Importar desde Excel a Access. Exportar información de acceso

Los usuarios de aplicaciones ofimáticas a menudo tienen que procesar información de varias fuentes, lo que significa que se enfrentan constantemente a la necesidad de importar y exportar datos. Al mismo tiempo, es necesario cuidar que la transferencia de datos de un formato a otro se realice sin errores ni pérdidas de información importante.

El artículo aborda el intercambio mutuo de datos entre las principales aplicaciones de Microsoft Office: Word, Excel y Access, así como las operaciones de exportación/importación en formato HTML.

Cuando se trabaja con datos, es más conveniente almacenar y procesar la información en forma tabular. Casi todas las principales aplicaciones de Microsoft Office 2000 le permiten trabajar con tablas:

en el editor de texto de Word, puede formatear mejor las tablas para imprimir;
en las hojas de cálculo de Excel, es conveniente analizar los datos y los resultados de los cálculos tanto en forma tabular como mediante gráficos;
Finalmente, las bases de datos de Access pueden manejar grandes cantidades de datos tabulares de la manera más eficiente posible.

Cada aplicación de oficina tiene sus propias funciones "propietarias", por lo que para trabajar de manera efectiva con documentos e información en un programa, es mejor subcontratar tareas individuales a otra aplicación. Por ejemplo, los cálculos de hojas de cálculo son fáciles y convenientes de hacer en Excel, pero es mejor crear una tabla imprimible con un formato atractivo en Word. Entonces, necesitamos importar datos de Excel a Word.

Usando el portapapeles

La forma más fácil de transferir datos de un programa de oficina a otro es usar el portapapeles.

Para colocar información en el portapapeles, debe seleccionar los datos y seleccionar el comando Editar y copiar (o Editar y cortar) del menú. Todas las aplicaciones de Microsoft Office 2000 comparten un portapapeles común que puede contener hasta 12 clips diferentes. Para ver el contenido del portapapeles, debe llamar al panel especial "Portapapeles" (menú Ver → Barras de herramientas → Portapapeles).

Para pegar un fragmento arbitrario del portapapeles, debe colocar el cursor en la posición de inserción y luego seleccionar el fragmento que se insertará en el panel Portapapeles. Si necesita pegar el último fragmento copiado (o cortado), puede usar el comando de menú familiar Editar y Pegar o el botón Pegar en la barra de herramientas Estándar.

Al pegar un fragmento del portapapeles, los datos generalmente se colocan en un formato que permite editarlos. Por ejemplo, las celdas de la hoja de cálculo de Microsoft Excel y los registros de la base de datos de Microsoft Access se insertan en Word como tablas de Word, conservando los anchos de columna y la configuración de formato de fuente. El texto de Microsoft Word que contenga caracteres de tabulación se insertará en las celdas de una hoja de Microsoft Excel con distribución en filas y columnas (Fig. 1). Los registros de Microsoft Access se insertan en una hoja de cálculo de Microsoft Excel como filas y cada campo se muestra en una columna separada.

Sin embargo, si el programa no permite editar los datos, debe insertarse como un objeto incrustado, que se puede editar en el programa fuente abriendo el objeto con un doble clic del mouse. Por ejemplo, así es como se comporta un gráfico creado en Excel cuando lo inserta en un documento de Word. Finalmente, si los datos no se pueden insertar como un objeto incrustado (por ejemplo, al copiar datos de un programa que no es compatible con el motor OLE), entonces se debe colocar como una imagen inmutable.

Para controlar de forma independiente el formato de los datos pegados desde el portapapeles, en lugar del comando de menú Editar un Pegado, use el comando Editar un Pegado especial ... En este caso, en la ventana abierta "Pegado especial" (Fig. 2), usted Puede seleccionar de la lista la variante del resultado final de la pasta.

Por ejemplo, con Pegado especial, una tabla copiada de Excel se puede pegar en Word no solo como una tabla de Word formateada, sino también como una hoja de cálculo de Microsoft Excel incrustada, texto sin formato y como mapa de bits o dibujo vectorial.

Importar un archivo de texto delimitado

Si todavía tiene datos creados en los editores de texto "antiguos" de MS-DOS, entonces es hora de transferirlos a Word, Excel o Access.

Los archivos del editor de texto de DOS almacenan solo información textual, y las tablas de dichos documentos generalmente usan espacios, tabulaciones, símbolos "!", ":", ";" para la separación. y etc.

Para transferir datos, en Excel, seleccione el comando Archivo y Abrir..., el tipo de archivo "Archivos de texto" y haga clic en el botón "Abrir". Se inicia el asistente de importación de texto (Fig. 3).

En el primer paso del asistente, debe especificar el formato en el que se almacenan los datos de origen, es decir, si se utilizan separadores en el documento de origen, así como la codificación en la que se almacena el texto. Luego, debe especificar el carácter separador e información adicional sobre el tipo y el formato de los datos de origen. Como resultado, el texto se transcodificará y se insertará como una tabla en Excel.

El asistente para importar archivos de texto delimitados en MS Access funciona aproximadamente de la misma manera, solo que cuando funciona, puede especificar adicionalmente el idioma y la codificación del texto de origen.

Por cierto, para una importación más correcta de un archivo de texto, es recomendable corregir ligeramente su contenido con anterioridad para que coincidan el número y la ubicación de los separadores en cada línea.

Vincular Excel a Access

Hay tres tipos de acciones en las aplicaciones de MS Office para el intercambio de datos: exportar, importar y vincular. Durante las operaciones de exportación e importación, el resultado obtenido no está relacionado con los datos originales, sino que es una copia de los mismos. A su vez, durante la operación de vinculación, los datos continúan almacenados en el documento original, y se puede acceder a él desde otros documentos vinculados. Por lo tanto, el enlace le permite usar las capacidades de diferentes aplicaciones cuando trabaja con una fuente de datos.

Suponga que está trabajando con datos en Excel y desea aprovechar el poder de MS Access. Para hacer esto, deberá vincular a Access. En Excel, en el menú Herramientas y Complementos, debe habilitar el complemento AccessLinks (Fig. 4) (quizás, se requiere el kit de distribución de MS Office 2000 para instalarlo). El complemento AccessLinks le permite usar formularios e informes de MS Access cuando trabaja con datos de MS Excel. Se agregarán tres comandos al menú Datos en Excel:

Formulario de acceso a MS…;
Informe de MS Access…;
Transferir a MS Access….

Cuando seleccione Datos y formulario de MS Access, sucederá lo siguiente:

por elección, se creará una nueva base de datos o se abrirá una base de datos existente;
en esta base de datos, se establecerá automáticamente un vínculo con la tabla de Excel original y se iniciará el Asistente para formularios de acceso, que le solicitará que cree un nuevo formulario;
después de completar todos los pasos del asistente de formularios, obtendrá un formulario de pantalla de acceso para trabajar con datos de Excel.

El comando Datos → Informar de MS Access funciona de manera similar, solo que como resultado se creará un informe de Access estándar.

El comando Transferencia de datos a MS Access… iniciará Access y exportará datos de Excel a una tabla en una base de datos de Access nueva o existente.

Los botones para abrir un formulario (o informe) en Access aparecen en la hoja de cálculo de Excel y, después de la transferencia de datos, aparece una inscripción sobre su finalización exitosa (Fig. 5). Estos botones se pueden usar para recuperar formularios o informes creados en Access que están asociados con los datos almacenados en la hoja de cálculo.

Puede lograr un resultado similar cuando trabaja en MS Access con datos de hojas de cálculo de Excel.

Importar y vincular datos en Access

Entre todas las aplicaciones de oficina de Microsoft, el sistema de administración de bases de datos Access 2000 está diseñado específicamente para trabajar con datos tabulares.

El acceso tiene la capacidad de:

almacenar grandes cantidades de datos en tablas interrelacionadas;
crear consultas complejas para seleccionar registros (filas de tablas) y realizar cálculos sobre datos de varias tablas;
modificar automáticamente varios registros mediante consultas de acción;
y finalmente, cree sus propios formularios e informes para ingresar, editar y analizar datos fácilmente.

Para aprovechar al máximo estos beneficios, deberá traer datos de otras aplicaciones de Office a Access.

Puede transferir información a Access importándola o vinculándola a una fuente de datos.

La operación Importar implica obtener del exterior y almacenar una copia de los datos en un formato "aceptable". En este caso, la conexión con la fuente de los datos originales no se mantendrá (es decir, los datos se vuelven "nativos" de Access y "olvidan" su ubicación anterior).

Intentemos transferir datos de un libro de Excel a Access. Para ello, en el menú Archivo, seleccione el comando Datos externos e Importar.

En el cuadro de diálogo "Importar" que se abre, seleccione el tipo de archivo "Microsoft Excel", especifique el archivo Excel de origen y haga clic en el botón Importar. Después de eso, se iniciará el asistente, que le permite importar el contenido de la hoja de trabajo seleccionada o el rango de celdas con nombre en Access (Fig. 6).

Es posible que deba importar un rango con nombre si hay varias tablas en una hoja de trabajo o si hay otros objetos (etiquetas, figuras o gráficos) junto con datos tabulares. A cada uno de estos rangos se le puede dar un nombre. Para hacer esto, seleccione el rango de celdas en el que se encuentran los datos de la vista de tabla y luego, en el cuadro "Nombre" (al comienzo de la barra de fórmulas), ingrese el nombre del rango y presione Entrar (Fig. 7) .

Desde un libro de trabajo de Excel, puede importar columnas seleccionadas de un rango u hoja de trabajo específico a una tabla de Access. El tipo de datos almacenados en los campos de valor (columnas) se reconoce por el contenido de los primeros registros (filas), por lo que a menudo es necesario corregirlo después de la importación.

A veces es conveniente trabajar con los mismos datos al mismo tiempo ya sea desde Excel o desde Access (es decir, editar y agregar datos a una tabla tanto cuando se trabaja en Excel como cuando se procesa información en una base de datos de MS Access). En este caso, debe crear enlaces a tablas de Excel en la base de datos de Access.

Para establecer una conexión de base de datos con una tabla externa, debe ejecutar el comando de menú Archivo → Datos externos → Enlace a tablas. Se iniciará el asistente de configuración de enlaces, cuyos pasos son similares a los del asistente de importación. Como resultado, se establecerá un vínculo dinámico con los datos de Excel y aparecerá una nueva tabla en la lista de tablas en la ventana de la base de datos de Access, marcada con un ícono especial en forma de flecha, que indica que esta tabla es vinculados (Fig. 8).

Una vez que se establece el vínculo, los datos almacenados en la tabla vinculada se pueden procesar en Excel o en una base de datos de Access.

Si en el futuro el archivo - la fuente de datos cambia de nombre o se mueve a otra carpeta, la conexión se interrumpirá. Para restaurar el vínculo, deberá especificar una nueva ubicación para el archivo de origen mediante el comando de menú Herramientas a Utilidades a Administrador de tablas vinculadas.

De manera similar, los datos se importan y vinculan desde una base de datos de MS Access a otra.

Exportar datos de Access a Word y Excel

No importa cuán conveniente y productivo sea el procesamiento de datos en las bases de datos de Access, sus medios "expresivos" a veces son más pobres que los de Excel o Word (Access es más complicado y tiene menos opciones de diseño). Por ejemplo, en Excel, puede presentar información de forma tabular con mayor claridad (lo que es más importante, en una forma familiar para el usuario) y es mucho más fácil crear y modificar gráficos.

Hay tres comandos para exportar datos de Access a Word y Excel en el menú Herramientas en Office Links:

Análisis en MS Excel;
Publicaciones en MS Word;
Combinar con MS Word.

Para enviar datos desde Access a Excel, en la ventana de la base de datos de Microsoft Access, seleccione una tabla, consulta, formulario o informe y luego ejecute el comando de menú Herramientas → Enlaces de Office → Análisis en MS Excel (Fig. 9). Microsoft Access guarda la tabla, la consulta, el formulario o el informe como un libro de Microsoft Excel (.xls) y abre el archivo en Microsoft Excel. Un archivo con el nombre de una tabla, consulta u otro objeto de la base de datos se guarda en el directorio de trabajo actual (C:\Mis documentos de forma predeterminada).

Exportar documentos a formato HTML

Hoy en día, se ha vuelto necesario para muchos colocar datos en Internet.

Para preparar rápidamente la información de los programas de oficina para su publicación en la Web, no es necesario que conozca las etiquetas de lenguaje HTML; solo necesita guardarla en un formato de documento de hipertexto. Para este propósito, se ha agregado a Word y Excel un comando de menú especial Archivo y Guardar como página web.

Después de ejecutar este comando, se abrirá la ventana "Guardar documento", en la que puede cambiar el título del documento (el botón "Cambiar"), así como los parámetros del documento HTML (el botón "Herramientas" y Documento web). Opciones) (Fig. 10). Luego haga clic en el botón "Guardar" y tendrá una página web terminada.

Al guardar un documento en formato HTML, inevitablemente se pierde parte del formato, por lo tanto, antes de exportar, use el comando Archivo y vista previa del documento web para evaluar el resultado.

El documento web resultante puede colocarse en Internet y verse mediante programas de navegación. El resultado, por supuesto, está lejos de ser perfecto (especialmente el engorroso código HTML), pero la simplicidad y la velocidad de creación de una página web de este tipo son evidentes.

Resumen

La transferencia de información de una aplicación de oficina a otra le permite trabajar con datos de la manera más eficiente. El intercambio de datos se puede organizar utilizando el portapapeles, así como las operaciones de importación y exportación. Y para trabajar con datos comunes de diferentes aplicaciones, es conveniente organizar una conexión con una fuente de datos. Esperamos que la necesidad de transferir datos a MS Office 2000 no sea un gran problema para usted.

ComputerPress 7 "2001

La transferencia de tablas de Excel al SGBD de Access se realiza mediante la interfaz de este último en unos sencillos pasos:

1. Abra o cree una nueva base de datos.

2. En la pestaña "Datos externos", en el grupo "Importar y enlaces", haga clic en el icono "Excel"

3. Verá una ventana en la que deberá seleccionar el archivo de origen y el método para importarlo:

Transferir datos desde el origen a una nueva tabla de base de datos;
Si la base de datos ya tiene tablas, puede agregar los datos importados a los existentes;
Importación con preservación de la conexión con la fuente. Este método le permite actualizar instantáneamente las tablas de la base de datos cuando cambian en el archivo de origen, pero no al revés.

Usemos la primera opción como ejemplo.

4. A continuación, especifique el rango en el que se encuentra la información requerida. Puede ser una hoja o un rango con nombre. A partir de esta etapa, si todo le conviene, el proceso se puede completar confirmando haciendo clic en el botón "Finalizar".

5. Los siguientes 2 pasos definen los encabezados de la tabla futura:

6. En los pasos finales, se le pedirá que defina un identificador único (clave) para cada registro y le dé un nombre a la tabla. Recomendamos que siempre cree una clave si la tabla no contiene campos que puedan reemplazarla (datos del pasaporte, número de registro, etc.).

La importación de una tabla de Excel a Access está completa.
Si planea transferir las mismas tablas con frecuencia, el sistema ofrece la posibilidad de guardar todo el proceso para repetirlo.

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Access brinda amplias oportunidades para que los usuarios migren las bases de datos existentes al entorno de MS Access. Por ejemplo, si procesó información en MS Excel, operó bases de datos en entornos dBase, Paradox o FoxPro, o simplemente almacenó sus datos en archivos de texto, y decidió utilizar las capacidades de MS Access, no le resultará difícil transferir su datos a este entorno.

También puede exportar sus datos desde sus tablas de Access a la mayoría de los entornos de procesamiento de datos existentes. Además, Access tiene un aparato para soportar la migración de datos a entornos que aún no existen, utilizando el mecanismo ODBC. Aquellos. con la llegada de un nuevo DBMS con una gama más amplia de capacidades, no estará atado a Access por la necesidad de volver a ingresar datos para un nuevo formato de base de datos.

Si esta base de datos contiene un controlador ODBC, simplemente exportará sus datos a otro entorno. Ahora, muchos proveedores de software para almacenamiento y procesamiento de datos están implementando soporte ODBC en sus aplicaciones, y su aplicación Access ya puede intercambiar información con DBMS como Oracle, SQL-Base, Sybase, Paradox, FoxPro, Btrieve, DB2, etc., y con el futuro

Ejemplo de solución

1. Importación de datos

Access admite dos opciones para usar datos de otras bases de datos: importar y unir.
La importación implica la conversión completa de una tabla existente de otro entorno al formato MS Access. Cualquier modificación a una tabla importada no se transfiere automáticamente a la tabla que importó. Aquellos. importar datos tiene sentido si usted:

Muévase completamente a Access y migre todos sus datos a este entorno sin tener que volver a su aplicación anterior.
utilizar información que rara vez es modificada por el usuario: diccionarios, libros de referencia, etc.;
lograr el máximo rendimiento de procesamiento de datos en entornos mixtos (compartir datos entre varios entornos de bases de datos al mismo tiempo), porque El acceso es más rápido con sus formatos en su entorno.

En los laboratorios anteriores, ya creamos el proyecto de base de datos STUD, por lo que todo lo que tenemos que hacer es llenar las tablas creadas con datos.

1.1. Importación de tablas de base de datos

Importamos los datos de la tabla de Access "Profesores" de la base de datos STUD_1.mdb, que contiene información sobre los profesores, a la tabla de Access del mismo nombre.

Abra la base de datos STUD y active la ventana de la base de datos. Para activar la ventana de importación, en el menú "Archivo", seleccione "Datos externos"> "Importar" o haga clic en el botón "importar" en la barra de herramientas.

ACCESS abrirá el cuadro de diálogo Importar. Busque el archivo STUD_1.mdb de la base y haga clic en el botón "Importar".

En la siguiente ventana "Importar objetos", seleccione el objeto a importar y haga clic en el botón "Aceptar"

Nota: (para la versión ACCESS 2.0)
Abra la base de datos STUD y active la ventana de la base de datos. Para activar la ventana de importación en el menú "Archivo", ejecute el comando "Importar" o haga clic en el botón "Importar" en la barra de herramientas.
En el cuadro de diálogo que aparece, en la lista de formatos, seleccione "Microsoft Access" y haga clic en el botón "Aceptar".
Access mostrará un cuadro de diálogo de selección de archivos. Busque el archivo "STUD_1.mdb" de la base de datos y haga clic en el botón "Aceptar". Si el archivo deseado se encuentra en un servidor de red, su ruta se indica a través del botón "Red ...", donde debe especificar el dispositivo de red y la ruta a la base de datos.
En la siguiente ventana para definir el objeto a importar, seleccione el elemento "Tablas" en la lista "Tipo de objeto" y en la lista de selección "Objetos en STUD_1.MDB", haga clic en la tabla "Profesores", seleccione la opción "Estructura y "Datos" a la derecha y luego haga clic en "Importar". Aparecerá una ventana informándole que la importación está completa. Después de hacer clic en "Aceptar" volveremos a la ventana "Importar objetos", donde haremos clic en el botón "Cerrar".

Si la importación es exitosa, al regresar a la ventana de la base de datos, veremos una descripción de la nueva tabla "Profesores1".
Para transferir datos a la tabla "Profesores" existente, active la tabla "Profesores1" haciendo clic con el mouse (la descripción de la tabla se mostrará sobre un fondo azul), ejecute el comando "Copiar" del menú "Editar" para transferir el contenido de la tabla al portapapeles, y luego el comando "Pegar" en el mismo menú.

Aparecerá la ventana “Pegar tabla como”, donde en el campo “Nombre de la tabla” ingresaremos el nombre “Profesores”, y en el campo de selección “Opciones de pegar” seleccionaremos “Agregar "Agregar datos a la tabla existente", que agrega datos a una tabla existente. Los párrafos anteriores le permiten copiar solo la estructura de la tabla, o la estructura con datos.
La tabla Profesores ahora contiene datos importados de otra base de datos de Access. Eliminemos la tabla "Profesores1" usando cualquiera de los métodos discutidos anteriormente.
Del mismo modo, los datos se importan desde las bases de datos FoxPro, dBase, Paradox y Btrieve. ".

1.2. Importar datos desde una hoja de cálculo de Excel

MS Access admite la importación/exportación de datos con Lotus 1-2-3 y hojas de cálculo de MS Access. Puede importar tablas completas y sus fragmentos individuales.

Al importar hojas de cálculo, puede agregar datos a una hoja de cálculo existente o crear una nueva. En el primer caso, debe formar los nombres de las columnas de correo electrónico. tablas que son idénticas a los nombres de campo de una tabla de Access, u organizar columnas de correo electrónico. tablas en la misma secuencia que los campos de la tabla de la base de datos en la que se importan los datos.
Si creamos una nueva tabla en los datos importados, entonces es deseable ingresar los nombres de las columnas en la primera fila de la hoja de cálculo importada; de lo contrario, Access asignará números consecutivos a partir de 1 como campos (luego se pueden cambiar abriendo la tabla en modo diseño).

Access determina el tipo de datos para los campos de la nueva tabla en función de los valores de la primera fila de datos que se importa. Entonces,
- los datos de caracteres se transfieren a campos de texto con una longitud de 255 caracteres;
- numérico - en “Numérico”(”Numérico”) con un tamaño de 8 bytes y "coma flotante";
- datos numéricos en formato monetario - en el tipo "Moneda";
- valores de fecha y hora - en el tipo "Fecha/Hora".

Access puede malinterpretar algunos tipos, por lo que tiene sentido insertar una cadena "ficticia" al comienzo de la hoja de cálculo que identifique de forma única el tipo de datos que se establecerá para el campo de la tabla de la base de datos. Una vez completada la importación, esta línea, así como la línea con los nombres de los campos, se pueden eliminar.

Importemos datos a la tabla de la base de datos "Estudiantes" desde la hoja de cálculo de Excel "Estudiante".
Estando en la ventana de la base de datos STUD, ejecutaremos el comando "Datos Externos" > "Importar" en el menú "Archivo".
La ventana Importar que se abre contiene una lista de aplicaciones admitidas por Access para la importación. Seleccione la línea "Excel" y haga clic en el botón "Aceptar".

Access abre el cuadro de diálogo Elegir archivo. Seleccione el archivo "Estudiante.xls" y presione el botón "Importar".
En la ventana "Opciones de importación" que se abre, desmarque la casilla de verificación "La primera fila contiene nombres de campo", lo que permite usar la primera fila de tablas electrónicas como los nombres de los campos de la tabla de la base de datos (ya que la tabla "Estudiantes" ya contiene campos descripciones).
Seleccione el botón de opción "Agregar a tabla existente" para agregar datos a una tabla existente y seleccione el nombre de la tabla - "Estudiantes" en la lista a la derecha del botón de opción.

Si necesita importar no todo el correo electrónico. tabla, pero solo una parte de ella, luego en la misma ventana puede configurar el rango de celdas importadas: en el campo "Rango", ingrese el rango (por ejemplo, "A1: D15" o "A1 ... D15").
Para iniciar el procedimiento de importación, haga clic en el botón "Aceptar".

Una vez completada la importación, en la ventana que aparece con información sobre los errores observados (o su ausencia), haga clic en el botón "Aceptar". El acceso nos devolverá a la ventana "Elegir archivo" para seleccionar el siguiente correo electrónico. tablas a importar. Seleccione el botón "Cerrar".
En la ventana Errores de importación, puede ver los campos que Access no pudo convertir correctamente. Después de analizar los errores, se pueden corregir rompiendo manualmente los valores faltantes o cambiando las descripciones de los campos en el modo de diseño de la tabla. Después de corregir los errores (si Access detecta alguno), abra la tabla "Estudiantes" y verifique que sea correcto de la transferencia de datos.
De manera similar, los datos se importan desde una hoja de cálculo de Lotus 1-2-3.

1.3. Importación de archivos de texto

También puede transferir datos a tablas de Access desde archivos de texto. Los campos de dichos archivos se pueden separar de varias maneras, pero la mayoría de ellos se pueden convertir en tablas de Access sin realizar cambios en el archivo de texto.
Al usar la descripción de la especificación de archivos (la demanda de almacenar campos en ellos), permite que Access interprete correctamente casi cualquier tipo de representación de datos en formato de texto.

Access puede importar archivos de texto que tengan campos en posiciones fijas dentro de cada entrada del archivo (el llamado texto enriquecido). Solo es necesario especificar la posición de cada campo dentro de la cadena y su longitud.
Importe datos de resultados desde un archivo de texto con campos de ancho fijo a la tabla "Resultados".
Estando en la ventana de la base de datos STUD, ejecute el comando "Datos Externos" .> "Importar" en el menú "Archivo" y en el cuadro de diálogo de la lista de formato seleccione "Texto Longitud Fija". Haga clic en el botón "Aceptar".

Seleccione un archivo de texto en la ventana de selección de archivos que aparece y haga clic en el botón "Importar". Access muestra el cuadro de diálogo Importar texto. En el párrafo (Elija el formato que mejor describa los campos) seleccione uno de los párrafos que más le convenga:

con separadores: los campos están separados por comas o tabulaciones;
campos de ancho fijo - intervalos llenos de espacios;)

en una tabla existente;
mesa nueva;

Si estamos importando datos a una nueva tabla, seleccione 'Avanzado' y defina:
nombre de campo - (Nombre de campo);
tipo de datos - (Tipo de datos).

Hagamos clic en "Finalizar". En el elemento "Importar a tabla", especifique el nombre de la tabla.
Después de eso, Access abrirá un cuadro de diálogo con un mensaje sobre los resultados de la importación. Si ocurre un error, verifique los valores establecidos en la configuración y, si la importación se realizó correctamente, seleccione "Aceptar".
Access también le permite importar archivos de texto delimitados, en los que los campos están separados entre sí por comas, tabulaciones o espacios.

Para importar o exportar, solo necesita decirle a Access cuál de estos caracteres separa los campos de datos y qué carácter es el delimitador de texto (si el texto dado contiene comas o espacios). Los delimitadores de texto suelen ser comillas o un apóstrofo, y solo puede usar un tipo de delimitador para cualquier archivo.
Importamos datos para la tabla "Estudiantes" del archivo de texto stud.txt.

Al ir a la ventana de la base de datos y hacer clic en el lomo "Tablas", podemos ver la tabla "Estudiantes" creada que contiene información sobre los estudiantes de 1er año.
Después de importar desde cualquier formato, es posible que se requiera alguna modificación de la descripción de las tablas de la base de datos. Por lo tanto, para los campos de texto, Access asigna campos con una longitud máxima admitida de 255 bytes, lo que no siempre es necesario. En el diseñador de mesas, esta longitud se puede reducir a la longitud requerida. Lo mismo se aplica a los campos de tipo "Numérico": no siempre es necesario asignar 8 bits.
Es posible que deba convertir algunos tipos de datos. Pero siempre hay que tener en cuenta las limitaciones impuestas a estas transformaciones.

2. Exportación de datos

Los pasos para exportar objetos de la base de datos de Access son muy similares a los pasos para importar. Considere el algoritmo general al realizar el procedimiento de exportación:

1. Se abre la base de datos requerida y se llama a la ventana de la base de datos.
2. Se ejecuta el comando "Exportar" del menú "Archivo".
3. En la lista de formatos, se selecciona el requerido y se presiona "OK".
4. En el cuadro de diálogo "Seleccionar objeto de MS Access" que se abre, seleccione el tipo de objeto y, a continuación, el objeto en sí que desea exportar. Para las tablas, puede exportar solo la estructura (definición de la tabla) o la estructura y los datos. Los objetos de exportación también pueden ser consultas a la base de datos. Después de seleccionar el objeto, presione el botón "OK".
5. En la ventana que se abre, seleccione la ruta del archivo al que exportaremos el objeto (al exportar a otra base de datos de MS Access, aparecerá una ventana para ingresar el nombre del objeto en la base de datos del destinatario);

Después de hacer clic en el botón "Aceptar", comenzará el procedimiento de exportación, cuyo resultado se puede verificar después de su finalización.

Algunas aplicaciones que pueden exportar datos de MS Access no admiten nombres de campo de 64 bits. Estos nombres se truncarán durante la migración, lo que puede provocar la duplicación. Se recomienda, o en el diseñador de tablas, asegurarse de que los nombres de los campos después del truncamiento no se repitan; o copie la tabla, cambie el nombre de los campos en la copia y exporte esa copia a otra aplicación.

Exporte usted mismo la tabla "Estudiantes" a formato Excel y la tabla "Profesores" a formato Paradox.
Exportar a un archivo de texto es completamente similar a importar: se configura la especificación de exportación (ya sea con delimitadores o con una longitud de campo fija), luego se inicia el procedimiento de exportación.
Exporte la tabla "Resultados". Luego abra el archivo resultante en el editor "Escribir" (en Windows en el grupo "Accesorios") y envíelo a la impresora como un informe de laboratorio.
Access también contiene el asistente de combinación de MS Word. Le permite incrustar datos de una base de datos de Access en documentos creados en el editor de Word.

Se abre la base de datos requerida, seleccione la tabla o consulta para fusionar y haga clic en el botón "Fusionar con MS Word" en la barra de herramientas. En el cuadro de diálogo, puede optar por trabajar con un documento existente o creado recientemente. Seleccione la opción requerida y haga clic en el botón "Aceptar". El asistente inicia Word y establece un vínculo entre los documentos. Otros objetos incrustados se pueden procesar por medio de un editor de texto.

3. Adjuntar datos externos

Adjunto se refiere a que Access procesa los datos de otras aplicaciones en su formato. Los datos se pueden ubicar tanto en su computadora como en la red. Cada vez que se accede a dichos datos, Access los traduce a su propio formato, los procesa y vuelve a convertir los resultados del procesamiento a un formato externo y los escribe en su lugar.
Al mismo tiempo, la eficiencia del procesamiento de datos cae drásticamente, especialmente si estos datos están en la red y son utilizados por varios usuarios. Pero, por otro lado, asociarse también tiene sus ventajas:
- puede admitir matrices de datos más grandes que el máximo
el límite de 1 GB es demasiado pequeño para Access;
- si el usuario cambia con frecuencia los datos de este archivo;

Al transferir datos de otro entorno, MS Access copia solo datos de tablas, sin incluir información sobre índices, claves y relaciones entre tablas, por lo que después de transferir datos, debe describir el proyecto incluso antes.
Adjuntar datos de otras bases de datos también es un procedimiento sencillo: mediante el botón "Conexión" de la barra de herramientas o mediante el comando "Datos externos" >> "Conexión" del menú "Archivo", abriremos la ventana de adjuntos, en la que seleccione el tipo de fuente de datos. Las fuentes para unirse pueden ser FoxPro, Paradox, archivos dBase o tablas de otra base de datos de Access.
Después de seleccionar la fuente y presionar el botón "Aceptar", aparecerá una ventana de selección de archivos, en la que, después de seleccionar la requerida, presione el botón "Conectar". Después de eso, para las tablas de Paradox, aparecerá un mensaje sobre los resultados de la combinación, y para las tablas de FoxPro y dBase Access, se le solicitará que ingrese los nombres de los archivos de índice, luego de lo cual se muestra la misma ventana de información.

3.1. Adjuntar la tabla de resultados de la base de datos de sucursal

La base de datos "Fil_1.MDB" contiene datos sobre los resultados de semestres anteriores. Para adjuntar estos datos para su procesamiento en el menú "Archivo", ejecute el comando "Datos externos" >> "Enlace" (o haciendo clic en el botón del mismo nombre en la barra de herramientas).
Aparecerá una ventana para ingresar el tipo de fuente de datos, en la cual seleccionamos "Microsoft Access" y presionamos el botón "Ok". En la ventana de selección de archivos que se abre, busque la base de datos "Fil_1.MDB" y llame a su descripción presionando el botón "Aceptar". La siguiente ventana muestra descripciones de todas las tablas en la base de datos de la sucursal. Seleccione la tabla "Resultados" y haga clic en el botón "Enlace".

Después de regresar a la ventana de la base de datos, veremos una nueva línea con la descripción de la tabla adjunta "Resultados1" (ya que la tabla "Resultados" ya está presente en el proyecto). A la izquierda del nombre de la tabla hay un signo "=>" que indica que la tabla se ha unido.

Los datos se pueden exportar a una variedad de bases de datos, programas y formatos de archivo compatibles. La mayoría de los objetos de base de datos de una base de datos de MS Access se pueden exportar a otra base de datos de MS Access.

No puede exportar esquemas de bases de datos. Cuando exporta datos, puede exportar la tabla principal y todas las tablas relacionadas. Al exportar a otra base de datos, solo se puede exportar un objeto a la vez. Si necesita exportar varios objetos a la base de datos, puede ejecutarlos

Arroz. 4.12.1. Cuadro de diálogo Exportar objeto

puerto de estos objetos abriendo la base de datos a la que desea exportar los objetos.

Para exportar un objeto, seleccione el elemento de menú "Archivo" -> "Exportar". La ventana que se muestra en la Fig. 4.12.1. En el campo "Tipo de archivo", seleccione la aplicación a la que se exporta el objeto y haga clic en el botón "Exportar".

Hay tres formas de utilizar datos de MS Access con procesadores de texto.

En una base de datos de MS Access, puede utilizar el Asistente para documentos compuestos de MS Word para crear un documento compuesto en MS Word que esté vinculado a los datos de MSAccess. Una vez que se ha creado el enlace, puede abrir el documento en MS Word en cualquier momento para imprimir un nuevo conjunto de documentos con membrete o etiquetas utilizando los datos actuales de MS Access.

Para cualquier versión de MS Word, los datos de MS Access se pueden exportar a un archivo de origen de datos de combinación que puede utilizar la herramienta de combinación de MS Word.

Los resultados de tablas, formularios o informes se pueden guardar como archivos de formato de texto enriquecido (.rtf) o formato de texto (.txt). Los archivos RTF conservan el formato, como fuentes y estilos, y se pueden abrir con MS Word y otros procesadores de texto y programas de publicación para MS Windows.

También hay varias posibilidades para usar datos de MS Access con MS Excel u otros editores de hojas de cálculo.

Las tablas se pueden exportar a MS Excel u otros programas de hojas de cálculo como datos sin procesar.

La salida de tablas, formularios o informes se puede guardar directamente como un archivo (.xls) o una hoja de Excel. Este método conserva mejor los elementos de formato, como las fuentes y los colores. Los niveles de agrupación de informes se guardan como niveles de estructura de MS Excel y el formulario como una tabla de datos.

Los usuarios profesionales pueden crear una macro o un procedimiento VBA para que sea más conveniente exportar objetos de la base de datos con frecuencia.

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La integración de Access 2010 con otras aplicaciones se realiza mediante la pestaña Cinta de datos externos. Aquí están las áreas Importar y exportar. La información se intercambia con bases de datos de Access, hojas de cálculo de Excel, archivos de texto y XML, es posible exportar a PDF y XPS, enviar por correo electrónico. Cuando hace clic en el botón Avanzado, aparece un menú desplegable que le permite trabajar con fuentes de datos HTML, dBASE, bases de datos distribuidas y ODBC.

Para exportar a formatos Office Word y Excel, haga clic en el botón correspondiente del menú e indique la ubicación del futuro archivo. Una variante de la ventana para exportar a hojas de cálculo de MS Excel se muestra en la fig. 1. En el segundo paso de exportación, es posible guardar la exportación actual para la posterior ejecución de esta operación. La operación guardada se llama con el icono Exportaciones guardadas. Puede hacer lo mismo con las operaciones de importación. Al marcar la casilla correspondiente, puede iniciar la apertura de la hoja de cálculo inmediatamente después de la exportación. La exportación a otros formatos se realiza de la misma manera y no presenta ninguna dificultad.

La importación de todos los archivos externos a los formatos de Access se realiza solo tabla por tabla, es decir, cada tabla debe importarse (y exportarse) por separado. Las únicas excepciones son las bases de datos de Access en sí; en este caso, puede especificar todas las tablas que deben importarse a la vez.

Considere un ejemplo de importación de archivos XLS. Haciendo clic en el icono del área correspondiente Importar y vincular(Fig. 2), veremos una ventana similar a la que se muestra en la fig. una.

El archivo se puede seleccionar para importar, para agregar datos a una tabla existente y para vincular la tabla como una externa. En este último caso, el conjunto de acciones con la mesa es limitado. En particular, no puede cambiar los datos en una tabla vinculada desde Access. Al seleccionar el archivo y hacer clic en el botón Aceptar ubicado en la parte inferior derecha, veremos un cuadro de diálogo en el que puede especificar el área para importar hojas de libros.
(hojas) o rangos con nombre.

En MS Excel, cualquier lista puede recibir un nombre. Para hacer esto, simplemente seleccione la lista y escriba su nombre en el campo de nombre, que se encuentra en el extremo izquierdo de la barra de fórmulas. Dicha lista se tratará como un rango con nombre y se puede importar a MS Access como una tabla separada.

El progreso de la importación adicional no depende de lo que se importe: un rango o una hoja de cálculo. El diseño de la futura tabla de la base de datos se presenta en la parte inferior de la ventana. Después de seleccionar el objeto y hacer clic en el botón Siguiente, vaya a la ventana donde puede configurar los encabezados de campo. Si la primera fila de la lista contiene encabezados, seleccione la casilla de verificación La primera fila contiene encabezados de columna y haga clic en el botón Siguiente.

A veces, en esta etapa, aparece un mensaje sobre la coincidencia incompleta de la primera línea con el nombre de la cadena. Esto significa que algo está mal en la primera línea: no hay registro, el campo no está en formato de texto, etc. Tal vez haya algunos datos a la derecha o a la izquierda de la lista, a los que se expandió automáticamente la lista, en en cuyo caso falta el encabezado de la columna por la misma razón. Cuando aparece un mensaje de este tipo, tiene sentido interrumpir la importación y ver la tabla en Excel con más cuidado. Sin embargo, si la estructura de la tabla y los datos son claros y obvios, puede continuar con la importación y realizar todas las correcciones necesarias ya en la tabla de MS Access.

El siguiente cuadro de diálogo le permite guardar los datos en una tabla nueva o existente. Al seleccionar una tabla existente, debe asegurarse de que su estructura coincida completamente con la estructura de la tabla importada. Lo mismo ocurre con la adición de datos a una tabla existente. Por ejemplo, MS Excel "considera" el formato de los campos numéricos como un punto flotante doble, respectivamente, todos los campos numéricos de una tabla existente deben tener este formato.

En general, probablemente sea mejor importar la tabla como una nueva, modificar los formatos y luego agregar los datos a la tabla existente, aunque Access generalmente convierte los formatos correctamente.