Повышение эффективности работы. Как повысить эффективность? Как повысить эффективность и качество работы выездных сотрудников

Независимо от того, какой продукт создает компания, увеличение эффективности труда может повысить ее прибыль. Делать больше с меньшим количеством ресурсов - это реальность современной конкурентной бизнес-среды, и эта динамика вряд ли изменится в ближайшее время.

Антон Соловей, руководитель экспертного направления Falcongaze , рассказывает о методах увеличения эффективности труда в компании и дает советы, как организовать рабочий процесс так, чтобы получить максимальную производительность.

Казалось бы, не актуально в 2018 году напоминать, что компьютерные технологии - отличный способ повысить производительность компании и помочь каждому работнику сделать больше за меньшее время. Однако это настолько динамично развивающаяся область, которая требует отдельного контроля за возникающими новинками, меняющими представление о рабочем процессе.

Оценивая состояние компании и потребность в компьютерных технологиях, необходимо изучить ручные процессы, которые используется в фирме, и решить, как они могут быть с использованием правильной технологии.

Здесь также стоят задачи интернет-фильтрации (как не допустить, чтобы сэкономленное таким образом время распылилось) и организации удобных инструментов для коммуникации внутри команды: электронная почта и доски объявлений, мессенджеры и так далее.

Например, на Rusbase встречалась история об оптимизации менеджмента в студии Nimax, где был совет о выборе новой системы управления проектами и продажами, а также нового мессенджера. Не так важно, какой конкретно инструмент будет использоваться - гораздо важнее, чтобы он был единым для всей команды и его использование было единообразным. А также безопасным.

Контроль и установка сроков

Необходимо отслеживать и ограничивать, сколько времени тратится сотрудником на задачи. Для этого можно использовать какое-нибудь из отслеживающих активность приложений и таким образом определить, какие задачи в целом за день осуществляются. Это поможет отказаться от лишнего и установить оптимальный срок для решения задачи. Это так называемый управляемый стресс. Когда сотрудник смотрит на часы, он становится сфокусированным и продуктивным.

Важный момент - процесс оптимизации должен быть не хаотичен, а контролируем.

Несмотря на то что наша разработка - DLP-система SecureTower – предназначена в первую очередь для обеспечения информационной безопасности - многие клиенты также используют ее для работы с бизнес-процессами. Например, после внедрения можно проанализировать состояние информационных потоков, как взаимодействуют между собой отделы, где и какая хранится информация, насколько эффективно работает система менеджмента, существуют ли явно нелояльные сотрудники и на какие группы разделить по степени внимания «безопасников» к ним. Одно из первых, что обычно обнаруживают наши компании-клиенты – это сотрудников, занятых в течение дня интернет-серфингом и играми.

Согласно опросу, проводившемуся в течение прошлого года нашими менеджерами между компаниями, использующими нашу разработку, 80% опрошенных сообщили, что в их компаниях были предотвращены утечки информации, представляющие коммерческую ценность, а 11% указали, что попытки извлечь такие данные совершались более 10 раз.

А что еще?

Еще одно важное условие - контролировать не только сотрудников, но и линейных руководителей. В одной из компаний, в информационную среду которой давно было внедрено DLP-решение, у специалиста, работающего с программой, сработали правила безопасности, сообщающие о том, что в отделе бухгалтерии за предыдущий месяц один из компьютеров часто оставался включен после окончания рабочего времени, и в нем были активны бухгалтерские программы.

После дополнительного разбирательства выяснилось, что в отделе сменился руководитель, который наладил работу таким образом, что один из бухгалтеров был вынужден постоянно задерживаться. Он попросту сбросил часть своих задач на подчиненного.

Как защитить бизнес от нелояльных сотрудников

При построении современной системы отношений в организации нельзя обойтись без прочной защиты. С одной стороны, DLP-система будет психологически стимулировать сотрудника ответственно придерживаться рабочих обязанностей и улучшать социальный климат в организации. А с другой стороны – защищать бизнес от нелояльных сотрудников и инсайдеров, цель которых навредить компании, воспользоваться ее ресурсами, украсть конфиденциальную информацию.

Например, в компании, занимающейся проектированием зданий, был обнаружен сотрудник, который сливал информацию конкурентам. Отследить его деятельность было непросто, так как он не пересылал чертежи напрямую через почту или мессенджеры, а копировал к себе на ПК и фотографировал.

При помощи модуля мониторинга файловых систем служба информационной безопасности создала банк данных с особо важной документацией. Система провела сканирование всех рабочих станций в сети и выявила, что эта документация хранится у пользователя, который даже не занимался данным проектом.

Приведенные методы увеличения эффективности труда требует большей самостоятельности от сотрудника, а это в свою очередь усиливает важность мониторинга его деятельности. Грамотное выстраивание отношений между нанимателем и сотрудником может помочь вывести работу компании на новый уровень и повысить прибыль.

Все и плюсы его работы.

Измените график работы магазина. Иногда бывает невозможно приобрести товар в утренние или вечерние часы. Сделайте график работы круглосуточным. Особенно если рядом с магазином нет магазинов с таким графиком. Если через месяц вы увидите, что это не принесло больших доходов, сделайте так, чтобы магазин открывался рано утром, а закрывался поздно вечером. Определите оптимальное время для работы на практике.

Регулярно расширяйте ассортимент магазина. Тогда к вам будут заходить не только с целью приобрести товар, но и узнать, есть ли что-нибудь новенькое. Откройте за небольшую плату доставку товара на дом.

Продавайте только качественный товар. Регулярно проверяйте продукцию, поступившую в магазин. При малейшем несоответствии качества делайте возврат товара.

Посетите магазины с аналогичными товарами в вашем квартале. Узнайте плюсы их работы. Предложите клиентам более выгодные условия, хотя бы на некоторое время.

Сделайте косметический ремонт в помещении, где обслуживают клиентов. Если необходимо, поставьте для удобства стулья или кресла.

Регулярно проводите розыгрыши призов для ваших покупателей. Тогда к вам будут ходить не только за товарами, но и в надежде на победу. Подарками делайте дисконтные карты или товары магазина.

Обратите внимание

Демпинг - не самый лучший способ привлечь покупателя. Вы не сможете вечно удерживать низкие цены.

Полезный совет

Перед выходом положите книгу жалоб и предложений. Возможно, это поможет вам лучше понять потребности покупателя.

Источники:

Статья об улучшении качества работы магазинов
как улучшить работу
Пути улучшения качества выпускаемой продукции

Каждый руководитель заинтересован в эффективной и результативной работе своих подчиненных. Для этого важно знать и уметь применять методы улучшения качества их работы . При этом нужно понимать, что разным сотрудникам требуются свои мотивационные стимулы в зависимости от их личностных потребностей.

Инструкция

Для многих главным фактором профессиональной удовлетворенности является признание их значимости, коллектива. Мотивацией для здесь может служить продвижение по карьерной лестнице либо создание внешних атрибутов почета работника, выделяющих его среди остальных.

Благоприятный психологический климат в рабочей среде, отсутствие интриг и конфликтов во многом зависят от способности руководителя сплотить сотрудников и пресекать на корню деструктивные процессы в . В результате имеют возможность сосредоточиться исключительно на своих трудовых задачах, не отвлекаясь на улаживание посторонних вопросов.

Для отдельных сотрудников особую ценность может представлять возможность выбора удобного трудового графика. Особенно это касается людей с творческими способностями, ориентированными на выполнение креативных задач. Такие работники наиболее эффективны при свободном режиме .

Те, кто заинтересован в личностном и профессиональном развитии, любят сложные задачи, дающие возможность научиться чему-то новому. Поручив сотруднику подобное задание, можно ожидать высоких результатов в короткие сроки.

В любом коллективе найдутся работники, для которых достойное жалование, весомый социальный пакет и комфортные условия труда являются наивысшими ценностями в . Здесь стоит упор на стимулирование: регулярное повышение , премирование, предоставление льгот и иных возможностей.

Психологи утверждают, что человеку свойственен инстинкт соревнования. Грамотное использование этого явления может принести свои плоды. Однако подходить к вопросу создания внутренней конкуренции между коллегами следует крайне осторожно, чтобы не вызвать интриг и зависти. Важно предоставить всем равные возможности, продумать понятные критерии оценки результатов, сделать информацию о достигнутых результатах «прозрачной».

В условиях жесткой конкуренции и избытка товарных предложений именно качество сервиса выходит на первый план. Безупречное обслуживание напрямую влияет на лояльность клиентов к вашей компании. При правильной организации хороший сервис может стать вашим конкурентным преимуществом.

Вам понадобится

- корпоративный сайт;
- стандарт обслуживания;
- клиентская база данных.

Инструкция

Разработайте и пропишите в виде отдельного документа стандарт обслуживания клиентов. Многие вещи, которые для вас элементарны и очевидны, могут не являться таковыми для обслуживающего , работающего у вас. В стандарте должно быть описано все, начиная от внешнего вида и типичных фраз приветствия до реакции на ключевые и дистанции при разговоре.

Устраивайте тренинги для персонала. Проведение подобных мероприятий лучше доверить коучерам. Выбирайте тренинги по технике продаж, ведению диалога . Периодически вы можете проводить работу с персоналом и самостоятельно. Моделируйте ситуации общения с клиентами, давайте . Особенно это .

Наладьте обратную связь с клиентами и старайтесь наблюдать за ними. Узнавайте мнение об обслуживании. Интересуйтесь потребностями и пожеланиями. Заведите гостевую книгу или на вашем корпоративном сайте.

Создайте максимально подробную клиентскую базу данных. Она поможет вам не только анализировать целевую аудиторию, но и улучшить качество обслуживания. Используйте для этого персональную информацию о клиентах, если у вас есть к ней доступ. Например, база поможет вам поздравить их с с помощью адресной рассылки.

Создайте в своем заведении максимально приятную атмосферу. Помните о том, что для клиента важен не только товар или услуга, но и хорошее настроение. Доброжелательный , удобная мебель, приятная музыка, напитки – все это отставит у посетителя положительное впечатление.

Обратите внимание

Старайтесь не допускать критических ситуаций. Не довольный обслуживанием клиент обязательно поделится негативными впечатлениями с окружающими и создаст вам плохую репутацию.

Полезный совет

Постарайтесь обращать в свою пользу даже неприятные случаи. Например, бутылка вина в подарок в качестве компенсации за испорченное блюдо наверняка поднимет настроение клиенту вашего заведения.

Вы начали свой бизнес, и деятельность вашей компании уже привела к хорошим результатам. Но вас не покидает ощущение, что работа сотрудников не дотягивает до желаемого уровня. Качество и эффективность их труда оставляет желать лучшего. Возникает закономерный вопрос как улучшить качество работы сотрудников и повысить эффективность труда?

Как улучшить качество работы сотрудников

Прежде чем искать решения очень полезно бывает понять и проанализировать проблему. Если вы решите повысить всем зарплату, потому что верите, что это сможет повысить мотивацию. То это сработает на короткий промежуток времени. Со временем у вас появится ещё одна проблема. Теперь сотрудники вашей компании не только будут ждать повышенного оклада, но и по-прежнему испытывать давление первоначальной проблемы. Которая из-за отсутствия мотивации никуда не исчезла, она стала только дороже.

Качество работы сотрудников зависит от психологического настроя их шефа

Задайте себе вопрос: насколько вы сами увлечены своей работой? Возможно, вы хотите предлагать вашим клиентам лучший сервис, но чувствует ли это ваша команда? Как правило, сотрудники копируют настрой и поведение своего руководства.

Получаете ли вы лично удовольствие от своей работы? Демонстрируете ли вы свой настрой своим сотрудникам? Вы должны все время общаться со своими служащими. Быть неотъемлемой частью команды. Вы должны знать, чем живут подчиненные за пределами офиса. Для этого как воздух необходимо хоть иногда устраивать различные корпоративные мероприятия и встречи.

Конечно, в идеальном мире мы бы хотели нанимать людей, которые будут сами себя мотивировать и организовывать. Но такого мира нет. И, слава Богу! Потому что человек, который умеет себя сам мотивировать и организовывать, не будет работать наемным сотрудником. Он любыми способами постарается открыть свой бизнес. Не всегда, но в большинстве случаев.

Эффективность работы зависит от настроения в коллективе

Любыми способами нужно избавиться от плохого настроения в коллективе. Неважно насколько талантливы ваши сотрудники. Если они постоянно пребывают в мрачном расположении духа, толка от них не будет ровно никакого. Проводите больше времени со своей командой. Выясните, кто постоянно жалуется и вечно всем не доволен. Как только такой человек найден, избавляйтесь от него без всякого сожаления.

Стимулируйте повышение качества формированием краткосрочных целей

Культура формируется из людей и их достижений. Определяйте месячные или квартальные цели. Которые могут быть достаточно быстро достигнуты вашими сотрудниками. Успешное пересечение финишной черты нужно всегда отмечать премиями или другими поощрительными подарками.

Повышайте эффективность путем стимуляции деятельности сотрудников

Вы должны понять, что вы хотите от вашего бизнеса и относится к нему соответственно. Если вы будете управлять людьми, постоянно боясь их потерять, то ничего хорошего не получиться, потому что тогда вы не будете настоящим лидером.

Работа чем-то похожа на спорт. Люди бросают дело, когда оно не приносит результатов. Причиной отсутствия результатов является не достаточное количество приложенных усилий. Подгоняйте, в хорошем смысле этого слова, вашу команду. Когда они будут видеть, результаты совместной работы, приходит понимание, что оно того стоило. Если результатов нет, то у вас либо не подходящая команда, либо неверный план.

Качество работы сотрудников напрямую зависит от прозрачности целей

Чтобы люди были более увлечены своей работой им нужно ощущение собственной значимости. Одной статистики недостаточно. Руководитель должен делиться с сотрудниками своими планами и соображениями. Старайтесь вместе обсуждать проблемы, дайте им почувствовать себя сопричастными к общему делу. Если из-за вашего решения что-то пошло не так – умейте признавать свои ошибки и продолжайте двигаться дальше. Взаимное уважение и доверие в компании – залог успешного бизнеса.

Улучшить эффективность работы сотрудников равносильно повышению качества конечного результата.

Оптимизация бизнеса - это модернизация алгоритма действий, направленная на достижение целей компании. Для того чтобы организация работала эффективно и соответствовала условиям современного бизнеса, необходимо выбрать лучший вариант обновленного пути, которым в дальнейшем пойдет компания.

Для чего нужна оптимизация бизнеса

Бизнес-процессы – это повторяющиеся, взаимосвязанные действия, выполняемые для достижения компанией определенных результатов.

Какую цель преследует организация, решившая провести оптимизацию бизнес-процессов?

увеличить рентабельность бизнеса;
повысить управляемость бизнеса;
добиться точного прогнозирования и повысить качество процессов планирования;
повысить ценность компании в глазах потребителей;
улучшить взаимоотношения сотрудников различных отделов компании;
оптимально распределить все ресурсы предприятия и сократить расходы;
повысить качество выполняемой сотрудниками работы;
улучшить качество адаптации вновь пришедших на работу сотрудников;
определить и закрепить за каждым из сотрудников компании зону ответственности.

Оптимизация бизнеса - это довольно длительная процедура, имеющая успех только в случае стабильной, беспрерывно проводимой работы в данном направлении. Фундаментом оптимизации бизнеса будет являться уже действующая система ведения бизнес-процессов, но требующая внесения дополнений, т. е. усовершенствований исходных данных. Именно в этом и состоит отличие оптимизации бизнес-процессов организации от реинжиниринга, где бизнес-деятельность начинают создавать с нуля.

Оптимизация бизнеса является менее рискованным мероприятием по сравнению с радикальными изменениями, происходящими во время реинжиниринга.

Основная задача оптимизации бизнеса - усовершенствовать действующие процессы на предприятии, ликвидировать всевозможные отклонения и неточности, повысить результативность введенных в работу принципов и бизнес-процессов, а также наладить между ними взаимосвязь.

Тем не менее в некоторых крупных предприятиях вводят оптимизацию бизнеса, и она со временем приобретает колоссальные размеры, чем напоминает реинжиниринг. Такое переходное состояние уместнее называть либо «глобальная оптимизация», либо «частичный реинжиниринг».

Оптимизация компании: максимум прибыли при минимуме усилий

Оптимизация бизнеса является одним из способов управления бизнес-процессами как в небольших, так и в крупных компаниях. Для того чтобы правильно провести процедуру, необходимо соблюдать определенные принципы , обеспечивающие наибольшую результативность применяемых действий, понятных любому из участников процесса:

важно соблюдать направление движения оптимизации бизнеса: от частного к общему, снизу вверх;
оптимизации подлежит только существующая бизнес-деятельность, являющаяся последовательной и прозрачной. Если вы не можете определить и описать бизнес-процессы компании, то нужно их создавать заново, т. к. отсутствует объект оптимизации;
учитывая все последствия оптимизации бизнеса, особое внимание обратите на то, как это отражается на конечном исполнителе, оцените сложность и объем выполняемой им работы;
оптимизация конкретного бизнес-процесса не должна приводить к дисбалансу другого. Тщательно выбирайте пути оптимизации бизнеса и анализируйте их вероятные последствия.

Оптимизация бизнеса - это кропотливый и продолжительный труд, при правильном подходе к которому можно оправдать издержки предприятия, связанные с ее введением.

Главная задача оптимизации - увеличить результативность бизнеса за счет устранения диссонанса между целями, миссией, а также внутренними и внешними обстоятельствами компании.

Вводя процедуру оптимизации бизнеса на предприятии, можно достичь следующих целей :

Прийти к полному взаимодействию между всеми отделами предприятия.
Повысить качество производимых товаров, работ, услуг.
Оптимизировать такие виды деятельности, как скорость поставки, быстрота обслуживания и т. п.
Ликвидировать недостатки, выявленные в изначально проводимой бизнес-деятельности.
Уменьшить затраты предприятия.
Достичь запланированных показателей.

Но мы дополнительно выделим еще одну цель, являющуюся широкомасштабной, но достижимой далеко не всеми организациями. Она заключается в создании инновационного, ранее неизвестного подхода к оптимизации бизнеса, наиболее подходящего именно для вашей компании.

Компания, целью которой является рост и развитие, должна постоянно заниматься оптимизацией бизнеса. Ликвидируя определенные производственные проблемы, можно столкнуться с иными сложностями. Это бизнес, а в нем не бывает все ровно и гладко, поэтому так важно непрерывно проводить работу по оптимизации бизнес-процессов. В противном случае ваше предприятие не будет развиваться.

Чек-лист и набор инструкций для оптимизации работы компании

Умный чек-лист и 18 инструкций, которые составили редакция журнала «Коммерческий директор», помогут разобраться, как срочно изменить работу отдела продаж, чтобы результаты вас порадовали, а не разочаровали.

Какие системы затрагивает оптимизация бизнеса

Чем учет отличается от системы учета? Существованием синергетического эффекта, т. е. тем, оказывают ли они помощь друг другу своими отдельными частями или препятствуют.

На основании вышесказанного, компании выгодно улучшать системы процессов , такие как:

оптимизация системы учета;
оптимизация системы контроля (по выполнению плана, по безопасности, по информации и др.);
оптимизация системы мотивации;
оптимизация движения информации;
оптимизация системы управления качеством.

Мнение эксперта

Оптимизация особенно актуальна для компаний с большим количеством филиалов и клиентов

Олег Меркулов,

руководитель компании «Росгосстрах-Столица», Москва

Я считаю, что особенно в оптимизации бизнеса нуждаются предприятия со множеством филиалов, обслуживающие большое количество клиентов, а именно: банки, страховые компании, сервисные организации, розничные сети, отраслевые дистрибьюторы. Для них крайне важно не снизить качество обслуживания, несмотря на открытие новых филиалов и на увеличение объема продаж. Но далеко не всем компаниям удается этого добиться. Приведу пример из жизни. Как часто с нами происходит разочарование в том или ином магазине, ресторане, кафе? В какой-то момент в этих заведениях мы замечаем ухудшение качества товаров, работ, услуг и, как следствие, перестаем туда ходить. И дело не столько в снижении уровня сервиса, причина кроется в том, что при развитии и росте компании происходит увеличение числа бизнес-процессов, отчего невозможно понять, от кого конкретно в организации зависит принятие того или иного решения. В итоге, клиент, не удовлетворенный вашей компанией, уйдет к конкуренту.

Проблемы неизбежны, если постоянно не устранять избыточные процессы и излишние элементы контроля. Т. е. оптимизация бизнеса – это не кратковременный проект, им нужно заниматься непрерывно.

Мнение эксперта

Оптимизировать следует часто повторяющиеся процессы

Александр Иванов,

исполнительный директор холдинга «СЗНК», Санкт-Петербург

Необходимо регламентировать и оптимизировать многократно повторяющиеся бизнес-процессы, но не нужно делать этого для одноразовых проектов.

Я не рекомендую описывать бизнес-процессы недавно созданным, стремительно развивающимся предприятиям. Регламентировать бизнес-процессы в компании нужно тогда, когда она переходит к стабильному постоянному менеджменту. Только в этом случае регламентация поможет компании зафиксировать действующие бизнес-процессы, опираясь на которые, предприятие будет продолжать развиваться.

Наиболее эффективные методы оптимизации бизнеса

Рассмотрим методы оптимизации бизнес-процессов предприятия:

фиксирование оснований, ведущих к принятию важных управленческих решений;
разработка или модернизация различных форм документов компании;
усовершенствование состава и очередности мероприятий бизнес-процесса;
изменение требований к итоговым показателям;
установление зоны ответственности по выполнению той или иной процедуры.

Фиксирование оснований, ведущих к принятию важных управленческих решений.

В принципе, это четкий алгоритм действий по принятию управленческих решений на базе структурообразования условий. Они бывают стандартными, принимаемыми в процессе ведения бизнеса, например, поставка продукции по предоплате или с отсрочкой платежа и другие. Далее необходимо определить первоначальные данные: размер долга, период сотрудничества и т.п. Затем следует установить порядок принятия решений и распределить области ответственности по итоговым показателям, например: до 50 000 рублей решения принимаются менеджером, а более 50 000 рублей – руководителем отдела. Такой подход при оптимизации бизнеса поможет освободить руководителей от текущей деятельности, которой могут заниматься его подчиненные и, как следствие, данный факт благоприятно скажется на затратах компании.

Разработка или модернизация различных форм документов компании.

Зачастую информация в бизнесе передается в нефиксированном виде, т.е. устно, вследствие чего она, как правило, утрачивается или искажается при передаче данных. Работникам приходится затрачивать больше времени на их восстановление. Чтобы не терять информацию, нужно ее зафиксировать в определенной форме. Это необходимо как для структурообразования сведений, так и для формирования планов по выполнению бизнес-процессов, а также последующего учета. В формах документов компании лучше использовать различные классификаторы сведений с целью упрощения обработки информации, в т. ч. и компьютеризированной.

Усовершенствование состава и очередности мероприятий бизнес-процесса.

Важно ликвидировать из бизнес-процесса процедуры, не прибавляющие ценности итоговым показателям компании. При оптимизации бизнеса исключите лишние действия, ненужные элементы контроля и т.п. Так, например, нет смысла согласовывать типовой договор компании с юридическим отделом, т. к. они его и разрабатывали с учетом норм действующего законодательства. Нетрадиционные сценарии бизнес-процессов следует воспринимать как проекты.

Изменение требований к итоговым показателям.

Требования к итоговым показателям необходимо детализировать и разложить на измеримые компоненты. Если руководитель настаивает на качественном выполнении работы со стороны своих сотрудников, то ему следует указать пределы качества, например, размер выпускаемой детали должен быть не более и не менее конкретных показателей, период на обслуживание клиента не должен превышать конкретное время и т. п. То есть при введении оптимизации бизнеса в компании должны быть зафиксированы и при этом доведены до исполнителя нормы, которые касаются итогов проведения определенных процедур.

Установление зоны ответственности по выполнению той или иной процедуры.

Нужно определить, кто является ответственным за ту или иную процедуру. Необходимо закрепить все обязанности сотрудников в локально-нормативных актах компании, таких как должностные инструкции работников, положения об отделах предприятия и т. п. Закрепленные в документах компании нормы ответственности имеют совсем другое значение для подчиненных, чем устные указания руководства.

Материальная ответственность работника: как сохранить имущество компании

Оптимизация вашего бизнеса: 7 работающих приемов

Вынесение ИКР (идеального конечного результата) за рамки процесса.

При оптимизации бизнеса нужно корректно описать ИКР. Кажется, что сформировать его при создании бизнес-процессов довольно просто. Искать же ИКР в рамках бизнес-процесса неправильно.

Пример:

Московская фирма занимается производством товаров, используемых клиентами России и СНГ. Отдел логистики данной компании поставляет своим заказчикам продукцию за счет собственного автотранспорта. В последнее время затраты на содержание этого отдела возросли. Поставка товара заказчикам посредством своего транспорта стала проблемой для компании. Ошибочный метод установления ИКР выглядит так: «Уменьшить расходы на доставку продукции компании собственным транспортом на 10%».

Но инициатор оптимизации бизнеса перекрывает для себя всевозможные ресурсы сложившейся ситуации. Лучше, если метод установления ИКР будет сформулирован так: «Принять соответствующие меры по доставке продукции, чтобы она не превышала определенного количества рублей на заданное расстояние».

Как использовать прием?

Создать ИКР, которого можно достичь за счет реализации бизнес-процесса и иными доступными методами.

Исключение лишних шагов из процесса .

Для реализации этого способа оптимизации бизнеса нужно внимательно проанализировать каждый этап процесса и рассмотреть возможность исключения или объединения некоторых из них.

Пример:

При приеме на должность менеджера по продажам в компанию «Техносила» соискатель обязан был пройти определенные этапы:

Прохождение собеседования с менеджером по подбору персонала (оно ведется по телефону).
Прохождение собеседования с менеджером по подбору персонала (лично в офисе компании).
Прохождение собеседования с руководителем торговой точки.
Подготовка и доставка пакета документов для приема на работу в офис компании.

Приступить к работе менеджера по продажам в определенный магазин возможно, только если соискатель пройдет все вышеперечисленные этапы.

Менеджер по подбору персонала не должен допустить, чтобы к директору магазина попали случайные люди, не подходящие ни по возрасту, ни по образованию, ни по опыту работы и т. д. Он фильтрует соискателей на должность менеджера по продажам, а директор магазина принимает окончательное решение о принятии на работу того или иного претендента. После проведения анализа всех четырех этапов приема на работу менеджера по продажам было принято решение упразднить 2-ой и 4-ый этапы в связи с тем, что отсеять лишних кандидатов возможно уже на этапе телефонного собеседования, а оформление на работу производить непосредственно в магазине, в который принимается будущий сотрудник.

Как использовать прием?

Имеются ли повторяющиеся этапы, которые можно исключить из процесса или объединить его с другим этапом?
Необходимы ли все этапы процесса, чтобы достичь его основной цели? Возможно ли обойтись без некоторых из них?

Изменение последовательности этапов исполнения процесса.

Пример:

Алгоритм действий выдачи кредита в одном из банков происходит следующим образом: менеджер банка оформляет все документы, тем самым выполняя около 90 % работы, а затем делает запрос в службу безопасности. В результате, если служба безопасности отказывает в выдаче кредита, то 90 % данной работы оказываются проделанными впустую, а это временные затраты сотрудников банка, амортизация оргтехники, расход материалов на подготовку и распечатку документации, а также упущенная выгода. В любой отрасли бизнеса есть определенные риски, но цель руководителя – минимизировать их. В рассматриваемом примере при введении процедуры оптимизации бизнеса необходимо поменять местами этап оформления кредита с этапом проверки службой безопасности, что позволит существенно сократить количество операций исполнения процесса.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

Какие этапы процесса считаются самыми важными для того, чтобы успешно его завершить?
Есть ли возможность сместить важные этапы в начало процесса?

Дробление операций

Считается, что при более усовершенствованных процессах к квалификации работников предъявляется меньше требований. Если грамотно использовать этот метод оптимизации бизнеса и раздробить все бизнес-процессы, то это, несомненно, приведет к упрощению бизнес-деятельности в целом. Такой способ распространен еще с древних времен.

Пример:

Англия, 17 век. Один из ремесленников производил булавки в собственной мастерской. Им были наняты подмастерья, ведущие процесс изготовления булавок от начала до конца. В определенный кризисный период ремесленник не смог оплачивать труд своих помощников, он был вынужден прекратить с ними сотрудничество и принял решение разбить процесс изготовления булавок на определенные операции, которые мог производить любой, даже необразованный человек. Ремесленник набрал на улице мальчиков 15-ти лет в качестве работников мастерской. Он смог сократить расходы на оплату труда и при этом увеличить производство булавок в 200 раз. Когда ремесленник использовал труд квалифицированных работников, мастерская производила примерно 80 булавок за рабочий день, а после разделения на мелкие операции и при использовании неквалифицированной рабочей силы производство булавок достигло 48 000 штук за тот же период.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

Какие этапы процесса нуждаются в высокой квалификации производителя?
Возможно ли разделить производственный процесс на мелкие операции с целью снижения требований к работнику?

Вынесение операций за рамки основного процесса

Зачастую в сверхсложных бизнес-процессах, переполненных операциями, один работник выполняет сразу все действия, чем затягивает процесс и ведет к снижению его качества. Универсальные работники встречаются нечасто. Например, работник собственной автомастерской на окраине города может самостоятельно починить хоть карбюратор, хоть двигатель, но в условиях профессионально оборудованной автомастерской такой вариант вряд ли возможен.

Пример:

Менеджеры по продажам компании «Столплит», занимающейся реализацией мебели, самостоятельно оформляли кредиты. Из-за такой загруженности продавцов возникло множество проблем, таких как:

затягивание процесса оформления кредита из-за неспособности продавцов быть профессионалами и в продажах, и в оформлении документов;
спад уровня продаж по причине временных трат на оформление кредитов;
ошибки в оформлении документов и, как следствие, снижение количества выданных кредитов.

В данном примере четко видно, что обязанность продавцов оформлять документы на кредит затягивает процедуру продаж в розницу, несмотря на то, что изначально кредитная линия создавалась с целью их увеличения. Несомненно, продажа мебели в кредит является плюсом для магазина, но только не за счет снижения качества обслуживания клиентов продавцами торговой точки.

Руководство компании нашло простой выход из сложившейся ситуации, а именно: был создан удаленный центр по оформлению кредитных договоров (УЦОК), который сотрудничал с различными банками- компаньонами «Столплит». Единственное, что должен был осуществить продавец, предлагая клиенту кредит, – это сделать ксерокопию страниц паспорта и направить их в УЦОК, предварительно указав размер и срок кредита.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенные вопросы:

Какие операции занимают больше всего временных и материальных ресурсов?
Возможно ли поручить выполнение данных операций другим работникам, не принося при этом убыток бизнес-процессу? Руководитель должен понимать, что некоторые из них могут выполнить не только его сотрудники, но и компании-аутсорсеры.

Объединение операций во времени и (или) пространстве

Пример:

Рыбные консервы производятся на судне, которое занимается ловлей рыбы. В месте добычи полезных ископаемых зачастую занимаются их переработкой. В приведенных примерах компании использовали такой метод оптимизации бизнеса, как объединение добычи и производства.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, задав определенный вопрос:

Имеются ли в процессе операции, которые необходимо соединить во времени и (или) пространстве?

Автоматизация, передача выполнения части или всех функций машине

Данный способ применим тогда, когда можно в полном объеме автоматизировать производственный процесс, а сотрудник необходим лишь для обслуживания специализированных машин.

Пример:

В 1880 году в США появились первые торговые автоматы, которые заменили продавцов.

В 1946 году появились первые аппараты по производству зернового кофе, заменив тем самым не только продавцов, но и барменов.

Как использовать прием?

Проведите анализ всей последовательности действий бизнес-процесса, определенный вопрос: имеются ли специализированные машины, программы, которые смогут заместить и вытеснить операции бизнес-процесса, при этом не потерять в качестве.

Автоматизация процессов производства: основные этапы и трудности

Поэтапная оптимизация бизнес-процессов самостоятельно

Первыми шагами на пути оптимизации бизнес-процессов организации должно стать создание рабочей группы, которая была бы ответственна за проект, а также формирование точного плана действий. Советуем оптимизацию бизнеса проводить поэтапно, следуя плану :

проведите диагностику бизнес-процессов предприятия;
постарайтесь тщательно описать бизнес-процессы;
выделите опорные точки;
занимайтесь усовершенствованием бизнес-процессов;
управляйте введенными изменениями.

На этапе подготовки нужно сформировать рабочую группу проекта по оптимизации бизнеса, состав которой должен зависеть от целей проекта оптимизации. Обычно в комиссию включают представителей каждого отдела компании. Крайне важно донести до сотрудников информацию о целях проекта и сформировать детальный план намечающихся работ. На стадии окончания первого этапа оптимизации бизнеса необходимо издать приказ о запуске проекта и приложить его карточку, в которой будут прописаны основные этапы, сроки, конечные итоги каждого из них, ответственные сотрудники, необходимые ресурсы.

Диагностика бизнес-процессов компании.

Даже на небольших предприятиях число бизнес-процессов может достигать нескольких тысяч. Вот почему основополагающая цель диагностики – выявление тех из них, которые нуждаются в оптимизации.

Нужно понимать, что важнейшие изменения менее значимых процессов не приносят существенных положительных результатов, и даже небольшой прогресс основополагающих процессов может принести заметный результат, например, сокращение расходов, как материальных, так и временных. Поэтому, проводя диагностику бизнес-процессов, так важно определить, какие являются ключевыми, а какие второстепенными.

В виде вспомогательных факторов , которые характеризуют важность процесса, возможно применять следующие критерии:

продукция или услуга, производимая в результате выполненных бизнес-процессов, отличается немалым удельным весом в системе расходов предприятия;
многократно повторяющийся процесс в определенный промежуток времени;
значимость характеристик процесса, таких как расходы, сроки, ресурсы;
для отбора основополагающих процессов можно применять оценки экспертной группы, куда входят руководители всех отделов компании.

Описание существующих бизнес-процессов.

Задача этого этапа – описать процессы, выбранные для оптимизации бизнеса, по принципу «как оно есть» и создать конкретные условия для единообразного понимания их всеми сотрудниками предприятия. Для этого воспользуйтесь методологиями ARIS или IDEF.

Описание бизнес-процессов важно проводить «сверху вниз». В первую очередь описывают процессы, которые происходят на высшем уровне предприятия, а затем их детализируют.

Воспользуйтесь действующим на предприятии описанием бизнес-процессов. Даже в некрупных компаниях на период запуска процедуры оптимизации существует выборочное и фрагментарное описание процессов. Например, должностные инструкции работников, положения об отделах компании, регламенты и т. п. Используя данные документы, вы сэкономите время.

Описывая процессы, опирайтесь на опыт крупнейших консалтинговых предприятий, компаний- конкурентов, ведущих аналогичную бизнес-деятельность. Вы должны назначить лиц, ответственных за выполнение каждого бизнес-процесса. Такой менеджер должен быть не только ответственен за порученный ему процесс, но и иметь возможность им управлять. Нельзя оптимизировать процессы, за которые ты не несешь ответственности.

Выделение опорных точек.

Для осуществления контроля над выполняемой работой до введения процедуры оптимизации бизнеса определите и измерьте опорные точки процесса (важнейшие характеристики). Как правило, в качестве опорных точек используют такие характеристики процесса, как качество и скорость его выполнения.

Совершенствование бизнес-процессов.

Совокупность всех действий по усовершенствованию бизнес-процессов дает право провести многосторонний анализ, найти логические ошибки и осуществить определенные мероприятия по оптимизации бизнеса.

Поиск логических ошибок

Бизнес-процессы предприятия являются исключительными, но можно выявить самые популярные ошибки, допускаемые большинством компаний. Ликвидация их даст возможность увеличить результативность процессов.

Формирование никому ненужной информации.

Часто компании копируют документы, но содержащуюся в них информацию нигде не используют. Решите, нужна ли она вам? Если да, то пропишите, в каком конкретно бизнес-процессе. Если нет, то поменяйте процесс так, чтобы лишняя рабочая функция была из него исключена.

Отсутствие информации, которая нужна для исполнения процесса.

Необходимо пользоваться информационными данными в ходе выполнения процесса, но они не должны создаваться и передаваться из иных бизнес-процессов. Первое, что нужно сделать, – это определить источник данной информации. В крупных холдингах специалисты финансового отдела управляющей компании много времени тратят на связь с дочерними предприятиями для получения дополнительных сведений. От этого можно уберечься, если распоряжение о предоставлении информации будет зафиксировано в локально-нормативных документах.

Отсутствие регламентов компании, описывающих поступление информации по бизнес-процессу.

К примеру, на предприятии действует процесс «Анализ запросов, предложений и претензий от клиентов», но сведения частично поступают менеджерам по продажам. Если в положении об отделе продаж не прописать обязанность продавцов передавать информацию в претензионный отдел, то часть данных регулярно будет теряться. Чтобы этого избежать, нужно разработать понятные регламенты, где будут четко прописаны обязанности по передаче информации.

Применение в процессе документов, которые не имеют конкретного источника происхождения.

Например, отчет по движению дебиторской задолженности могут готовить как бухгалтерия, финансовый отдел, так и коммерческий отдел компании. Показатели отчета могут существенно отличаться друг от друга. Пользователь таких сведений о задолженности потратит массу времени на поиск недочетов и на выявление расхождений в показателях отчета. Необходимо определить всех сотрудников компании, нуждающихся в информации о дебиторской задолженности, разработать унифицированную форму отчета и жестко регламентировать принципы учета.

Отсутствие регламента того или иного бизнес-процесса.

Разработка регламентов всех процессов компании – важнейшая задача, которую необходимо решить во время проведения оптимизации бизнеса. Отсутствие таких регламентов может привести к тому, что в процессы не будут вовремя вноситься изменения и дополнения и, как следствие, работа будет сделана впустую.

Ошибки интерфейса.

Как входящие, так и исходящие информационные потоки поставляются в разных форматах. Например, в компании структура детализации статьи расходов и доходов не совпадает со структурой статей бухгалтерии. В такой ситуации 20% деятельности затрачивается на подготовку информации, а остальные 80% – на трансформацию полученных данных в необходимую форму. Детально опишите процессы и введите правила передачи информации – только так вы сможете решить данную проблему. Когда ошибки будут исправлены, можно непосредственно переходить к оптимизации бизнес-процессов предприятия.

Мероприятия по оптимизации

Проведите разработку нескольких версий оптимизации бизнеса, это поможет сделать процесс более гибким для применения того или иного варианта в зависимости от ситуации. Разработайте хотя бы 2 разновидности оптимизации процесса: сложную и более простую.

Горизонтальное и вертикальное сжатие процесса.

Усовершенствование бизнес-процессов позволит заменить сотрудников узкой квалификации на специалистов широкого профиля. Так изменения в крупнейшем банке могут привести к горизонтальному сжатию процесса.

Когда участник бизнес-процесса имеет возможность взять на себя принятие конкретных решений, тем самым сократив число этапов согласования, то совершается вертикальное сжатие процесса.

Уменьшение числа операций контроля.

В практической деятельности зачастую происходит так, что затраты на различные проверки и управление бизнес-процессами превышают потенциальные потери, имеющие место быть при их отсутствии.

Управление изменениями

Основные трудности, с которыми сталкивается компания на пути оптимизации бизнеса, – протест и сопротивление внедряемым изменениям сотрудниками предприятия. Успешно провести оптимизацию бизнеса можно только при условии тесного вовлечения в процедуру всех работников компании.

Ключевой фактор , который влияет на формирование благополучной среды для совершенствования процессов, – отсутствие страха перед преобразованиями. Именно в этот момент необходимо вводить систему мотивации, которая в основном будет содержать в себе поощрения и премирования. В период оптимизации бизнеса лучше воздержаться от дисциплинарных наказаний.

Оптимизация бизнеса необходима не только для сокращения временных и денежных потерь, но и для того, чтобы упростить труд работников предприятия. Доведите до персонала компании эту идею, тогда сложностей с введением преобразований у вас не возникнет.

После оптимизации

После выполнения работ необходимо распланировать, организовать и постоянно проводить проверку введенных процессов. Нужен контроль за правильным выполнением работниками преобразованной бизнес-деятельности и соотнесение ее с регламентами компании.

После проведения оптимизации бизнеса можно наиболее эффективно пользоваться информационными системами, которые регламентируют процессы предприятия.

Для обеспечения поддержки преобразованным процессам необходимо формирование нового отдела компании, который стал бы отслеживать работу и заниматься дальнейшим усовершенствованием процессов, а также их аудированием.

Оптимизация бизнес-процессов компании: типичные ошибки, которых следует избегать

Во время проведения оптимизации бизнеса компания сталкивается со множеством трудностей. К примеру, часто оптимизацией могут заниматься разные сотрудники в разные промежутки времени . В этом случае страдает не только стиль, но и регламент описания процессов. Необходимо дополнительно разработать план характеристики и стандарты процессов, при этом нужно согласовать структурные элементы таких документов.

Зачастую проблема заключается в том, что предприятия не уделяют серьезного внимания обсуждению того, «как надо» выполнять процесс . Автоматизировать непреобразованные процессы рискованно, можно получить «автоматизированный хаос». Уже во время первого этапа оптимизации бизнеса, создавая описание действующих процессов, необходимо искать варианты их оптимизации. Такие преобразования порой приводят к тому, что приходится менять организационную систему компании.

Разрабатывая процедуру усовершенствования бизнес-процессов, необходимо, прежде всего, делать акцент на описании процессов, т.е. на регламенте. Нельзя изменять какой-то процесс без изменения регламента , в противном случае это приведет к беспорядку. Крайне важно контролировать актуальность всех регламентов. Для преобразования любого процесса нужно прописать его на бумажном носителе, провести апробацию, а затем начинать автоматизацию.

Поспешное внедрение нового программного продукта может стать отрицательным фактором для оптимизации бизнеса, особенно если специалисты не следят должным образом за работой серверов, благодаря которым функционирует введенное программное обеспечение. Нестабильно работающие и медленные сервера, ненастроенное программное обеспечение приводят к тому, что сроки на ввод в эксплуатацию увеличиваются. Персонал компании настороженно относится к введению процедуры оптимизации бизнеса, они не хотят этих преобразований. Апробацию и настройку нового ПО можно проводить на медленно работающих серверах, но ввод в эксплуатацию преобразованного ПО требует мощно работающего сервера, функционирующего без ошибок.

Работа с персоналом – важнейшая задача при автоматизации бизнес-процессов. Чтобы провести правильную наладку деятельности после процедуры оптимизации бизнеса, необходимо сформировать компетентный центр, решающий любые проблемы и вопросы. Проведите инструктаж с каждым из сотрудников компании, чтобы они не только правильно понимали особенности выполнения процесса, но и свою роль в нем.

Расходы на персонал: управление, планирование и оптимизация

Какая программа по оптимизации бизнеса подойдет вашей компании

ARIS Expres s – это инструмент, моделирующий процессы, он прост в установке, настройке и управлении, поэтому рекомендован как пользователям-новичкам, так и студентам высших учебных заведений.

Эта продукция родом из семейства инструментов моделирования ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems ) фирмы IDS Scheer (в современное время продукт является элементом компании Software AG ), уже несколько лет довольно широко распространенных на рынке России и снабженных русскоязычной версией техподдержки.

Семейство продукции ARIS (ARchitecture of Integrated Information Systems), производимое фирмой IDS Scheer , состоит из инструментов, моделирующих бизнес-процессы, из методов разработки системы согласованных показателей, оценок и оптимизации ценности бизнес-процессов, инструментов, упрощающих введение ERP-систем, создание проектов приложений и ИТ-инфраструктуры, а также инструментов, контролирующих выполнение процессов. Такие крупнейшие компании-аналитики, как Gartner Group и Forrester Research причисляют фирму IDS Scheer к мировым лидерам инструментов моделирования и анализа процессов бизнес-деятельности.

Business Studio – это система моделирования бизнес-процессов российского производства, которая позволяет компаниям сделать проще и быстрее развитие системы управления. Данный продукт снабжен бесплатной версией и станет отличным помощником при введении процедуры оптимизации бизнеса.

Фундаментальные решаемые задачи :

Разработка проекта усовершенствования и оптимизация процессов.
Формализация стратегии с последующим контролем за ее достижением.
Разработка проекта организационной структуры компании и ее штатного расписания.
Разработка и распространение среди персонала компании различной регламентирующей документации.
Ввод в работу системы менеджмента качества согласно стандартам ISO.
Разработка техзаданий и поддержка ввода информационных систем.

AllFusion Process Modeler

Данная программа поможет компании при введении процедуры оптимизации бизнеса. Провести анализ, описание и моделирование модели данных - построитель мета-моделей данных. Она по заслугам лидирует среди аналогичных продуктов и состоит из трех методологий :

Методология IDEF3 (моделирование потоков работ).
Методология IDEF0 (функциональное моделирование).
Методология DFD (моделирование потоков данных).

IBM WebSphere Business Modeler – программа с очень удобным интерфейсом для пользователей предназначена для моделирования и создания коллективной деятельности как производственных сотрудников, так и ИТ-специалистов.

Происходит быстрая интеграция функции моделирования, а также создания рабочих бизнес-процессов и имитации. Имитация построена на базе сведений из хранилища, отчетов о преобразованиях и оценки производительности в режиме реального времени. Провести мониторинг действующих процессов возможно через сеть Интернет, опираясь на помощь простейшего браузера.

ELMA – программа российского производства.

Система управления процессами базируется на очень простом замысле: создание моделей бизнес-процессов вашего предприятия построено на демонстрации наглядных диаграмм, которые нужно загрузить в программу ELMA , и она самостоятельно отследит выполнение бизнес-процессов в практической действительности компании. Данный продукт снабжен бесплатной версией и окажет хорошую помощь при введении процедуры оптимизации бизнеса.

Кроме управления ступенчатыми задачами, которые взаимовыгодно автоматизировать, существует модуль управления проектами. Система контроля отчетов воссоздает наилучшие условия ведения командной деятельности. Команда может эффективно работать удаленно, что особенно ценно для имеющихся у компании филиалов.

Документооборот посредством электронных каналов связи тесно соединен с модулями системы, чем предусматривает осуществление классификации документов и их хранение. Все это ведет к экономии времени, а представление о существовании незаменимых работников сводится к нулю.

Повышение продуктивности: 10 стратегий, которые сэкономят время

Мнение эксперта

К оптимизации следует подходить системно и поэтапно

Алла Бедненко,

директор по персоналу компании «Эконика-обувь», Москва

Если в вашей компании происходит резкий скачок роста, то ее руководитель обязательно столкнется с вопросом постепенного введения системы оптимизации бизнеса. Именно так произошло с компанией «Эконика-обувь». Заказчиком оптимизации бизнес-процессов организации стал наш генеральный директор, куратором – вице-президент корпорации «Эконика». Непосредственным руководителем проекта – директор по персоналу.

Проект состоит из определенных этапов:

разработка модели действующих процессов;
разработка модели оптимизированных процессов, где были бы отражены основные показатели эффективности различных отделов компании;
разработка программы преобразований, подготовка техзадания для ввода корпоративной информационной системы;
разработка положений автоматизации предприятия;
непосредственная оптимизация бизнеса, т. е. усовершенствование бизнес-процессов.

Как проводится финансовая оптимизация бизнеса

На первом этапе финансовой оптимизации бизнеса, проводят анализ оптимизации работы финансового отдела компании, нужно владеть актуальной моделью процессов, которая отражала бы структуру и все операции, производимые отделом, а также материальными средствами, временем и иными необходимыми ресурсами.

Результатом второго этапа финансовой оптимизации бизнеса служит наглядный материал для проведения анализа всего происходящего на предприятии, указывающего трудные моменты в работе, всевозможные риски, расходы, связанные с повторением обязанностей и ответственности. Для формирования такой модели нужно проанализировать организационную структуру и процессы компании. На этом первоначальном этапе происходит отбор процессов, нуждающихся в преобразовании. Руководитель компании может принять решение как о преобразовании бизнес-процессов, т. е. об их оптимизации, так и об их реинжиниринге.

Оптимизация бизнеса – некрупные преобразования, которые направлены на усовершенствование уже существующих процессов. Оптимизация бизнеса является необходимой процедурой в том случае, если процессы работают и не приносят особых проблем и большого урона для компании.

Реинжиниринг бизнеса – коренные преобразования основополагающих процессов компании. Данная процедура несет за собой полный отказ от существующих бизнес-процессов с целью их замены на абсолютно новые.

Цель реинжиниринга – резко уменьшить стоимость процессов, а также временных, человеческих и материальных затрат. Как правило, при реинжиниринге происходит замена организационной структуры предприятия и выполняемых задач. Прибегать к реинжинирингу нужно тогда, когда невозможно вести деятельность согласно действующим процессам, т.к. это сопровождается денежными потерями.

После разработки рекомендаций по оптимизации/реинжинирингу действующих процессов для стандартизации новых разрабатываются определенные шаблоны решений, каждое из которых состоит из процессной и технической части. Процессная часть – это совокупность схем и элементов бизнес-процессов (ее можно реализовать в ARIS). Техническая часть – это исполнение процессной части в конкретно выбранной информационной системе.

Последующая разработка регламентирующих документов содержит в себе формирование регламентов различных процедур и процессов, положений об отделах, должностных инструкций, а также иных унифицированных документов, которыми впоследствии будут пользоваться специалисты рабочей группы при вводе в эксплуатацию информационной системы. Обязательно нужно уделить достаточное внимание качеству разработанной документации и ее доступности, т. к. ей должны пользоваться все работники предприятия. Не рекомендуется использовать в документах слишком много технических терминов и намеренно усложнять описание процессов.

Этап представления результатов проекта финансовой оптимизации бизнеса и сравнение с важнейшими целями предприятия предполагает контролирование возможности достижения плановых показателей.

Непосредственное внедрение стандартного шаблона финансовых бизнес-процессов должно предполагать определенную дату, начиная с которой компания будет вести деятельность по разработанной схеме согласно введенной системе оптимизации бизнес-процессов.

Т. е. за счет введения проекта финансовой оптимизации бизнеса на предприятии сформируется целостное учетное пространство, а риски внутреннего контроля будут абсолютно предотвращены. В итоге функции учета и отчетности станут гибкими и универсальными, а компания получит нужный ей эффект от оптимизации бизнеса.

Управление расходами организации, или Как создать систему минимальных издержек

Оптимизация бизнеса для малых предприятий: 5 недорогих решений

Бесплатные CRM-системы

Если база клиентов компании увеличивается, то встает необходимость в ее автоматизации, цель которой – напоминать клиентам о товарах и услугах, а также об акциях компании. Помощниками в автоматизации базы клиентов могут выступить такие CRM-системы, как FreshOffice, «Мегаплан», AmoCRM, «Битрикс24». Эти системы помогают компании поддерживать тесные взаимоотношения с клиентами, регулировать продажи, проводить анализ статистических показателей, осуществлять удаленный контроль за загрузкой сотрудников предприятия.

Стоимость. В CRM-системы возможно загрузить безграничное число клиентов, но пользоваться системой необходимо непрерывно, в противном случае, при простое системы более 3-х месяцев ваш аккаунт будет заморожен. Есть возможность бесплатно загрузить до 7-ми пользователей в «Мегаплан» и до 5-ти в «Битрикс24». Заметим, что интерфейс «Мегаплана» выглядит более дружелюбно, чем у других систем.

Чат клиентской поддержки MyChat

Для общения с клиентами рекомендуем пользоваться таким недорогим решением для оптимизации бизнеса, как онлайн-чат. Для того чтобы его разработать, вовсе необязательно обращаться к профессиональным программистам. Например, MyChat (nsoft-s.com) допускает общение как через локальную сеть, так и через Интернет. Инструкцию по настройкам вы сможете найти на сайте. Через MyChat можно посылать уведомления всем пользователям. Программа предполагает разделение пользователей на клиентов и сотрудников компании.

Стоимость. Тариф Business, включающий 100 подключений, – примерно 21 000 рублей в год. Отметим, что, совершая всего 8 сделок купли-продажи в месяц, компания за 1-2 месяца окупит эти расходы. Для некрупных фирм существует бесплатная версия MyChat (до 20 пользователей в чате).

Обратные звонки клиентам Callbackhunter или CallBaska

Через Callbackhunter или CallBaska посетитель сайта компании может заказать звонок, чтобы получить ответ на интересующие его вопросы. С помощью данных сервисов организация получает сведения о клиенте, его контактные данные, а также может оценить эффективность деятельности администратора сайта. Администратор должен перезвонить клиенту, оставившему свои контакты, в течение 1-2 минут с момента получения заявки на звонок.

Стоимость. Тариф Light в CallBaska – 790 рублей в месяц. В него включено неограниченное количество звонков по оставленным заявкам, но с ограничением времени (50 минут общего разговора в месяц).

Дистанционная оплата ECommPay

Для того чтобы показать авторитетность компании своим клиентам, создайте для них возможность оплачивать услуги непосредственно через сайт. С помощью ECommPay.com настройте систему интернет-эквайринга. Данный сервис интегрирован с различными платежными системами (включая мобильные), банковскими картами, электронными кошельками, а также надежно защищен от риска спорных и несанкционированных платежей. Несомненный плюс – внесение клиентом предоплаты за товар, услугу.

Стоимость. 1,8-3,5 % с любой транзакции. Если клиент оплачивает услугу в полном объеме, рассмотрите возможность сделать ему скидку, учитывая сэкономленные денежные средства на указанные проценты с платежа.

Делегирование работ одной кнопкой

Если вам периодически необходимы финансовые и юридические консультации, воспользуйтесь сервисом «Кнопка» (knopka.com). Он поможет в юридическом сопровождении бизнеса и обеспечит безопасность взаимоотношений с контрагентами. Сервис решит вопросы взаимодействий с банками, сможет предложить альтернативы оптимизации бюджета компании. Также с помощью сервиса можно решить такие вопросы, как организация переговоров с партнерами по бизнесу, поиск специалистов, бронирование билетов на самолет и т.д. Сервис «Кнопка» поможет грамотно подойти к оптимизации бизнеса вашей компании.

Стоимость. Тариф с максимальным числом услуг – 24 000 рублей в месяц, 288 000 рублей в год. Но выгодны ли компании расходы на данный сервис? Нанятый приходящий бухгалтер обойдется компании в 10 000 рублей, юрисконсульт – 20 000 рублей, бизнес-ассистент – 40 000 рублей. Итого, включая налоги – 100 000 рублей в месяц. Сумма превышает в 5 раз ежемесячный тариф сервиса «Кнопка». Ведение бизнеса без бухгалтерских и юридических услуг чревато всевозможными штрафными санкциями и значительными издержками.

Штрафы ФАС за нарушение закона о рекламе и способы их избежать

Информация об экспертах

Олег Меркулов , генеральный директор компании «Росгосстрах-Столица», Москва. Организация входит в систему «Росгосстрах» и в пятерку крупных страховщиков Московского региона. В Москве работают порядка 30 страховых агентств, офисов продаж и 100 мини- и мобильных офисов, в Подмосковье – 68 филиалов. Клиентами являются: фармацевтические компании KRKA и «Байер», авиакомпания «Ист Лайн», аэропорт «Домодедово», АКБ «Русь-банк», ФК «Русь-Капитал», ООО «Эрманн», Посольство США в РФ, «Моссельпром», ТТЦ «Останкино», Фондовая биржа РТС, радиостанция «Серебряный дождь», большинство хлебозаводов Московской области и др. Всего компания насчитывает более 10 000 клиентов.

Александр Иванов , исполнительный директор холдинга «СЗНК», Санкт-Петербург. Северо-Западная нерудная компания - целый комплекс предприятий строительной индустрии, которые объединены в три отрасли: строительную, нерудную и бетонную. Ведут деятельность в Северо-Западном, Центральном, Приволжском федеральных округах. Головные предприятия располагаются в Москве, Санкт-Петербурге, Нижнем Новгороде. СЗНК и «СЗНК-Бетон» лидируют в производстве и поставке нерудных материалов, таких как щебень, песок и т. д., а также товарных бетонов и растворов на Северо-Западе РФ.

Алла Бедненко , директор по персоналу компании «Эконика-обувь», Москва. «Эконика-обувь» является одним из лидеров по производству модной обуви на рынке России, оператором розничной сети в РФ. В России, Украине, Казахстане открыто более 100 фирменных магазинов обуви «Эконика».

В компании, численность которой превышает одного человека, как правило, имеются различные подразделения - сбыт, маркетинг, бухгалтерия и пр. Задачи, решаемые этими службами очень различны, различны и принципы их организации и функционирования. Тем не менее, можно описать универсальный алгоритм, который возможно использовать при оптимизации любого подразделения, не зависимо от его назначения и оргструктуры. Этим мы сейчас и займемся.

Что такое оптимизация?

Оптимизация деятельности - это комплекс мероприятий, направленный на повышение эффективности подразделения (или предприятия в целом). Суть этих мероприятий можно выразить известным девизом - «Выше, дальше, лучше!». То есть, в результате предпринятых действий подразделение начинает демонстрировать повышение производительности, снижение затрат и т.д.

Итак, приступаем. Наша задача - описание универсальных этапов оптимизации деятельности подразделения.

Возникновение запроса на оптимизацию

Формальный запрос на оптимизацию может исходить как от руководства компании, так и от руководителя подразделения, ищущего «что бы тут подправить». Соответственно, во втором случае запрос обычно довольно общий, направленный на общее совершенствование системы, а в первом - более конкретный, вызванный недовольством конкретными показателями подразделения. Например, у руководителя компании может возникнуть желание уменьшить расходы конкретной службы. Дескать, слишком много она потребляет. Особенно часто такое желание возникает в отношении подразделений, напрямую не влияющих на экономические результаты компании. Пример - отдел персонала, особенно, если его функции ограничены рекрутингом.

Но желание сократить издержки - далеко не единственный мотив для преобразований. Чаще всего речь идет о том, что подразделение в существующем виде недостаточно эффективно справляется со своими обязанностями.

Формулирование запроса служит запускающим элементом, именно с него все и начинается. И первым этапом в этом действе становится «Определение миссии и экономической функции подразделения»

Определение миссии и экономической функции подразделения

Наверное, этот пункт вызовет наибольшее удивление. Казалось бы, чего же тут определять? Отдел продаж - продает, курьерская служба - доставляет, отдел рекламы - рекламирует. И так далее. Однако, все совсем не так просто.

Начнем с того, что в сегодняшнем российском бизнесе понятийный аппарат более-менее устоялся, а вот с должностными обязанностями в пределах одной должности все еще очень далеко от унификации. Люди, занимающие должность с одним и тем же названием, в разных компаниях могут заниматься совершенно различными делами. Самый показательный пример - маркетологи. Разброс того, что могут вменить им в обязанности - от написания концепции развития бизнеса до личных продаж. То же самое с менеджерами по персоналу. У кого-то - обучение, мотивация, корпоративная культура, а у кого-то - хронический беспросветный рекрутинг. И такой разброс можно найти по большинству компаний.

И именно поэтому, прежде чем что-то улучшать, нужно определить, какое же место это что-то занимает в общем здании компании.

Соответственно, ответ на этот вопрос будет включать в себя:

1. Описание конкретных задач, решаемых на уровне данного подразделения

2. Место подразделения в исполнении общей деятельности компании

3. Определение экономического участия в общей деятельности компании

При ответе на данные вопросы нужно стараться соблюдать максимальную четкость и конкретность формулировок. Все-таки, это делается не «для галочки», поэтому формулировки типа «Всемерно способствовать росту благосостояния компании» тут не уместны.

Определение критериев эффективности

Этот пункт является ключевым. В зависимости от того, что будет избрано в качестве критерия эффективности, и будет строиться вся дальнейшая работа. Как правило, критерии выбираются исходя из задач, определенных в предыдущем пункте. То есть, в основу анализа кладется исполнение «уставных целей» подразделения. Например, определена для службы безопасности задача «предотвращение хищений собственности компании» - значит, количество хищений и будут этим самым критерием для этой задачи.

Таким образом, ранее сформулированные задачи дают нам возможность оценки результативности действий подразделения.

Если же мы сталкиваемся с невозможностью оценки, значит - задачи были сформулированы неверно, в процессе были допущены расплывчато-бессмысленные формулировки, и нужно возвратиться на один пункт назад. На колу мочало, начинай сначала.

Но вот - критерии определены, и следующим нашим шагом будет «Оценка эффективности подразделения»

Оценка эффективности подразделения

Тут все понятно. Берем выбранные критерии эффективности и оцениваем ситуацию по каждому из них. Что-то можно оценивать в числовой форме, что-то по принципу «удовлетворительно/неудовлетворительно». В итоге получаем общий отчет по подразделению, где наглядно представлена ситуация по каждой из поставленных перед ним задач. И, глядя внимательным взглядом на этот отчет, мы приступаем к следующему этапу - «Постановке задач оптимизации»

Постановка задач оптимизации

Очевидно, что этот этап также не вызывает особого труда. Оптимизировать нужно те пункты, которые сильнее всего «провисли» при проведении оценки. Формулировать задачи оптимизации стоит в положительных терминах, т.е. в качестве цели указывать желаемый результат, а не отсутствие нежелательного. Проще говоря, задача «уменьшить средний срок работы по вакансии до полутора недель» - это правильная задача.

И вот теперь, когда все задачи поставлены, начинается самое интересное. А именно - «Мероприятия по оптимизации»

Мероприятия по оптимизации

И, как ни странно, начинаем мы эти мероприятия почти с того же самого, что и пол-страницы назад. То есть - с анализа. Но это уже другой анализ, направленный на выявление внутренних резервов. И начинается он с «Составления общего списка функций внутри подразделения»

Составления общего списка функций внутри подразделения

Данный список ближе всего к подробной должностной инструкции, с той разницей, что делается для всего подразделения в целом. Но для простоты его стоит разбить в соответствии с отдельными должностями. Таким образом, мы получаем детальный перечень функций, исполняемых сотрудниками подразделения. И идем дальше.

Оценка успешности исполнения функций

Здесь мы, опять же, проводим оценку. Но уже не в общем, как раньше, а по каждой из функций. И получаем наглядную картину - какие именно функции хромают и как они распределены среди сотрудников.

В самом простом случае выясняется, что все сбои происходят у одного человека и правильное решение - этого человека заменить. Но такая ситуация - самая невероятная, поскольку этого саботажника было бы видно и безо всяких исследований. Поэтому, скорее всего, «провисающие» функции будут равномерно распределены среди сотрудников отдела.

Если же выясняется невозможность оценки выполнения функций - стоит всерьез задуматься над существующей системой контроля и тем, существует ли она вообще.

Определение зависимости успешного исполнения функций от субъективных факторов

На этом этапе мы определяем, насколько проблемы исполнения связаны с личностными особенностями сотрудников. Например, некто по жизни очень нетороплив и у него постоянные проблемы со сроками исполнения поставленных задач. Соответственно, решением будет изменение его обязанностей в пользу тех, которые не требуют быстрых реакций.

Определение зависимости от факторов внутри подразделения

Главным из внутренних факторов, влияющих на результативность работы, является рабочая атмосфера в подразделении. Причем, к печальным последствиям приводят оба отклонения от середины - как в положительную, так и в отрицательную сторону. Если в подразделении царит атмосфера разобщенности, противостояния и агрессии, то работа, очевидно, будет буксовать в части, требующей межличностного взаимодействия. Однако, с другой стороны, если коллектив сложился «теплый», то большая часть рабочего времени может проходить в неспешных чаепитиях и разговорах «за жизнь».

Другими негативными внутренними факторами являются:

1. Недостаточная автоматизированность процесса (например - ручное заполнение документов, ведение бумажных баз данных и пр.)

2. Дублирование функций сотрудников

3. Нечеткое определение должностных обязанностей

4. Наличие сотрудников с двойным подчиннием

Определение зависимости успешного исполнения функций от факторов вне подразделения

Кроме вышеперечисленного требуется отследить внешние факторы. Часто негативное влияние на результативность подразделения оказывают действие смежных отделов. Например, медлительность отдела закупок может объясняться скоростью, с которой выписанные счета оплачиваются бухгалтерией. Понятно, что в этой ситуации что-то править в закупках особого смысла не имеет.

Другие примеры - за срыв сроков подбора сотрудника или подготовки маркетингового плана могут быть ответственны не отделы персонала и маркетинга, а руководители, в чьи обязанности входило утверждение представленных кандидатов и материалов (некоторые руководители очень любят «взять пару недель на размышления").

«Темпографическое картирование» - составление карты временных затрат на реализацию описанных функций (наблюдение)

Копаем дальше. Теперь мы должны вооружиться карандашом, тетрадью и секундомером и поселиться в отделе на несколько дней. В результате этого сидения мы получаем картину использования рабочего времени в отделе - кто, сколько и на что тратит. Иногда выясняются странные вещи. Например, может оказаться, что большую часть рабочего времени сотрудники ходят в коридор к установленному там общему сетевому принтеру и потом ищут свои документы по другим отделам (куда их случайно утащили из общей стопки).

В любом случае, данные мы получаем ценные. Из них сразу становится видно, куда уходят годы нашей жизни.

«Темпографическое картирование» (опрос)

Сразу после наблюдательной акции проводим с аналогичной целью опрос. Предлагаем сотрудникам высказаться по поводу того, на что они тратят большую часть своего времени. Высказывания сводим в таблицу, таблицу соотносим с данными наблюдения.

Внесение предложений по улучшению (опрос)

Еще одно демократическое мероприятие. Предлагаем сотрудникам высказаться на тему «Что вам мешает в работе отдела и что можно улучшить?» Результаты совсем не обязательно будут поражать глубиной анализа (кого-то напрягает лишь отсутствие мыла в туалете), но, в любом случае, прислушаться к мнению «народа» стоит.

Поиск возможностей консолидации однотипных функций

Аналитический этап можно считать законченным, и теперь мы приступаем непосредственно к улучшениям. Первым из них будет «Поиск возможностей консолидации однотипных функций». Смысл этого мероприятия в том, что однотипные функции, отнимающие время у различных сотрудников, поручаются отдельному работнику. Примеров таких решений масса. Это и автоответчик, либо секретарь, рассказывающий дорогу до офиса, на которого переключают абонента в конце разговора. Это и оператор ПК, который в бухгалтерии занимается вводом первичных документов, избавляя от этой рутины более квалифицированных специалистов. Это и «телемаркетологи» - обзвонщики в отделах продаж, и ресечеры в кадровых агентствах. И много каких вариантов еще.

Консолидация функций дает возможность экономить время дорогих специалистов и повышать общую производительность труда отдела.

Поиск возможностей автоматизации

Автоматизация - конек современного бизнеса. Действительно, в бизнес-процессе типичной организации есть масса «узлов», подлежащих переводу в цифровой формат. Соответственно, эти узлы нужно выявить и придумать, как бы поставить автоматизацию на службу человеку. Внедрение авоматизации в отделе может повысить производительность труда до 100%, за счет избавления сотрудников от рутинной работы и сокращения времени на коммуникации и поиск требуемых документов.

При поисках возможностей автоматизации стоит ориентироваться на общие потребности компании. Если в планах компании стоит приобретение единой системы управления бизнес-процессами, то возможно, проблемы отдела будут ею решены. Если внедрения общей CRM не планируется, - возможно стоит приобрести или создать какое-то типовое решение уровня отдела. И, в любом случае, остается возможность автоматизации отдельных функций за счет «самописных» программ, без замаха на «100% цифровое управление отделом».

Поиск возможностей обучения

Данный пункт мы ставим последним, несмотря на то, что во многих отделах персонала «Обучение» идет в первых строчках приоритетов. Однако, обучение обучению рознь. А, поскольку в нашем случае обучение не самоцель, а средство усовершенствования, отметим следующие моменты:

1. Оптимизация работы в результате обучения персонала не всегда возможна, поскольку есть большое количество неучитываемых заранее факторов. К ним относятся - низкая мотивация сотрудников, различная способность к обучению у разных сотрудников, недостаточная квалификация тренера, недостаточная адаптация обучающего курса к требованиям компании и пр.

2. Люди, к сожалению, не очень стойкий материал. Поэтому вложения в обучения оправданы лишь при том условии, что обучаемый сотрудник проработает в компании достаточный срок для «возврата» вложенных в него средств. Однако, так бывает далеко не всегда.

Тем не менее, если исследование выявило потребность в обучении, то обучение должно состояться. Главное условие, которое необходимо соблюсти в данном случае - отслеживание результативности обучения, того, насколько реально изменилась эффективность работы подразделения.

Экономическая оценка перспективности оптимизации

Итак, после того, как варианты оптимизации подобраны, мы подходим к самому неприятному моменту. А именно - необходимо оценить затраты на проведение этих мероприятий и сравнить их с прогнозируемым экономическим эффектом. Почему этот этап мы называем самым неприятным? Да потому, что именно тут может выясниться несопостовамый масштаб затрат и приобретаемых выгод. В том смысле, что затраты большие, а выгоды - увы. Но, тем не менее, именно этот этап является определяющим, каким именно преобразованиям стоит дать «путевку в жизнь». И, как бы это ни было горько, стоит безжалостно отказываться от «улучшений ради улучшений» - преобразований, не окупающих себя. Потому как в долгосрочной перспективе такие «нововведения» приведут лишь к разочарованиям.

И на этом, собственно, все. Почти все. Потому как после внедрения выбранных решений нужно будет еще оценить их эффективность. Но это уже возврат в самое начало нашего рассказа - «Оценка эффективности подразделения».

Успешных Вам оптимизаций!