sağlamalıdır (). yarım ay sonra fiilen çalışılan sürenin tarife oranından veya maaşından az olamaz (). Bu, bir avans öderken, çalışanların işyerindeki fiili varlığının dikkate alınması, yani zaman çizelgesi verilerine dayanılması gerektiği anlamına gelir.

Mevzuat, avans ödemesi için ayrı bir zaman çizelgesi hazırlanması zorunluluğunu öngörmemektedir. Bu nedenle, her kuruluşun zaman çizelgesi oluşturma prosedürünü bağımsız olarak belirleme hakkı vardır. Uygulamada iki yaklaşım kullanılmaktadır:

Aylık olarak tek bir zaman çizelgesi hazırlayın ve zaman çizelgesini ayda iki kez muhasebe departmanına gönderme prosedürü üzerinde anlaşın: avansın hesaplanması için ve ay sonunda;

Her yarım ay için dönemi belirten ayrı zaman çizelgeleri hazırlayın.

Bir zaman çizelgesinin derlenmesi ve muhasebe departmanına sunulmasına ilişkin özel prosedür, ücretlerin hesaplanması ve ödenmesine ilişkin prosedürü öngören kuruluşun yerel düzenlemelerinde belirlenmelidir ().

Nina Kovyazina,

Rusya Sağlık Bakanlığı Eğitim ve İnsan Kaynakları Dairesi Müdür Yardımcısı

2. Yasal dayanak:

Rusya Federasyonu Devlet İstatistik Komitesi Kararı

01/05/2004 tarihli N 1

"İşgücü muhasebesi ve ödemesi için birleşik birincil muhasebe belgelerinin onaylanması üzerine"

TALİMATLAR

ANA MUHASEBE FORMLARININ BAŞVURUSU VE TAMAMLANMASI HAKKINDA

İŞ MUHASEBESİ VE ÖDEMESİNE İLİŞKİN BELGELER

2. Çalışma saatlerini ve hesaplamaları kaydetmek için

maaşlı personel ile

Zaman planı

çalışma saatleri ve ücret hesaplama

(Form N T-12)

Zaman planı

(Form N T-13)

Kuruluşun her çalışanının fiilen çalıştığı ve (veya) çalışmadığı süreyi kaydetmek, çalışanların belirlenen çalışma saatlerine uyumunu izlemek, çalışılan saatlere ilişkin verileri elde etmek, ücretleri hesaplamak ve ayrıca istatistiksel raporlamayı derlemek için kullanılırlar. iş gücü. Ücretler için personel ile çalışma saatleri ve yerleşimlerin ayrı kayıtlarını tutarken, Form N T-12'deki zaman çizelgesinin 1. "Çalışma saatleri muhasebesi" bölümünü, 2. "Personel ile yerleşimler" bölümünü doldurmadan bağımsız bir belge olarak kullanmasına izin verilir. ücretler”. Form N T-13 çalışma saatlerini kaydetmek için kullanılır.

Yetkili bir kişi tarafından tek nüsha halinde hazırlanmış, yapısal birim başkanı İK çalışanı tarafından imzalanmış, muhasebe departmanına aktarıldı.

Zaman Çizelgesi'nde işten devamsızlık, yarı zamanlı çalışma veya çalışanın veya işverenin inisiyatifiyle normal çalışma saatleri dışında çalışma, azaltılmış çalışma saatleri vb. nedenleri hakkında notlar, uygun şekilde düzenlenen belgelere (iş göremezlik belgesi) dayanarak yapılır. iş için performans durumu veya kamu görevleri belgesi, kesintilerle ilgili yazılı uyarı, yarı zamanlı çalışma başvurusu, kanunla belirlenen durumlarda çalışanın fazla mesai için yazılı onayı vb.).

Her çalışan için ayda harcanan günlük çalışma süresini yansıtacak şekilde zaman çizelgesi tahsis edilmiştir:

N T-12 formunda (sütun 4, 6) - iki satır;

N T-13 formunda (sütun 4) - dört satır (ayın her yarısı için iki) ve karşılık gelen sütun sayısı (15 ve 16).

N T-12 ve N T-13 formlarında (4, 6. sütunlarda), üst satır çalışma süresi maliyetlerinin sembollerini (kodlarını) işaretlemek için kullanılır ve alt satır, çalışılan veya işlenmeyen süreyi kaydetmek için kullanılır. her tarih için karşılık gelen çalışma süresi maliyet kodlarına göre süre (saat, dakika cinsinden). Gerektiğinde çalışma saatlerine göre ek detayların girilmesi için kutu sayısının artırılmasına, örneğin normalin dışındaki koşullarda işin başlangıç ​​ve bitiş saatlerine izin verilmektedir.

Zaman çizelgesinin 5. ve 7. sütunlarını Form N T-12'ye göre doldururken, çalışılan gün sayısı üst satırlara, her çalışanın hesap dönemi boyunca çalıştığı saat sayısı alt satırlara girilir.

Çalışma süresi maliyetleri, işe gelme ve devamsızlıkların tamamen kaydedilmesi veya yalnızca sapmaların (devamsızlık, gecikme, fazla mesai vb.) kaydedilmesi yoluyla Zaman Çizelgesinde dikkate alınır. Gün cinsinden kaydedilen işe devamsızlıkları yansıtırken (tatil, geçici sakatlık günleri, iş gezileri, eğitimle ilgili izinler, devlet veya kamu görevlerini yerine getirmek için harcanan zaman vb.), yalnızca kodlar üst satıra girilir. Zaman Çizelgesi simgelerinin sütunları ve alt satırdaki sütunlar boş kalır.

Bölüm 2'deki Form N T-12'de bir zaman çizelgesi derlerken, tüm çalışanlar için bir ödeme türü ve ilgili hesap için 18 - 22 numaralı sütunlar doldurulur ve her çalışan için farklı ödeme türleri ve ilgili hesaplar hesaplanırken, 18 - 22 numaralı sütunlar doldurulur - 34 dolduruldu.

Form N T-13 “Çalışma zaman çizelgesi” muhasebe verilerinin otomatik olarak işlenmesi için kullanılır. N T-13 formunda bir karne hazırlarken:

Yalnızca bir ödeme türü ve Zaman Çizelgesi'nde yer alan tüm çalışanlar için ortak olan karşılık gelen bir hesap için bordro için muhasebe verilerini kaydederken, tablonun üzerindeki 7 - 9 sütunları ve sütunları olan "ödeme kodu türü", "ilgili hesap" ayrıntılarını doldurun 9. sütun 7 ve 8'i doldurmadan;

birkaç (iki ila dört) ödeme türü ve ilgili hesap için bordro için muhasebe verilerini kaydederken, 7 - 9 arasındaki sütunlar doldurulur. Verilerin ödeme türlerine göre doldurulması için aynı sütun numaralarına sahip ek bir blok sağlanır. dördü aşıyor.

Form N T-13 kısmen doldurulmuş detaylı karneler bilgisayar teknolojisi kullanılarak üretilebilmektedir. Bu tür ayrıntılar şunları içerir: yapısal birim, soyadı, adı, soyadı, pozisyon (uzmanlık alanı, meslek), personel numarası vb. - yani, kuruluşun koşullu olarak kalıcı bilgi dizinlerinde bulunan veriler. Bu durumda karnenin şekli, muhasebe verilerinin işlenmesi için kabul edilen teknolojiye göre değişir.

Form N T-12'nin başlık sayfasında sunulan çalışılan ve çalışılmayan zaman sembolleri, Form N T-13'teki zaman çizelgesini doldururken de kullanılır.

Bu baharın en önemli değişiklikleri!

• 
  İK görevlilerinin çalışmalarında 2019 yılında dikkate alınması gereken önemli değişiklikler oldu. Oyun formatında tüm yenilikleri dikkate alıp almadığınızı kontrol edin. Tüm sorunları çözün ve “Personel İşleri” dergisinin editörlerinden faydalı bir hediye alın.
Personel hizmetinde yasak belgeler
GIT ve Roskomnadzor müfettişleri bize, işe başvururken yeni gelenlerden hiçbir koşulda hangi belgelerin istenmemesi gerektiğini anlattı. Elbette bu listeden bazı makaleleriniz vardır. Tam bir liste derledik ve her yasaklı belge için güvenli bir yedek seçtik.
• 
  Tatil ücretini bir gün geç öderseniz şirket 50.000 ruble para cezasına çarptırılacak. İşten çıkarmalar için bildirim süresini en az bir gün azaltın - mahkeme, çalışanı işe geri döndürecektir. Adli uygulamaları inceledik ve sizin için güvenli öneriler hazırladık.

Yarım aydan sonraki avans miktarı, fiilen çalışılan süreye ait tarife oranından veya maaştan az olamaz (Rostrud'un 8 Eylül 2006 tarih ve 1557-6 tarihli mektubu). Bu, bir avans öderken, çalışanların işyerindeki fiili varlığının dikkate alınması, yani zaman çizelgesi verilerine dayanılması gerektiği anlamına gelir. Mevzuat, avans ödemesi için ayrı bir zaman çizelgesi hazırlanması zorunluluğunu öngörmemektedir. Bu nedenle, her kuruluşun zaman çizelgesi oluşturma prosedürünü bağımsız olarak belirleme hakkı vardır. Uygulamada iki yaklaşım kullanılmaktadır:

• Aylık olarak tek bir zaman çizelgesi hazırlayın ve zaman çizelgesini ayda iki kez muhasebe departmanına gönderme prosedürü üzerinde anlaşın: avansın hesaplanması için ve ay sonunda;
• Her yarım ay için dönemi belirten ayrı zaman çizelgeleri hazırlayın.

Zaman çizelgeleri nerede saklanmalıdır?

Bu yasa aynı zamanda zaman çizelgesinin ne kadar süre saklandığını da gösterir, ancak buradaki süre farklıdır - bölüm 7.1'in 586. satırı, zaman çizelgesinin 5 yıl süreyle saklandığını söylüyor. Tazminat hakkı bulunan işyerlerinde ise çalışma koşullarının zor, zararlı veya tehlikeli sayılması nedeniyle kayıt tutulmuşsa saklama süresi 75 yıl oluyor. Zaman çizelgelerini saklama prosedürü ne olmalıdır? Kapandıktan sonra zaman çizelgesi, çalışanların maaşlarının hesaplanmasında birincil belge olarak kullanıldığı muhasebe departmanına gönderilir.

Ve muhasebeci depolamayı organize edecek. Genellikle departmanda kalırlar ancak orada yer yoksa 3 yıl veya daha kısa bir süre sonra bu evraklar varsa şirket arşivine aktarılabilir. Zaman çizelgelerinin ve diğer birincil belgelerin arşive aktarılmasına ilişkin zamanlama ve prosedür, şirketin yerel kanunu tarafından düzenlenmektedir, dolayısıyla burada tek tip koşullar yoktur.

Rusya Federasyonu İş Kanunu, çalışma süresini, bir çalışanın iş görevlerini yerine getirmesi gereken sürenin yanı sıra yasalara ve diğer düzenleyici yasal düzenlemelere uygun olarak çalışma süresiyle ilgili diğer süreler olarak tanımlar. Çalışma saatleri kuruluşun iç çalışma düzenlemelerine ve iş sözleşmesi şartlarına uygun olarak belirlenir. Çalışma saatleri, işe devam ve devamsızlıkların sürekli kaydedilmesi yöntemi kullanılarak zaman çizelgesine kaydedilir.

Rusya Devlet İstatistik Komitesi'nin 1 No'lu Kararı, yalnızca çalışma programından sapmaların (gelmeme, gecikme, fazla mesai vb.) çalışma zaman çizelgesine kaydedilmesine izin verir. Herhangi bir sapma yoksa karneye yalnızca ayın ilk ve ikinci yarısına ilişkin çalışma sonuçlarına ilişkin özet veriler girilir.

Personel dokümantasyonu hakkında

Zaman çizelgelerinin saklama süresi nedir?

Çalışan personel sayılarını, çalışanlar için belirlenen maaşlara (tarife oranlarına) ilişkin verileri, her çalışanın yaptığı her türlü iş kapsamında çalıştığı gün (saat) sayısına ilişkin verileri ve ayrıca kendilerine tahakkuk eden maaş tutarını hesaplar. Form N T-13'te tahakkuk eden ücretlerin hesaplanan tutarlarını yansıtacak sütunlar bulunmamaktadır. Temel (çalışılan saatler için) ve ek ücretlerin hesaplanması, Rusya Federasyonu mevzuatı tarafından belirlenen çalışma süresi standartları dikkate alınarak yapılır.

Zaman çizelgelerinin saklama süresi nedir?

Gece çalışmaları, hafta sonları ve çalışmayan tatiller, fazla mesai ve diğer çalışma türleri için artan ücret miktarı da dahil olmak üzere ek ücret ve emek teşvikleri sistemi, işveren tarafından seçilen mesleğin görüşü dikkate alınarak oluşturulur. örgütün sendika organı.

Zaman çizelgelerinin ne kadar süre saklanacağı

Dikkat

Bu kitapları derlerken, yetkililerin yalnızca formlarını ve bunların bakımına ilişkin kuralları onaylamakla kalmayıp, aynı zamanda her birini doldurması gereken departmanı da açıkça tanımladığını hatırlamanız gerekir. Böylece, makbuz ve harcama defterinin tutulması muhasebe departmanına, çalışma kitaplarının hareketi için muhasebe defterinin tutulması ise kuruluşun çalışanların işe alınması ve işten çıkarılmasıyla ilgilenen bölümüne atanır. Bu gereklilikler, 16 Nisan 2003 tarih ve 225 sayılı Rusya Federasyonu Hükümeti Kararnamesi ile onaylanan çalışma kitaplarının saklanması ve saklanması, çalışma kitabı formlarının oluşturulması ve işverenlere sağlanmasına ilişkin Kuralların 41. paragrafında belirtilmiştir.

HATIRLAMAK! Bu defterler kağıt halinde tutulur. Dikilmeli, mühürlenmeli ve yöneticinin imzasıyla tasdik edilmeli, defterlerdeki sayfalar numaralandırılmalıdır. Her iki defter de 75 yıl süreyle saklanır, yani her türlü denetim sırasında bu defterlere ihtiyaç duyulabilir.

İş Kanunu, işverenlerin tüm çalışanlarının çalıştığı tüm süreleri kaydetmesini zorunlu kılar; genellikle bu amaçla bir zaman çizelgesi kullanılır. Ancak bazı şirketler buna ek olarak çalışma saatlerinin kaydedildiği bir günlük de oluşturuyorlar.

Çalışan zaman günlüğü hakkında genel bilgi

Koruma kavramı ve yükümlülüğü

Zaman çizelgesi ile zaman çizelgesi arasındaki temel fark, zaman çizelgesinin çalışılan saat sayısını hesaba katması, günlük ise çalışanın gelip gittiği zamanı kaydetmesidir. Mevzuat, işletmenin idaresini bunu hatasız yürütmeye zorlamamaktadır, bu nedenle buna işverenin kendisi karar vermektedir.

Bu belge, gerekli verilerin sütunlara girildiği, belirli çalışanların ve çalışma günlerine ilişkin bilgilerin satırlara girildiği bir dergi şeklinde düzenlenmiştir.

1C kullanarak çalışma saatlerini takip edenler için aşağıdaki video faydalı olacaktır:

Amacı

Günlük tutmanın birkaç amacı vardır:

• Çalışanların işe gelme ve ayrılma zamanlarının kaydedilmesi;
• Gecikmenin muhasebeleştirilmesi ve belirlenen saatten önce işten ayrılma;
• Çalışanları çalışma programlarına uyma konusunda motive etmek;
• Tam zamanlı olarak bir çalışanın işletmede bulunmaması;
• Normal normdan farklı çalışılan saatlerin muhasebeleştirilmesi: fazla mesai, düzensiz çalışma programı, tatillerde ve hafta sonlarında çalışma.

Ayın sonunda, günlüğe kaydedilen sonuçlara göre zaman çizelgeleri hazırlanacak veya zaman hakemi bunu kontrol edecektir.

Biçim

Bu derginin birleşik veya önerilen bir formu yoktur, bu nedenle her şirket kendi ihtiyaçları doğrultusunda bağımsız olarak geliştirir. Günlük aşağıdaki bilgileri içerebilir:

• Çalışanın tam adı;
• İş unvanı ve yapısal birim;
• İşyerine gelme zamanı;
• İşten ayrılma zamanı;
• Çalışılan saat sayısı;
• Hafta sonları ve tatil günlerinde işyerine gelmek, fazla mesai yapmak;
• Çalışanları belirlenen standartların üzerinde çalışmaya çekmenin nedeni;
• Bilgilerin doğruluğunu onaylayan çalışanın ve sorumlu kişinin imzası.

Günlük, tüm bilgileri aynı anda yansıtabilir veya farklı durumlara yönelik birkaç günlük oluşturabilirsiniz:

• Genel dergi;
• Fazla mesai saatlerini dikkate alan bir dergi;
• Vardiya programı olan pozisyonlar için dergi;
• Düzensiz çalışma programlarına sahip pozisyonlarda çalışılan saatlerin kaydedildiği bir günlük;
• İşletmenin belirli çalışan kategorilerinin çalıştığı saatleri kaydeden bir günlük.

Bakım siparişi

Çalışma süresi günlüğü, kuruluşun iç belgeleriyle ilgili olacaktır ve ofis çalışmasının bir parçasıdır; bu, bakımının buna göre resmileştirilmesi gerektiği anlamına gelir. Öncelikle bir dergi formu geliştirip sipariş üzerine onaylamanız gerekiyor.

Daha sonra dergiyi doğrudan faaliyete geçiren aşağıdaki emir verilir. Serbest biçimde hazırlanmıştır ve aşağıdaki bilgileri ayrıntılı olarak içerir:

• Şarjör kullanma prosedürü;
• Bakımından sorumlu;
• Çalışanların işaretleme için sorumlu çalışana rapor verme yükümlülüğü.

Daha sonra sipariş yönetici tarafından imzalanır ve içerdiği bilgiler çalışanların dikkatine sunulur. Ayrıca, bir günlük tutma ihtiyacı, işletmenin yerel düzenlemelerinden birine dahil edilebilir: iş günü kuralları, ofis işleri için talimatlar.

Belge hazırlama

Bir çalışma süresi günlüğünü kaydederken, bu tür belgeleri hazırlama kurallarına uygun olarak kuruluşta tutulan diğer tüm günlükleri kaydetme kurallarına uymalısınız.

Derginin ana bölümünün örnek grafiği

Gereksinimler

Bir şirkette çalışanların çalışma saatlerinin kaydedilmesi için gerekenler şunlardır:

• Derginin adı kapakta yer almalıdır;
• Başlık sayfasında ayrıca derginin ait olduğu bölüm de belirtilmelidir;
• Burada günlüğe giriş yapmaya başlama tarihini belirtmelisiniz. Ve son giriş yapıldıktan sonra günlük kaydının bitiş tarihi belirlenir;
• Belgenin bakımından sorumlu kişi son sayfada belirtilmektedir.

Zaman çizelgesi ve bakımı bu videoda anlatılmaktadır:

dolgu

Günlük, sorumlu çalışan tarafından doldurulur; tüm veriler kesinlikle kendilerine yönelik sütunlara girilmelidir. Bir imza kutusu sağlanmışsa, imzalayan çalışanın girişe aşina olması gerekir.

Günlüğe yalnızca bakımından sorumlu çalışanın erişebilmesi gerekir.

Günlük formunu ücretsiz olarak indirebilirsiniz.

Çalışma süresi günlüğünü doldurma örneği

Genel kurallar

Günlük tutarken aşağıdaki kurallara uymalısınız:

• Günlüğe girişler yalnızca tükenmez kalemle yapılmalıdır; kurşun kalemle giriş yapılmamalıdır;
• Bir girişin düzeltilmesi gerekiyorsa yanlış olanın üzeri çizilir ve doğru seçenek üstüne yazılır. Kapatıcı kullanmamalısınız;
• Tüm girişler okunaklı ve doğru bir şekilde yazılacak şekilde yapılmalıdır;
• Tüm girişler arka arkaya yapılmalı, boş satır olmamalıdır.

Özel meslekler için nüanslar

Dergi için birleşik bir form bulunmadığından ve bakımı kanunla sağlanmadığından, çeşitli mesleklere (örneğin sözleşmeli askeri personel, eğitim psikoloğu vb.) yönelik bakımın tüm nüansları, geliştirilen derginin biçimine bağlı olacaktır ve içinde hangi bilgilerin yansıtıldığı.

Dolum sıklığı

Günlüğü doldurma sıklığı, bu belgeye hangi verilerin girildiğine bağlıdır, ancak her durumda şu kurala uyulmalıdır: "günlüğü olaydan sonra doldurmak." Bu, bir çalışan işyerinde göründüğünde veya işyerinden ayrıldığında kayıtların doğrudan günlüğe yapıldığı anlamına gelir.

Dikiş

Muhasebe günlüğünün diğer tüm günlükler gibi hazırlanması, yani numaralandırılmış ve eklenmiş olması gerekir. Numaralandırma ilk sayfadan başlayarak sürekli olmalıdır. Daha sonra dergi dikilir ve ürün yazılımı, dikilen sayfa sayısını gösteren bir dikdörtgen kağıtla kapatılır.

Bakımından sorumlu

Derginin bakımından sorumlu olacak çalışan yönetici tarafından atanır.Çoğu zaman, tüm bu sorumluluk aşağıdaki pozisyonlara atanır:

• Bir işletmenin veya binanın topraklarına girişte güvenlik görevlisi veya bekçi;
• Kuruluşun kayıt yönetiminden sorumlu sekreter;
• İK departmanı çalışanı.

Bir günlük tutma sorumluluğunun yalnızca işletmenin çalışan sayısı fazla değilse son iki pozisyona devredilmesi tavsiye edilir.

Raf ömrü

Çalışanın çalışma süresi günlüğü zorunlu belgeler listesinde yer almadığından, bunun için belirli saklama süreleri tanımlanmamıştır. Derginin zaman çizelgesinin hazırlanmasında birincil belge olduğu gerçeğinden hareketle, bu belgelerin saklama süreleri eşit olmalıdır.

Zaman çizelgeleri için saklama süresibüyük ölçüde şirketteki çalışma koşullarına bağlıdır. Bu personel belgelerinin saklanmasını organize etmenin makalede ele alacağımız nüansları vardır.

Zaman çizelgelerinin raf ömrü ne kadardır?

Rusya Kültür Bakanlığı'nın 25 Ağustos 2010 tarih ve 558 sayılı emri uyarınca, çalışma saatlerine ilişkin bilgileri yansıtan personel formları, işveren şirketin arşivinde saklaması gerekir:

• 5 yıl boyunca - standart çalışma koşullarında;
• 75 yaşında - bir şirkette çalışmak zor, zararlı veya tehlikeli ise.

Bu düzenleyici kanun ayrı bir daire tarafından yayınlanmış olmasına rağmen, yargı yetkisi tüm işverenleri kapsamaktadır (Rusya Federasyonu Yüksek Tahkim Mahkemesinin 6 Eylül 2011 tarih ve 7889/11 sayılı kararı).

Şirketin muhasebe departmanı veya personel departmanı genellikle zaman çizelgesinin saklanmasından sorumludur. Kural olarak T-12 veya T-13 formlarına göre derlenir. Kağıt veya elektronik olabilirler.

Yukarıda belirtilen zaman çizelgeleri için saklama süresine, belgeler elektronik olsa bile uyulmalıdır (558 sayılı siparişin ekinin 1.4 maddesi). Ayrıca, T-12 veya T-13 dosya formunu kullanmaya başlamak için işverenin aşağıdakilere ihtiyacı vardır:

• bu formun muhasebe politikasında uygulanmasına ilişkin prosedürün pekiştirilmesi;
• yerel düzenlemelerde elektronik imza kullanarak T-12 veya T-13 formlarını sertifikalandırma prosedürünü oluşturun.

Bu zaman çizelgelerinin formlarını makalelerde görebilirsiniz:

• ;
• .

Elektronik zaman çizelgesinin saklanması: nüanslar

T-12 ve T-13 elektronik formlarını kullanırken işveren şunları akılda tutmalıdır:

1. Elektronik belgeleri saklamanız gerekir (31 Mart 2015 tarih ve 526 sayılı Rusya Kültür Bakanlığı'nın emrinin ekinin 2.30, 2.32 maddeleri):

• her biri ayrı bir cihazda bulunan 2 kopya halinde;
• en az 5 yılda bir yapılması gereken bilgisayarların teknik durumunu izlerken;
• yetkisiz erişim ve zaman çizelgelerindeki değişiklikler, bunların silinmesi ve dağıtımı üzerinde kontrol sağlarken.

2. Belirli çalışanlar hakkında T-12 ve T-13 formlarına bilgi girmeden önce, kişisel verilerin işlenmesi için her birinden elektronik formdaki personel kayıtları için kullanılacağını belirten onay alınması gerekir (madde 1). , paragraf 1 madde 6, alt paragraf 7 paragraf 4 madde 9, 27 Temmuz 2006 tarihli ve 152-FZ sayılı “Kişisel Veriler Hakkında Kanun”.

Ancak çalışanın veri işlenmesine rıza vermiş olması durumunda işverenin başka bir rıza talep etmesine gerek yoktur.

Sonuçlar

Kanunda yer alan zaman çizelgelerinin saklama süresi genel durumda 5 yıl, karmaşık çalışma koşullarında ise 75 yıldır. Zaman çizelgelerini elektronik dosyalar biçiminde tutarken de bu son tarihlere uyulmalıdır.