Уведомление об изменении расчетного счета контрагентам. Письмо об изменении банковских реквизитов организации

Письмо №1

Настоящим письмом извещаю Вас, что с сегодняшнего дня почтовый и юридический адрес ООО «Строй-Мастер» изменен.

Актуальный юридический адрес: (новые данные)

Актуальный почтовый адрес: (новые данные)

С сегодняшнего дню прошу Вас во всех документах указывать новые данные компании ООО «Строй-Мастер». Если ранее Вы оформили документы, указав прежние адреса, буду очень благодарен, если Вы отнесетесь с пониманием и исправите их на наши актуальные данные.

До 05.05.2014 года на Ваш почтовый адрес будет отправлено новое соглашение для подписания.

С уважением,

Петр Иванов.

Письмо №2

Уважаемый Виктор Александрович,

ООО «Строй-Мастер» извещает Вас об изменении реквизитных данных в обслуживающем нас банке.

Актуальный расчетный счет – (новые данные).

Прошу Вас с сегодняшнего дня все платежи производить по указанному счету.

С уважением,

Петр Иванов

Письмо №3

Уважаемый Виктор Александрович,

Настоящим письмом уведомляю Вас о смене реквизитных данных нашей организации. С сегодняшнего дня прошу осуществлять оплату по новому расчетному счету:

(новые данные)

С уважением,

Письмо о смене реквизитов – документ, который составляется при смене наименования организации, почтового или юридического адреса, банковских реквизитов, замене директора и т.д. Такое письмо относится к официальной деловой корреспонденции и активно применяется в документообороте между компаниями.

Кому писать о смене реквизитов

Данное послание используется для информирования партнеров/клиентов/заказчиков/кредиторов, а также заинтересованных государственных структур и контролирующих органов о произошедших переменах.

Важное уточнение: на сегодня письменно сообщать о смене банковских реквизитов в территориальную налоговую службу не надо, т.к. эта функция перешла к банкам.

ФАЙЛЫ

Что касается остальных контрагентов предприятия, то в отношении них письмо носит не добровольный, а обязательный характер, поскольку необходимость по уведомлению о смене реквизитов всегда отражена в письменных договорных отношениях между сторонами. Самое главное – делать это своевременно, даже лучше всего заранее, чтобы при практическом взаимодействии не возникало неприятных казусов, вроде отправки важных документов на прежний адрес или перечисления денежных средств на старые счета.

Кто составляет письмо о смене реквизитов организации

Обычно составлением таких писем занимается юрисконсульт или секретарь организации, а также руководители и сотрудники структурных подразделений, имеющие прямую связь с контрагентами. Но независимо от того, в чьи функции входит эта обязанность, важно, чтобы сотрудник имел представление об основных правилах составления деловых писем.

Правила составления

Письмо не имеет строгого, обязательного к применению, унифицированного образца, поэтому написано оно может быть в свободной форме, с учетом потребностей и задач отправителя. Правда, при этом все же следует придерживаться некоторых норм и стандартов.

1. В начале письма необходимо указывать отправителя и адресата, при этом, если речь идет об адресате следует вписывать не только наименование компании, но и должность конкретного сотрудника.
2. Далее идет информационная часть послания. Здесь надо довести до получателя сообщение о перемене реквизитов, указать новые, а также изложить просьбы связанные с произведенными изменениями.

Тон письма должен быть вежливым, не слишком сухим, но и ни в коем случае не развязным. Необходимо следовать деловому стилю и тщательно следить за соблюдением правил русского языка, особенно в части лексики, грамматики и пунктуации.

Письмо о смене реквизитов может быть написано как от руки, так напечатано на компьютере, но в любом случае, оно должно содержать «живую» подпись руководителя организации-отправителя или иного уполномоченного лица. Печать на документе ставить не обязательно, т.к. с 2016 года юридические лица имеют право не ставить оттиски на бумажной документации.

Письмо можно писать

• на обычном стандартном листке формата А4
• или на фирменном бланке организации.

Последний вариант предпочтительнее, т.к. он придает документу солидности и свидетельствует об официальном характере послания.

Письмо может иметь столько экземпляров, сколько требуется для уведомления всех заинтересованных сторон. Каждое отправленное послание нужно регистрировать в журнале исходящей регистрации, чтобы на случай возникновения разногласий с контрагентом у отправителя имелись сведения о дате отправке сообщения.

Пример составления письма о смене реквизитов организации

Заполнение шапки письма

1. Вверху послания сначала указывается отправитель, то есть вписывается
   • полное название организации (в соответствии с регистрационными бумагами),
   • адрес и телефон для связи.
2. Затем вносятся данные о получателе:
   • его наименование
   • и конкретное лицо, к которому напрямую происходит обращение (должность, фамилия, имя и отчество).
3. После этого ставится дата составления письма и его номер по внутреннему документообороту.
4. Ниже посередине строки пишется название документа.

Заполнение тела письма о смене реквизитов

1. Сначала до сведения получателя доводится сам факт смены реквизитов и обозначается, какие именно данные подверглись изменениям. Тут же вписывается дата, с которой прежние реквизиты утратили свое значение.
2. Затем, следует указать все просьбы, имеющиеся у отправителя, касаемо прошлых и будущих документов по части изменившихся данных.
3. В конце письмо нужно обязательно подписать, с расшифровкой подписи и указанием должности подписывающего лица.

Как отправить письмо

Поскольку реквизиты – важнейшая часть официальной документации, то письма обо всех изменениях, с ними связанными, желательно отправлять в «натуральном» виде. Это дает возможность гарантированно доводить до сведения контрагентов информацию о новых реквизитах, тем более если отправлять эти сообщения заказными письмами с уведомлением о вручении.

В крайнем случае, можно совмещать разные варианты отправки: например, электронное или факсовое сообщение сочетать с отправлением через Почту России. С одной стороны это позволит максимально быстро уведомить партнеров о переменах, а с другой обеспечит отправителя доказательствами того, что соответствующее письмо было им своевременно отправлено и получено адресатом.

Письмо об изменении реквизитов - это один из наиболее важных документов любого предприятия. Оно несет в себе информацию, без которой невозможно дальнейшее нормальное осуществление производственной или иной деятельности компании. Чтобы правильно составить такое письмо, надо иметь перед собой его примерный образец. Уведомление о смене реквизитов должно содержать в себе информацию, необходимую для взаимодействия между партнерами.

Вид документа

Реквизиты - это перечень данных, получаемых любым предприятием (или организацией) при регистрации, с помощью которых его можно легко идентифицировать. Они бывают общие и банковские. Эти сведения, как правило, используются при составлении договоров и проведении платежей. Порой некоторые данные в силу объективных причин приходится менять. Руководство предприятия должно обязательно сообщить об этом своим контрагентам и кредиторам. Для оформления подобной корреспонденции существует определенный образец. Уведомление о смене реквизитов представляет собой письмо, в котором должна быть отражена следующая необходимая информация:

• Ф.И.О. и должность ответственного лица, которому оно направлено;
• реквизиты предприятия (старые и новые);
• текст обращения с указанием причин данных изменений;
• дата, с которой планируется ввести изменение реквизитов;
• подпись руководителя предприятия и дата составления письма.

Если компании ранее не приходилось заниматься подобными делами, то она может позаимствовать у своих партнеров примерный образец. «Уведомление о смене реквизитов» должно быть отправлено заранее, чтобы адресат успел отреагировать на него соответствующим образом. Передать такое письмо можно разными способами:

• вручить лично;
• отправить по почте;
• передать телефонограммой.

Чтобы информация была максимально полной и понятной для партнеров, лучше использовать для составления таких писем ориентировочный образец. Уведомление о смене реквизитов должно содержать в себе только достоверные данные. В противном случае в работе предприятия могут возникнуть серьезные проблемы.

Правила составления

Обычно письмо-уведомление о смене реквизитов в первую очередь направляется всем контрагентам и кредиторам. Для его составления нет какой-то специальной унифицированной формы. Как правило, текст такого документа составляется произвольно в зависимости от задач, которые ставит перед собой отправитель. Для оформления такого письма используются обычные правила составления деловых бумаг. Оно может быть написано:

• на листе формата А4;
• на фирменном бланке компании.

Последний вариант свидетельствует об официальном характере корреспонденции, поэтому является предпочтительным. Вся информация в письме излагается последовательно. Это облегчает ее восприятие.

Как и любая другая деловая бумага, это письмо должно состоять из нескольких частей:

1. «Шапка». В ней содержится полная информация о том, кому предназначено данное послание.
2. Наименование документа, которое четко гласит о его целевой направленности.
3. Информационная часть.

При составлении такого письма необходимо обязательно упомянуть, как отразятся происходящие изменения на дальнейшем сотрудничестве между контрагентами. Это является своего рода мерой предосторожности, которая поможет в дальнейшем избежать возможных разногласий и нежелательных последствий.

Цитата: "Для этого от контрагента необходимо получить письменное уведомление с просьбой вернуть деньги на соответствующий расчетный счет с указанием его реквизитов".Вопрос:А где конкретно в законодательстве установлен такой порядок? И какие конкретно реквизиты должны быть указаны в письменном уведомлении.

В письме от контрагента необходимо указать реквизиты того расчетного счета, на который он желает чтобы Вы перечислили деньги. А именно:

Наименование банка получателя;

Номер расчетного счета получателя;

Номер корреспондентского счета бака получателя;

Необходимость в наличии такого письма исходит из гражданско - правовой практики.

А именно, если Вы по собственной инициативе перечислите деньги контрагенту на тот расчетный счет, реквизиты которого с контрагентом (в договоре с ним) на момент перечисления не согласованы, то в случае, если деньги по каким-либо причинам до контрагента не дойдут, то они будут считаться неперечисленными, и контрагент будет вправе требовать с Вас перечисления данной денежной суммы ещё раз.

Обоснование

1. Из статьи Надежные способы сообщить клиентам о новом расчетном счете

Если вы закрываете расчетный счет в одном банке и открываете новый, к примеру, в более надежном банке, то необходимо сообщить новые банковские реквизиты всем покупателям. Иначе начнутся задержки платежей и, хуже того, потеряются деньги, если банк остался без лицензии. Особых требований к тому, как сообщить новые данные, в законодательстве нет. На практике стороны сами решают, как это делать. Обычно это либо одностороннее уведомление о смене счета, либо двустороннее дополнительное соглашение к договору. И первый вопрос: когда какой документ отправлять? Ответ и образцы обоих документов вы найдете в этой статье.

Какой способ выбрать

Есть два способа уведомить контрагента о новом счете - подписать с ним дополнительное соглашение к договору или просто отправить одностороннее уведомление. Какой из них выбрать в первую очередь, зависит от условий ваших договоров.

Посмотрите, какие в договорах есть оговорки на этот счет. Например: «Любые изменения и дополнения к Договору действительны только при условии оформления их в письменном виде и подписания обеими сторонами». Если в договоре есть похожие условия, безопаснее подписать с контрагентом дополнительное соглашение об изменении платежных реквизитов (постановление Одиннадцатого арбитражного апелляционного суда от 29 декабря 2012 г. по делу № А72-6245/2012).Также советуем подписывать дополнительное соглашение, если в договоре содержится формулировка вроде «покупатель обязуется оплатить товар по указанным в договоре банковским реквизитам». Ведь иначе покупатель вправе платить по старым реквизитам .

Если в договоре нет таких условий, то отправьте контрагенту уведомление об изменении банковских реквизитов. Тем более если в договоре есть прямые оговорки, что достаточно только уведомления. Например: «При изменении банковских реквизитов стороны уведомляют друг друга в течение 5 (пяти) рабочих дней по почте заказным письмом, по факсу или иными доступными средствами связи. Составление дополнительного соглашения в этом случае не требуется». Хотя дополнительное соглашение тоже не помешает, так как полностью исключит споры о платежах.

Уведомление о смене расчетного счета

Форма уведомления - произвольная. В нем сообщите актуальные реквизиты расчетного счета - наименование банка, номер расчетного счета, номер корреспондентского счета банка, БИК. Если с одним контрагентом заключено несколько договоров, то можно отправить ему только одно письмо с сообщением, что по всем договорам (по возможности перечислите их номера и даты) платить нужно по новым банковским реквизитам.

Напишите конкретную дату, с которой платежи должны идти на новый расчетный счет. Если при этом уведомление отправить до момента, когда по договору наступит срок платежа, но контрагент получит письмо уже после того, как заплатил по старым реквизитам, то просрочки с его стороны не будет. Ведь на момент оплаты другой счет ему известен не был (п. 3 ст. 405, 406 ГК РФ). Поэтому в идеале лучше не закрывать старый счет до тех пор, пока у компании не будет подтверждения о том, что уведомление контрагенты получили. Это предотвратит поступление денег с опозданием. Образец уведомления приведен ниже.

Уведомление - односторонний документ. Поэтому у поставщика должно остаться подтверждение того, что контрагент получил письмо. Так, можно попросить, чтобы покупатель сделал отметку о получении на вашем экземпляре уведомления.

Иногда компании прописывают в договоре, как действовать при изменении реквизитов. Например: «При изменении банковских реквизитов стороны уведомляют друг друга в течение двух рабочих дней по почте заказным письмом». Тогда высылайте сообщение тем способом и в те сроки, которые предусмотрены в договоре.

Обычно в договоре не устанавливают штраф за то, что одна сторона несвоевременно уведомила или совсем не уведомила другую о смене счета. Но все равно в интересах компании как можно быстрее направить контрагентам уведомления, ведь тогда деньги от покупателей придут вовремя.

<...>

2. Из статьи Проверьте себя в расчетах с контрагентами

Поставщик уведомил покупателя об изменении банковских реквизитов. Но покупатель перечислил деньги на прежний счет в проблемном банке. У банка отозвали лицензию, а поставщика включили в реестр кредиторов. Вправе ли поставщик взыскать с покупателя долг за товары?

А. Да, по мнению судей, поставщик вправе взыскать задолженность.

Б. Вправе при условии, что это прямо прописано в договоре.

В. Нет, так как поставщик может потребовать от банка вернуть деньги.

При любом изменении банковских данных компании следует сообщить контрагентам об этом. Если не сделать этого, то банк может не зачислить на ваш расчетный счет денежные средства от покупателей и заказчиков либо денежные средства уйдут на недействующий. В лучшем случае придется длительное время ждать их возвращения плательщику, а потом перечислять заново. А при отзыве лицензии деньги могут потеряться и вернуть их будет очень сложно даже в судебном порядке.

Информационное уведомление пишут в произвольной форме. В нем следует указать причину изменения расчетного счета и обслуживающего банка, дату, с которой их следует применять, а также указать новые. Для того чтобы контрагент учел все корректировки правильно, в уведомлении следует отразить:

• наименование предприятия;
• наименование и адресные данные получателя письма;
• номер и дату договора с контрагентом;
• новые платежные данные.

Образец письма об изменении банковских реквизитов организации

Образец информационного уведомления

Смена наименования или организационно-правовой формы

При смене наименования или организационно-правовой формы компании также необходимо уведомить контрагентов. Ведь в этой ситуации могут меняться следующие платежные данные предприятия:

• только организационно-правовая форма (например при перемене формы ОАО на АО или ПАО в соответствии с Федеральным законом от 05.05.2014 № 99);
• наименование предприятия;
• ИНН (например при перемене организационно-правовой формы с ЗАО на ООО).

Поскольку эти данные компании являются значимыми для зачисления и списания денежных средств с расчетного счета организации банком, об их изменении также важно немедленно уведомить контрагентов. К извещению целесообразно приложить лист записи в ЕГРЮЛ, выдаваемый ИФНС.