İlerleme raporunda ne yazmalı? Yapılan işe ilişkin bir çalışan raporu nasıl düzgün şekilde hazırlanır? Uygulama raporlarının türleri ve türleri

İşgücü süreci, yönetici tarafından görevlerin belirlenmesi ve bunların şirket çalışanı tarafından uygulanmasından oluşur. Zaman zaman her çalışan yapılan iş hakkında bir rapor yazar. Sıklık, işletmenin iç kurallarına ve forma bağlıdır. Bu belgenin yönetim açısından önemini küçümsemeyin.

Bu yazıda, yapılan işle ilgili bir raporun nasıl düzgün bir şekilde hazırlanacağına, belgenin doldurulmasına ilişkin bir örneğe ve taslağının hazırlanmasına ilişkin bazı ipuçlarına bakacağız.

Çalışmanızı neden doğru bir şekilde raporlayabilmeniz gerekiyor?

İş süreci, şirketin her çalışanının bir dişli olduğu karmaşık bir mekanizma olarak temsil edilebilir. Bu örnekte kuruluşun başkanı, tüm mekanizmaların sorunsuz ve mümkün olduğunca hızlı çalışmasını sağlamaktan sorumlu bir mühendis gibi hareket ediyor.

Gerçek hayatta patronların, çalışanların yaptıkları işin sonuçlarını görmemeleri durumunda işlerini ne kadar iyi yaptıklarını değerlendirmeleri oldukça zordur. Bu nedenle, hemen hemen tüm işletmelerde yönetim, her çalışanın yapılan iş hakkında düzenli olarak bir rapor hazırlamasını zorunlu kılar. Genellikle bu belge 1 haftalık aralıklarla oluşturulur. Bu şekilde yönetim, çalışanların ne yaptığını ve işletmeye ne kadar faydalı olduklarını görebilir.

Yanlış örnek

Belge serbest biçimde hazırlanmıştır. Belki de bu nedenle yönetime hiçbir şey anlatmayan ya da işçinin kendisine verilen görevlerle baş edemediğini düşündüren çok sayıda rapor bulunmaktadır. Aynı zamanda, belirli bir çalışan gerçekten çok çalışkan olabilir ve planını aşabilir. Suçlu, yapılan işle ilgili yanlış derlenmiş bir rapordur. Böyle bir belgenin bir örneği aşağıda verilmiştir.

Belge türü: 02/15/16 - 02/19/16 arasındaki dönemde yapılan çalışmalara ilişkin rapor.

Aşağıdakiler yapıldı:

• üretim atölyesinin çalışma saatleri zamanlanmıştı;
• zamanlama sonuçları çalışma programına girildi;
• yeni zaman standartları hesaplandı;
• iş güvenliği müfettişlerinin yanı sıra birçok müşteriden gelen taleplere yanıt verdi;
• işletmede işgücü verimliliğinin artırılması konulu bir konferansa katıldı.

Derleme tarihi: 02/19/16

İmza: Petrov Yu.R.”

Bir çalışan bu şekilde yapılan iş hakkında bir rapor hazırlarsa, yönetim onun yeterince meşgul olmadığını düşünecektir.

Hatalar nelerdir?

Yukarıdaki örnek, bu tür belgeleri hazırlarken standart hataları açıkça göstermektedir.

Başlıcaları şunlardır:

Yukarıdaki gereklilikler hem haftalık formlar hazırlanırken hem de yıl içinde yapılan çalışmalara ilişkin bir rapor oluşturulurken kullanılmalıdır.

Uygun seçenek

İlk seferde yüksek kalitede bir rapor üretememeniz muhtemeldir. Bunu yapmanızı kolaylaştırmak için, ilk örnekte belirtildiği gibi, yapılan iş hakkında yöneticiye bir rapor yazmanın nasıl gerekli olduğuna dair bir örnek veriyoruz:

“Kime: Planlama departmanı başkanı Ivanov P.M.

Gönderen: Planlama departmanının 1. kategori ekonomisti Yu.R. Petrov.

(02/15/16-02/19/16) doğum sonuçları raporu

Raporlama haftasında bana aşağıdaki görevler verildi:

Atanan tüm görevler tamamlandı:

• 5 zamanlama testi gerçekleştirildi ve üretim atölyesinin çalışması için aynı sayıda yeni standart hazırlandı;
• Konferansa katılanlar için önerilerin yer aldığı bir not ektedir.

Çalışma ayrıca gelen belgelerle de gerçekleştirildi:

• IOT taleplerine verilen 2 yanıt derlendi.
• Gr'den gelen mektuplara cevaplar verildi. Yuryeva A.A., Zhakova S.I., Mileeva K.B.

Pechersk şubesinin yapısal biriminin çalışmalarını kontrol etmek için 02/22/16 - 02/26/16 tarihleri ​​arasında bir iş gezisi planlanıyor.

Derleme tarihi: 02/19/16

İmza: Petrov Yu.R.”

Raporun bu versiyonunun daha iyi okunacağını ve yönetimin çalışanlardan birinin ne kadar iyi çalıştığını görebileceğini kabul edin.

Daha uzun dönemli raporlar nasıl yazılır?

Bir haftalık bir dönemi kağıda güzelce yazmak elbette zor değil. Altı ay, hatta bir yıl boyunca yapılan çalışmaların raporunu hazırlamak daha zordur. Ancak bunu yapmak ilk bakışta göründüğünden daha kolaydır. Örneğin gerekli döneme ait haftalık raporlarınız varsa bunları güvenle kullanabilirsiniz.

Maksimum hacim - 1 sayfa A4 formatında

Aynı zamanda, sonucun 1-2 sayfaya sığması için bilgileri biraz büyütmeye çalışmakta fayda var. Kuruluşun haftalık sonuçları tutmaması ancak yıl boyunca yapılan çalışmalarla ilgili bir rapor oluşturmanız gerekiyorsa paniğe kapılmayın ve histeriye kapılmayın.

Tüm bilgiler etrafınızda mevcuttur: belge günlüklerindeki veya e-postadaki mesajların geçmişine bakın, raporlarınızın bulunduğu klasörü açın, seyahat sayfalarını inceleyin. Bütün bunlar, çalışma yılı boyunca başardığınız başarıları hatırlamanıza yardımcı olacaktır.

Özetleyelim

Yukarıda bir ilerleme raporunun nasıl yazılacağına dair bazı örnekler verdik. Asıl mesele, niceliksel özellikleri (şu kadar veya şu kadar ve şu kadar sayıda parça vb.) belirterek, gerçekleştirilen işlemleri tanımlamaktır. Bu şekilde, yönetime tam olarak ne kadar iş tamamladığınızı bildireceksiniz.

Raporun başında, tamamlamanız için size verilen belirli görevlerin bir listesini belirtmeyi unutmamalıyız. Önemli bir kısım raporun tamamlanmasıdır. Yakın gelecekte işyerinde neyi uygulamak istediğinizi yazdığınızdan emin olun. Bu, yalnızca acil sorumluluklarınızın ve iş tanımına göre yerine getirilmesi gereken işlevlerin alanına daha geniş bir açıdan baktığınızı gösterecektir.

Yukarıdaki örneği de inceleyebilirsiniz.

Bu tür raporların hazırlanmasını kolaylaştırmak için günlük olarak yapılan çalışmaları bir deftere veya elektronik belgeye yazabilirsiniz. Bu küçük şeye günde sadece 3-5 dakika harcayacaksınız. O kadar da değil. Ancak bu tür kayıtlar sayesinde ileride herhangi bir döneme ait çalışmalarınızın raporunu kolaylıkla oluşturabilirsiniz.

İlerleme raporu
açık anonim şirket "NAIFI" nin yönetim organlarında Rusya Federasyonu'nun çıkarlarının temsilcisi

Açık anonim şirket "İşçi Fotoğraf Enstitüsü Kızıl Bayrak Araştırma Emri" (kısaltılmış adı - OJSC "NAIFI"), Federal Devlet Üniter Teşebbüsü "Kızıl Bayrak Bilimsel Araştırma Emri" şeklinde yeniden yapılanma yoluyla kuruldu. İşçi Fotoğraf Enstitüsü". OJSC "NAIFI", 29 Mart 2009 tarihinde Moskova'daki 46 No'lu Federal Vergi Servisi Bölgelerarası Müfettişliği tarafından ana devlet kayıt numarası - 109774263985367 ile tescil edilmiştir. Bir tüzel kişiliğin devlet tescil belgesi, seri 77 No. 04919010504, 29 Mart 2009 tarihinde Moskova'daki 46 No'lu Federal Vergi Servisi Bölgelerarası Müfettişliği tarafından yayınlandı. JSC "NAIFI" aşağıdaki yasal ve posta adresine sahiptir: 195161, Moskova, Ashinsky Prospekt, bina No. 237, iletişim numaraları: ____________, faks __________, e-posta adresi: ____________. Ana faaliyet araştırmadır. NAIFI OJSC'nin devlet tescilinden bu yana faaliyet türleri değişmedi, kayıtlı sermaye değişmedi.

Şirketin 2010 yılı faaliyetleri, 26 Aralık 1995 tarih ve 208-FZ sayılı “Anonim Şirketler Hakkında” Rusya Federasyonu Federal Kanunu, 21 Kasım 1996 tarih ve 129-FZ sayılı Federal Kanun uyarınca yürütülmüştür. Muhasebe”, diğer düzenleyici belgeler, Federal Devlet Mülkiyet Yönetimi Ajansı'nın 30 Haziran 2010 tarih ve 1918-r tarihli Emri “Açık anonim şirketin hissedarlarının yıllık genel kurul toplantısı kararları hakkında” Araştırma ve Araştırma Emri İşçi Fotoğraf Enstitüsü'nün Kızıl Bayrak'ı”, Federal Mülk Yönetim Ajansı'nın diğer emirleri. JSC NAIFI'nin 2010 sonuçlarına göre zorunlu yıllık denetimi, Firma TIGA LLC tarafından gerçekleştirildi.

Şirketin kayıtlı sermayesi 28.976.000 (yirmi sekiz milyon dokuz yüz yetmiş altı bin) ruble olup, 100 (yüz) nominal değerde 289.760 (iki yüz seksen dokuz bin yedi yüz altmış) kayıtlı adi tasdiksiz hisseden oluşmaktadır. ) her biri ruble. Şirketin adi belgesiz hisselerinin %100'ünün sahibi, Federal Devlet Mülk Yönetimi Ajansı tarafından temsil edilen Rusya Federasyonu'dur ve bu nedenle Rusya Federasyonu, Şirketin yönetimine katılma konusunda özel bir hakka, "altın" hakkına sahiptir. paylaşmak". Şirketin kayıtlı sermayesinin büyüklüğü Sanatın gerekliliklerine uygundur. “Anonim Şirketler Hakkında” Federal Kanunun 26'sı ve Şirketin tescil tarihinde Federal Kanun tarafından belirlenen asgari ücretin bin katını aşıyor.
Hisse ihracının devlet tescilinin reddedilmesine temel oluşturan OJSC NAIFI'nin yasal belgelerinde kayıt sırasında teknik hataların tespit edilmesi nedeniyle hisse ihracı kaydedilmedi. Bu teknik hataları ortadan kaldırmak için Moskova Tahkim Mahkemesi'ne başvuruda bulunuldu. Şirketin imtiyazlı hisse senedi bulunmamaktadır.

Raporlama döneminde JSC NAIFI, sosyal, kültürel ve kamu hizmet tesislerinin inşasını amaçlayanlar da dahil olmak üzere yatırım yapmamıştır.

Şirketin sunduğu hizmet yelpazesinde ve anonim şirketin hizmet pazarlarından sahip olduğu paylarda 2010 yılında yapısal bir değişiklik olmamıştır.

2010 yılı olağan genel kurul toplantısı 30 Haziran 2010 tarihinde yapılmıştır. Gündem: - NAIFI OJSC'nin 2009 yılı kar ve zarar tablosu da dahil olmak üzere yıllık raporun, yıllık mali tabloların onaylanması; net kâr dağıtımının onaylanması; - Şirketin Yönetim Kurulunun seçimi; - Şirketin denetim komisyonunun seçimi; - JSC NAIFI denetçisinin onayı yapılmadı. Açık anonim şirket “İşçi Fotoğraf Enstitüsü Kızıl Bayrak Araştırma Emri” nin 2009 yılı hissedarlarının yıllık genel kurul kararı, Federal Mülk Yönetimi Federal Ajansı'nın 23 Haziran 2010 tarih ve 1918 sayılı Emri ile resmileştirildi. -r “Açık anonim şirket “Bilimsel”in hissedarlarının yıllık genel kurul toplantısının kararları hakkında - Kızıl Bayrak İşçi Nişanı araştırma fotoğraf enstitüsü." Hissedarların yıllık genel kurul kararı uyarınca Şirketin tasarrufunda kalan 321.200 ruble tutarındaki net kâr şu şekilde kullanıldı:

Uygulamanızda günün 24 saati kollarınız, bacaklarınız ve vücudunuzun diğer kısımlarıyla yorulmadan çalıştığınız durumlar oldu mu? Mülkü mükemmel bir şekilde satışa hazırladık. Zaten ticari tekliflerinizle piyasayı salladınız, daha sonraki eylemler için bir plan hazırladınız ve kendinizle tam bir uyum içinde, bir anlaşma şeklinde mantıklı bir sonuç ve ardından dürüstçe kazanılmış komisyonların alınmasını bekliyorsunuz.

Ancak bir noktada müşterinizin numarası telefon ekranında belirir ve siz hiçbir şeyden şüphelenmeden sakin bir şekilde telefonu açarsınız. Ancak minnettarlık yerine, hiçbir şey yapmamanızdan, sözleşmenin feshi talebine ve tehditlere kadar birçok şikayet duyuyorsunuz. Tanıdık geliyor mu?

Öfkelenmeden önce kendinizi onun yerine koyun...

Kişi sizinle özel bir sözleşme imzaladı. Belki de sahip olduğu en pahalı mülkü sana emanet etti. Sana inandı, senin neredeyse bir sihirbaz olduğuna ve ona yardım edebilecek tek kişi olduğuna karar verdi. Ama siz yorulmadan çalıştığınız sürece, o sizin veya işiniz hakkında hiçbir şey DUYMUYOR VE BİLMİYOR! Buna bağlı olarak hiçbir şeyin olmadığına dair şüpheler artıyor. Üstelik akraba, arkadaş ve tanıdıklarından kendisine tavsiyelerde bulunacak “iyi danışmanlar” her zaman olacaktır. onların beyinlerini yıkayın ve onları “aldatıcılar”, “siyahi emlakçılar” ve “böyle bir işin ne kadar pahalı olduğu” hakkındaki korku hikayeleriyle korkutun. Dolayısıyla 7-10 gün sonra tamamen mantıklı ve doğal bir patlama meydana gelir.

Aslında bu tür gelişmeleri önlemenin çok basit bir yolu var. Müşteriye yapılan işlerle ilgili haftalık bir rapor göndermeniz yeterlidir.

Önceden oluşturulmuş bir şablonu kullanarak düzenli olarak, geçmiş dönemde tamamlanan tüm eylem ve etkinlikleri listeleyen bir rapor hazırlayın. Ve satıcıya postayla gönderin. Ve müşteri memnun - ne olduğunu anlıyor, onu unutmadıklarını, konusu üzerinde çalışıyorlar ve her zaman asılsız iddialardan korunacaksınız.

Şimdi “Yapılan işi rapor et” belgesinin gerekliliklerini formüle edelim:

Raporda neler yer almalı

• Sözleşme numarası
• Temsilci kişileri
• Tamamlanan eylemlerin ve gerçekleştirilen faaliyetlerin listesi
• Raporun oluşturulma tarihi ve imzası

Aktarım yöntemleri

• E-posta
• çıktısını alın ve bizzat teslim edin

Rapor iletim süresi

• Optimal olarak Cuma akşamı (haftalık çalışmanın sonuçlarını aldığınızda)
• Veya hafta sonu son denetimlerden sonra

ÖNEMLİ!

• Raporunuz reklam verdiğiniz İnternet kaynaklarının bir listesini içeriyorsa, bunu belirttiğinizden emin olun. bu reklamlara bağlantılar
• Medyada yayınladıysanız lütfen ekleyin fotoğraf veya ekran reklamlar
• Ayrı bir tane oluşturduysanız sunum rapora eklemeyi unutmayın

Tüm bu basit adımları izleyerek bu tür aramaların sayısını hızla minimuma indireceksiniz. Ve bu arada, durumu kontrol etmeniz çok daha kolay hale gelecektir. Zaten tozsuz olan bu rapor oluşturma işini mümkün olduğunca basitleştirmek için, hazır bir şablon örneğini indirmenizi öneririz.

yazar hakkında

Tatiana Porubaymikh. Organizatör ve danışmanlık merkezi Arsenal'in başkanı. Yarı zamanlı projenin beyni ve fikir üreteci. Ve aynı zamanda bir danışman. Ana odak noktası: pazarlama ve metin yazarlığı. Tatyana, portföyünde çok çeşitli alanlarda başarıyla uygulanan projeleri içeren bir pazarlamacıdır.

CEVAP:
(materyal, SPAR RETAIL CJSC'nin Baş Hukuk Danışmanı I. Kurolesov tarafından hazırlanmıştır)

İşverenler giderek artan bir şekilde çalışanlarından yapılan iş hakkında rapor talep ediyor ve ne tür bir iş yaptıkları, hangi pozisyonlarda bulundukları veya şirkette ne kadar süredir çalıştıkları önemli değil. Ve kural olarak, böyle bir işveren hakkı şirketin hiçbir iç belgesinde belirtilmemiştir. Buna rağmen çalışanlar, hazırlanma amacına bağlı olarak, koşulsuz olarak ay için, çeyrek için, yıl için raporlar hazırlarlar (sonuçta işverene itiraz etmek son derece zordur). Yazımızda, yapılan işlerle ilgili bir raporun neden gerekli olduğunu, kimin ve hangi koşullar altında sunulmasını isteyebileceğini, neleri içermesi gerektiğini, onaylanmasının gerekip gerekmediğini konuşacağız.
şeklini ve tüm kurallara göre saklayın.

Rapor ne için?

Personeli çekme ihtiyacının ekonomik olarak gerekçelendirilmesi gerektiği bilinmektedir, çünkü bir kuruluş için işe alınan çalışanların ücretinin bir gider kalemi ve oldukça önemli bir kalemdir. Bir kuruluşun yapısal biriminin hemen hemen her başkanı, personel servisi aracılığıyla işçileri seçerken aşağıdaki önemli noktaları yönetime gerekçelendirmelidir:
- birimin personel seviyesi;
- bakanlığın ücret fonu;
- birimin organizasyon yapısı;
- departman çalışanlarının işlevselliği;
- adaylar için gereklilikler (eğitim, nitelikler, iş deneyimi, mesleki beceriler vb.).
Ancak yapısal birim başkanının işçi alımına yönelik motive edici teklifi yönetim tarafından onaylandıktan sonra boş pozisyonların açılması ve aday aranması mümkün olacaktır. Bununla birlikte, şu veya bu çalışanı “sürdürme” ihtiyacının gerekçesi
işe alındıktan sonra biter. Tam tersine daha yeni başlıyor. Bu nedenle, birinci amiri tarafından belirlenen bir iş hacmini yerine getirmesi gerekecek.Nadir organizasyonlarda üretim standartlarının hesaplandığı söylenmelidir (bu genellikle şirkette çalışsalar bile her zaman ekonomistler ve finansörler tarafından yapılır). yapacak daha önemli işleri var). Uygulamada, iş miktarını bir yapısal birimin çalışanları arasında dağıtma görevi, kural olarak, "her çalışanın işte olması gerekir" ilkesine göre hareket etmesi gereken birim başkanının omuzlarına düşer. Aynı zamanda birim başkanı, koğuşlarının çalışmalarını planlamalıdır. Daha verimli çalışabilmek için çalışanın kendi çalışma süresini planlaması gerekir. Plan, organizasyonda belirlenen şekilde yapısal birimin başkanı tarafından hazırlanıp onaylandıktan sonra, yöneticinin de buna uyması gerekir.
yapısal birim ve alt çalışanlar. Elbette hem birimin bir bütün olarak hem de bireysel çalışanlarının yaptığı işleri dikkate almak için onaylanan planla karşılaştırırken bir rapora ihtiyaç duyulmaktadır.
Bu nedenle, bir çalışan raporu aşağıdakiler için gereklidir:
- yapısal birimin çalışanlarının ücretlendirilmesine ilişkin harcamaların gerekçelendirilmesi;
- personeli tarafından hizmet sağlanması/iş performansı için sivil sözleşmeler kapsamında karşı taraflara rapor sunmak amacıyla bunu temel olarak kullanmak (dış kaynak kullanımı ve dışarıdan personel alımı anlaşmaları dahil);
- Birimde bir tür düzen oluşturmak ve disiplini sürdürmek;
- hızlı iletişim kurulması: hangi çalışanın hangi işi, ne zaman ve yaptığı (örneğin, çalışanın görevini yerine getirmemesi veya görevini uygunsuz şekilde yerine getirmesiyle ilgili çatışma durumlarında).

Rapor ne zaman gereklidir?

Çalışanların yapılan işle ilgili rapor vermeleri konusunun, yalnızca çalışanın bir iş gezisine gönderilmesi durumunda kanunla düzenlendiğini belirtmek önemlidir.

Diğer durumlarda ise, yapılan işlerle ilgili raporların yalnızca iş sorumlulukları bunu içeren çalışanlara sunulmasının zorunlu olduğu açıktır. Bunu iş sözleşmesinde ve/veya iş tanımında belirtmiş olanlar. Örnek olarak bu belgelerden alıntılar yapalım.

Kimler hesap talep edebilir?

Şu soru ortaya çıkıyor: Çalışan tam olarak kime rapor vermeli? Bunu cevaplamak için çalışanın doğrudan kime rapor verdiğini anlamak önemlidir. Kural olarak, bu bilgiler iş sözleşmesinde ve iş tanımında (varsa) belirtilir. Dolayısıyla bu çalışanın birinci amirinin kendisinden rapor talep etme hakkı vardır. Üstelik sadece planlanan işin uygulanmasına ilişkin değil, başka herhangi bir çalışmaya ilişkin de rapor talep etme hakkına sahiptir.
Lütfen unutmayın: Bir çalışanın yapılan işe ilişkin raporu, bir prim sisteminin temeli olarak kullanılabilir; Kuruluşun çalışanlarına yönelik teşvikler. Daha sonra içeriği, ikramiyelerin atanması ve ödenmesi için aşağıdaki göstergeleri gösterebilir:
- standardın yerine getirilmesi;
- çalışanın iş sorumlulukları kapsamında ek işler yapmak;
- özellikle önemli görevlerin ve özellikle acil işlerin yüksek kalitede ve hızlı bir şekilde yerine getirilmesi, çalışanın iş sorumlulukları kapsamındaki tek seferlik yönetim görevleri vb. tamamlamazsanız, rapor acil amirin nedenlerini belirlemesine yardımcı olacaktır (daha doğrusu, bunları raporda ona kendiniz göstermelisiniz).

Rapor eksikse

Yöneticiler bazen "Bir çalışan yapılan iş hakkında rapor sunmayı reddederse ne olur?" diye soruyor, "bunun için cezalandırılabilir mi?" Teorik olarak mümkün. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 192. maddesi, bir çalışanın iş görevlerini yerine getirememesi veya uygunsuz şekilde yerine getirmesi durumunda disiplin sorumluluğu öngörmektedir. Buna göre, yapılan işe ilişkin bir raporun sunulması çalışanın sorumluluğundaysa (yani iş sözleşmesinde ve/veya iş tanımında yer alıyorsa), bu yükümlülüğün yerine getirilmemesi veya uygunsuz şekilde yerine getirilmesi durumunda, işveren, aşağıdaki disiplin yaptırımları: kınama veya kınama (disiplin suçunun ciddiyetine bağlı olarak).

Elbette, uygulamada herhangi bir işverenin, çalışma raporunu gereken sürede teslim etmeyen bir çalışanı bu şekilde cezalandırması pek olası değildir. Üstelik işverenin raporun kendisine değil, işin yürütülmesine ihtiyacı var. Ve genellikle işverenin talebi üzerine rapor sunmayan bir çalışanın raporun kendisiyle değil,
kendisine verilen işi yapmak. Bu nedenle işverenin, rapor vermemesi yerine, özellikle çalışanın doğrudan çalışma görevlerini yerine getirmemesi veya gereği gibi yerine getirmemesi nedeniyle disiplin yaptırımı uygulaması daha doğrudur.

Raporda neler yer alıyor?

Çalışanın raporu şunları içerebilir:


- yapılan iş (işin tamamlandığı ve tamamlanmadığı süreyi belirten niceliksel veya yüzde cinsinden listelenebilir, vb.):
- planlı çalışma;
- programlanmamış çalışma;
- AD SOYAD. ve işi sipariş eden kişinin konumu (veya müşteri kuruluşunun adı);
- işin durumu (tamamı veya sadece bir kısmı tamamlandı);
- çalışmanın sonucu (bir belge hazırlandı, toplantı yapıldı vb.);
- işin sonucunun kime aktarıldığı;
- çalışanın iş yaparken kiminle etkileşimde bulunduğu;
- yapılan işin onaylanan plana uygun olup olmadığı;
- Raporun tarihi ve raporun derlendiği sonuçlara göre dönem.
Elbette bunlar raporun yalnızca yaklaşık bileşenleridir. Bu kadar detaylı olmayabilir.

Raporun basitleştirilmiş bir versiyonu, bir kuruluşun veya belirli bir yapısal birimin, çalışanların günlük raporlar sunması için bir sistem kurduğu durumlarda uygundur. Basitleştirilmiş versiyonunda rapor temel olarak aşağıdaki unsurları içermektedir:
- AD SOYAD. ve çalışanın konumu;
- çalışanın çalıştığı yapısal birim;
- yapılan işler (planlı ve programsız);
- raporun hazırlanma tarihi ve raporun derlendiği sonuçlara dayalı dönem.
Lütfen unutmayın: Raporun çalışan tarafından imzalanması ve derhal amirine sunulması gerekir.

Rapor formunu onaylamam gerekiyor mu?

Bilindiği gibi çalışanın yaptığı işe ilişkin raporunun yekpare bir formu bulunmamaktadır.
Birincisi, kanunun çalışanlara bu tür bildirimde bulunma zorunluluğu getirmemesidir.
İkincisi, her organizasyonun kendine özgü faaliyetleri ve liderlik tarzı vardır. Bu, prensipte herkes için tek bir raporlama formunun onaylanmasının imkansız olduğu anlamına gelir.
Ancak kuruluş belge akışını oluşturmuşsa, belgeler uygun şekilde dikkate alınıyor ve saklanıyorsa, yapılan işe ilişkin çalışan raporları formunun onaylanması oldukça yeterli olacaktır. Bunu aşağıdaki yollardan biriyle onaylayabilirsiniz:
- örneğin ofis işleri veya personel düzenlemeleri ile ilgili talimatlar gibi yerel bir düzenleme kanununun parçası olarak (çalışanlar yapılan işi merkezi olarak rapor ediyorsa);
- siparişle (yalnızca belirli yapısal bölümlerin çalışanları bununla meşgulse).

Raporu saklamam gerekiyor mu?

Kuruluşta yapılan çalışmalara ilişkin çalışan rapor formunun onaylanıp onaylanmadığına bakılmaksızın bu tür raporlar saklanmaya tabidir. Soru ortaya çıkıyor: ne kadar süre saklanmalılar? Düzenleyici yasal düzenlemeler, raporların saklanmasına ilişkin kurallar sağlamamaktadır.
hazırlanması zorunlu olmayan gerçekleştirilen iş. Bununla birlikte, burada 2010 yılı standart yönetim arşiv belgeleri listesinden bazı alıntılar yer almaktadır.
Listenin yukarıdaki öğelerine dayanarak, raporlar için aşağıdaki saklama sürelerine uymanızı öneririz:
- bir çalışanın kendisi tarafından gerçekleştirilen işe ilişkin raporu ("seyahat" işi hariç) - 1 yıl içinde;
- yapısal birimin çalışmalarına ilişkin özet rapor - 5 yıl süreyle.

Bu ve güncel konulara ilişkin diğer danışmanlıkları “ConsultantPlus” sisteminin “Muhasebe Basın ve Kitaplar” bilgi bankasında bulabilirsiniz.

Kişisel bilgi:

70'den fazla şirketin düzenli yönetimi alanında danışmanlık yapıldı: 10 ila 9.000 kişi (bunlar arasında: holding şirketleri, zincir mağazalar, fabrikalar, hizmet şirketleri, inşaatçılar, devlet yetkilileri, web ajansları, çevrimiçi mağazalar). Alexander Friedman'ın öğrencisi.

"Tallinn Yöneticiler Okulu'nun sosyal teknolojileri. İş, yönetim ve özel hayatta başarılı kullanım deneyimi" kitabının ortak yazarlarından biri: http://www.ozon.ru/context/detail/id/140084653/

Hassasiyet kralların nezaketidir ancak tebaalarının görevidir

Louis XVIII

kime: sahipleri, üst düzey yöneticiler

Bir yöneticinin iş sonucu yoğun bir aktivite simülasyonu nasıl kabul edilebilir?

“Astlarım bugün ne yaptı? Hangi görevleri tamamladılar? Ne kadar sürdü ve ne gibi sonuçlar elde edildi?”- bu tür heyecan verici düşünceler genellikle liderin peşini bırakmaz. Nereden geliyorlardı?

Dışarıdan bakıldığında her şey harika. Patron ofise girer girmez herkes hemen meşgul: küçük konuşma cümlenin ortasında biter, biri hararetle bilgisayarda yazmaya başlar, diğerleri kağıtları bir yerden diğerine yoğun bir şekilde aktarır, diğerleri hemen tüm müteahhitleri arka arkaya arar. Böylesine mutlu bir tablo neden “heyecan verici düşüncelere” yol açıyor?

Gerçek şu ki deneyimli bir lider çok iyi anlıyor "gerçekler" ile "gerçekler hakkındaki görüş" arasındaki fark. Ancak kendisine emanet edilen astların ne yaptığını anlamak için, "ne", "nasıl", "ne zaman", "ne sonuç" ve "kim" yaptığına dair ayrıntılı bir sözlü sorgulama düzenlemek gerekir. Bu hem yöneticinin hem de çalışanın çok zamanını alır. Dolayısıyla yönetici bu sorunu artık ilkesine göre çözer. Peki tatildeyken veya hastalık iznindeyken kim soracak?

Bu makalede, "gerçekleri" "gerçekler hakkındaki görüşlerden" ayırmanıza ve astlarınızın etkinliğini ve üretkenliğini ölçmenize olanak tanıyan bir araç tartışılacaktır. Benimle tanış. Her çalışan için resmileştirilmiş bir biçimde günlük çalışma raporları.

Çalışma raporları: teknolojinin ve faydaların tanımı

Çalışma raporlarının teknolojisi iki ve iki kadar basittir. Çalışma gününün sonunda, her çalışan, tamamlanan görevlerin tam listesini ve her biri için harcanan zamanı ve işin sonucuna bir bağlantı içeren bir rapor sunmalıdır.

Çalışma raporlarının daha büyük bir teknolojinin parçası olduğunu hatırlatmama izin verin - "Çalışanların çalışmalarını organize etmek, planlar ve raporlar kullanarak göreve göre çalışma süresini hesaba katmak ve bunların yönetici tarafından analiz edilmesi." Genel teknoloji aşağıdaki unsurlardan oluşur:

• Çalışanlar için günlük planlama: organizasyon ve format gereklilikleri. Daha fazlasını ““ makalesinde okuyun.
• Çalışan planlarının analizi, değerlendirilmesi ve ayarlanması, planların yönetici ile tartışılması. “” makalesine bakın.
• Çalışanlar için günlük raporlama: organizasyon ve format gereksinimleri. Bu makalede bahsettiğim şey bu.
• Çalışan raporlarından analiz, değerlendirme ve sonuçlar. Daha fazla ayrıntı “” bölümünde.

Çalışma raporlarının temel ilkeleri

1. Çalışanlar niteliklerine, pozisyonlarına veya diğer faktörlere bakılmaksızın işleri hakkında günlük olarak rapor vermelidir.
2. Raporlar kesinlikle içinde bulunulan günün sonunda gönderilmelidir (raporun karşılık geldiği gün)
3. Rapor elektronik olarak sağlanmalı ve yöneticinin raporu ayrıntılı olarak inceleme fırsatına sahip olması için saklanmalıdır.
4. Her üst düzey yönetici, tüm astlarının raporlarını görebilmelidir.
5. Rapor, çalışanla ek bir tartışmaya gerek kalmadan yapılan işte şeffaflık sağlamak için gerektiği kadar ayrıntılı olmalıdır.
6. Yönetici raporu analiz etme, görevleri yerine getirme yöntemleri hakkında sorular sorma ve yapılan işin kalitesini ve etkinliğini değerlendirme hakkını saklı tutar.

Yöneticiler için günlük raporların faydaları

• Çalışma günü, hafta, ay vb. sonuçlarına göre her çalışanın eylemlerinin %100 şeffaflığı. Artık sözlü sorgulamaya gerek yok: “Ne yaptın?”
• Çalışan faaliyetlerinin ertelenmiş doğrulanması imkanı. Herkesi aynı anda kontrol etmek her zaman mümkün değildir. Artık iş raporlarını açabilir ve yönetici Ivan Petrov'un son 2 hafta boyunca her iş gününde ne yaptığını öğrenebilirsiniz.
• Çalışan verimliliğinde gözle görülür bir artış, çünkü artık 8 saatlik bir iş gününün her "on dakikasını" talep edebilirsiniz.
• "Kimin ne yaptığına" dair saatlerce süren anketlerin bulunmaması nedeniyle hem yönetici hem de ast için önemli zaman tasarrufu.
• Yeni işe alınan ve deneme süresindeki çalışanlar arasından zayıf, başa çıkamayan ve çalışkan olmayan çalışanları ayıklamak için hızlı bir fırsat. Artık sonuçları, her günün sonuçlarına göre "tam görünümde".
• Şirketin "eski zamanlayıcıları" da rahatlayıp defnelerinin üzerinde dinlenemeyecek. Çalışma raporları onlar adına her şeyi anlatacaktır.
• Yöneticinin “teftiş yapamama” nedeniyle stres düzeyinin azaltılması, çünkü Artık her çalışanın sonuçlarını uygun bir zamanda değerlendirebilirsiniz.

Astlar için günlük raporların faydaları

• Yöneticinizden bilgi ve deneyim kazanmaya yönelik sürekli bir süreç. Sonuç olarak: hem mesleki hem de kişisel becerilerde keskin bir gelişme. Aslında lider, düzenli olarak birlikte düşündüğünüz bir öğretmen-akıl hocası haline gelir: sorunları çözmenin yeni ve daha etkili yolları hakkında; “büyüme noktalarınızı” nasıl daha da geliştirebileceğinizi ve “zayıf noktalarınızı” nasıl güçlendirebileceğinizi; Yapılan hatalar ve yenilerinin oluşmasının önlenmesi hakkında.
• İşgücü piyasasında her zaman çok değer verilen "profesyonel" çalışma alışkanlığı: planlama becerileri, zaman yönetimi ve kişinin eylemlerine ilişkin sorumluluk derecesi geliştirilir.
• Etkinliğinizi bağımsız olarak değerlendirme yeteneği. Bir çalışan her zaman kendi çalışma raporuna bakabilir, onu analiz edebilir ve daha fazla gelişimi için adımların ana hatlarını çizebilir.
• Çalışkan ve kaliteli iş yapanlar için daha hızlı kariyer gelişimi. Sonucun yöneticiye açık ve şeffaf olarak gösterilmesi. Artık onunla başarılarınız hakkında konuşmak için düzenli olarak bira içmenize ve buhar banyosu yapmanıza gerek yok - her şey açıkça görülüyor. Organizasyondaki raporlama sistemi, gizli oyun ustalarının ve "favorilerin" etkisini önemli ölçüde azaltır.

Çalışma raporunun oluşturulması için gereklilikler

1. Tamamlanan görevin adı. Hangi işin yapıldığı açıkça belirtilmelidir. Örneğin: "Muhasebe departmanı için ofis ekipmanı alımının faturasını ödeyin."
2. Sonuç elde edildi. (örnek: “Satıcının stokunda iki tarayıcı bulunmadığından faturanın bir kısmı ödendi”). Sonuca ulaşılamazsa, ortaya çıkan problemin/görevin oluşumu ve tepkisi hakkındaki bilgilerin yanında, bu problemin nasıl ve ne zaman çözülmesinin planlandığı ve gelecekte bundan nasıl kaçınılacağına dair bilgiler bulunmalıdır. Ayrıca hangi düzenlemelerin/standartların ekleme/değişiklik/oluşturma gerektirdiğini de belirtmeniz ve planınızda hemen uygun görevleri belirlemeniz gerekiyor. Yeni görevlerin temel kaynak olarak mevcut görevle bağlantısı olmalıdır.

• Temel prensip: Her görevin bir sonucu olmalıdır. Mümkün olduğunda sonuç resmileştirilmiş bir biçimde olmalıdır (örneğin: bir çalışan bir röportaj yaparsa, o zaman işin sonucunda: seçilen adayların bir listesi ve onlar hakkında kısa bilgi + konuştuğu kişilerin bir listesi) .
• Görev belgelerle, dosyalarla veya diğer bilgilerle çalışmayı içeriyorsa, bu belgelere veya bunların saklandığı klasöre veya konuma doğrudan bir bağlantı sağlamalısınız.
• Yöneticiler için önemli! Yönetimle ilgili tüm görevlerde (örneğin: diğer çalışanların planlarını ve raporlarını incelemek, kontrol vb.), kısa sonuçları belirttiğinizden emin olun: başarılar, eksiklikler, eğilimler vb. Örnek “Görev: Çalışan Ivan Petrov'un raporlarını 2 hafta boyunca analiz edin. Sonuçlar: “Düzenlemelerin iyileştirilmesine yönelik bazı görevlere ilişkin herhangi bir öneri bulunmamaktadır. Petrov sonuçlara aşina oldu ve dikkat etmeyi ve önerilerini daha ayrıntılı bir şekilde formüle etmeyi kendine görev edindi.”
• Herhangi bir materyali incelerken, konferanslara katılırken, ortaklarla toplantı yaparken vb. Kısa bir özet hazırlanmalı + raporda buna bir bağlantı verilmelidir.

• Eğer icracı, bir görev için harcanan toplam zamanın yöneticinin soru sormasına yol açabileceği hissine kapılıyorsa, "neden bu kadar çok zaman harcandığını" hemen açıklamak gerekir. (Örnek: Görev: Müşteriye fatura düzenlemek ve göndermek. Süre: 1 saat. Açıklama: Müşteri ile kendi inisiyatifiyle 3 kez metin üzerinde yeniden anlaşmaya varılması gerektiğinden fatura düzenlenmesi için 1 saat zaman harcandı)

Çalışma raporu örneği

Örnekte Bitrix24'te hazırlanan bir rapordaki görevlerin listesi gösterilmektedir (sistem, şirket içinde merkezi olarak çalışmanıza ve göreve göre zamanı takip etmenize olanak tanır). Planlamanın uygun şekilde düzenlenmesi ve göreve göre çalışma süresinin kaydedilmesi ile tüm raporlar otomatik olarak oluşturulacaktır.

Örnek görev sonucu

Çalışma raporuna ek

Her çalışma raporunun sonuna aşağıdaki ifadenin konulması gerekmektedir (GG - tarih; AA - ay; YY - yıl; SS:DD - saat + dakika formatı).

GG.AA.YY toplamı:
1) Ofiste çalıştı: SS:DD
2) Evden çalıştı: SS:DD
3) Toplam çalışılan: SS:DD
4) Hastalık izni: SS:DD
5) Saatlerin masrafları size aittir: SS:DD

Rapora ekleme kuralları (şirketimin örneğini kullanarak)

• Bir iş günü (gün) içinde “Toplam çalışılan” ve “Hastalık izni” ancak hastalık izninin sıfır olması durumunda 8 saati aşabilir.
• Bir iş günü (gün) içinde, “Toplam çalışılan saat” ve “Masrafları size ait olmak üzere saat” toplam 8 saat vermelidir, daha fazla değil.
• Mesela 01:19'da izin istedim, öğle yemeği 01:00 yerine 00:25'e düşürüldü, gün sonunda çalışma saati 07:19'du. "Masrafları size ait olan saatler" kısmına "00:41" artı bir yorum yazın: 01:19'da izin istendi, öğle yemeği 01:00 yerine 00:25'te (yani, çalışma süresi standartlarından tüm sapmaları kaydedin).
• Bir iş gezisinde veya iş seyahatinde geçirilen süre de "Ofiste çalıştı" satırında sayılır.
• Saatin sıfır olduğu satıra 0:00 yazın
• Bir ifadeyi hızlı bir şekilde eklemek için, onu önceki raporlardan kopyalayıp yapıştırarak zamanı değiştirmeniz gerekir.

Çalışma raporlarının uygulanma sırası

Düzenli yönetimi uygulamaya koyacak paralel bir proje olmadan günlük raporları bir departmanın/şirketin günlük çalışmalarına dahil etmek son derece zor ve bazen imkansız olabilir. Düzenli yönetim hakkında daha fazla bilgiyi “.” Makalesinde bulabilirsiniz. Burada 2 ana aşamayı kısaca özetleyeceğim:

1. İlk aşama(süre: 2-3 hafta): Çalışanların tamamlanan en büyük beş görevi, her birinin süresini belirterek rapora kaydetmeleri gerekmektedir. Uygulama: GoogleDocs veya metin editörleri, muhtemelen görevleri ayarlamak için bir sistem.
2. İkinci aşama(süre: 3 hafta ve üzeri): Çalışanların tüm görevlerini, harcanan zamanı gösteren raporlara kaydetmeleri gerekmektedir. Uygulama: Bitrix24 veya başka bir görev belirleme sistemi.

Bir çalışma raporunun gereksiz olabileceği durumlar

Aynı tür tekrarlanabilir eylemlerin gerçekleştirildiği meslekler için, rapor yerine tamamlanan görev sayısına ilişkin bir standart getirilmesi mantıklı olacaktır. Başlangıçta, bir görevi tamamlamak için istenen ortalama süre tahmin edilir. Daha sonra norm basit bir prosedür kullanılarak hesaplanır:<количестов рабочих часов>bölünür<норма времени на выполнение одной задачи>.

Örneğin, bir çağrı merkezi operatörünün bir standardı olabilir: Günde 90 çağrı, 4 satış vb. Bu durumda yönetici çalışma raporuna değil normdan sapmaya bakar. Aynı tipte parça üreten bir işçi için de durum benzer olacaktır.

Bana düzenli olarak şu soru soruluyor: "Bir çalışanın çalışma raporlarının ne sıklıkla incelenmesi önerilir?" Cevap sıradan: “Belirli bir çalışanın performansının şirket ve yönetici tarafından kabul edilebilir olmasını sağlamak için gereken ölçüde.”.

Uygulamanın ilk aşamasında (1-1,5 ay) herkesin çalışma raporlarının her gün kontrol edilmesi önemlidir. Daha sonra bazı çalışanlar için bunları 1-2 haftada bir, bazıları için ise her gün kontrol etmek yeterlidir.

Bir kişi 1 yıldır raporlarla çalışıyorsa ve siz onun raporunu her gün kontrol etmek zorunda kalıyorsanız, yönetici olarak çalışmıyorsunuzdur: astınız üzerinde gerekli etkiyi sağlamıyorsunuz veya etkisiz bir çalışanı elinizde tutuyorsunuz.