Excel'den Access'e aktarın. Bilgileri erişimden dışa aktar

Ofis uygulamalarının kullanıcıları genellikle çeşitli kaynaklardan gelen bilgileri işlemek zorundadır, bu da sürekli olarak veri alma ve verme ihtiyacıyla karşı karşıya kaldıkları anlamına gelir. Aynı zamanda, bir formattan diğerine veri aktarımının hatasız ve önemli bilgi kaybı olmadan yapılmasına dikkat etmek gerekir.

Makale, Microsoft Office'in ana uygulamaları: Word, Excel ve Access arasındaki karşılıklı veri alışverişini ve ayrıca HTML formatında dışa aktarma / içe aktarma işlemlerini tartışıyor.

Verilerle çalışırken, bilgileri tablo biçiminde depolamak ve işlemek en uygunudur. Hemen hemen tüm büyük Microsoft Office 2000 uygulamaları tablolarla çalışmanıza izin verir:

Word metin düzenleyicisinde tabloları yazdırmak için en iyi şekilde biçimlendirebilirsiniz;
Excel elektronik tablolarında verileri ve hesaplama sonuçlarını hem tablo biçiminde hem de çizelgeleri kullanarak analiz etmek uygundur;
Son olarak, Access veritabanları büyük miktarda tablo verilerini mümkün olduğunca verimli bir şekilde işleyebilir.

Her ofis uygulamasının kendi "tescilli" özellikleri vardır, bu nedenle bir programda belgeler ve bilgilerle etkin bir şekilde çalışmak için, bireysel görevleri başka bir uygulamaya dış kaynak sağlamak daha iyidir. Örneğin, Excel'de elektronik tablo hesaplamaları yapmak kolay ve kullanışlıdır, ancak Word'de güzel bir şekilde biçimlendirilmiş yazdırılabilir bir tablo oluşturmak daha iyidir. Bu nedenle, verileri Excel'den Word'e aktarmamız gerekiyor.

Panoyu kullanma

Bir ofis programından diğerine veri aktarmanın en kolay yolu panoyu kullanmaktır.

Panoya bilgi yerleştirmek için verileri seçmeniz ve menüden Düzenle ve Kopyala (veya Düzenle ve Kes) komutunu seçmeniz gerekir. Tüm Microsoft Office 2000 uygulamaları, 12 adede kadar farklı klip alabilen ortak bir panoyu paylaşır. Panonun içeriğini görüntülemek için, "Pano" özel panelini çağırmanız gerekir (Görünüm menüsü → Araç Çubukları → Pano).

Panodan rastgele bir parça yapıştırmak için, imleci ekleme konumuna getirmeniz ve ardından Pano paneline eklenecek parçayı seçmeniz gerekir. Son kopyalanan (veya kesilen) parçayı yapıştırmanız gerekiyorsa, o zaman bilinen menü komutunu Düzenle ve Yapıştır veya Standart araç çubuğunda Yapıştır düğmesini kullanabilirsiniz.

Panodan bir parça yapıştırırken, veriler genellikle düzenlenebilecekleri bir biçimde yerleştirilir. Örneğin, Microsoft Excel çalışma sayfası hücreleri ve Microsoft Access veritabanı kayıtları, sütun genişlikleri ve yazı tipi biçimlendirme ayarları korunarak Word tabloları olarak Word'e eklenir. Tablolama karakterlerini içeren Microsoft Word metni, satırlar ve sütunlar halinde dağıtım ile bir Microsoft Excel sayfasının hücrelerine eklenecektir (Şekil 1). Microsoft Access'ten alınan kayıtlar, her alan ayrı bir sütunda görüntülenecek şekilde bir Microsoft Excel çalışma sayfasına satırlar halinde eklenir.

Ancak, program verilerin düzenlenmesine izin vermiyorsa, nesneyi farenin çift tıklamasıyla açarak kaynak programda düzenlenebilen gömülü bir nesne olarak eklenmelidir. Örneğin, Excel'de oluşturulan bir grafiği bir Word belgesine eklediğinizde bu şekilde davranır. Son olarak, veriler gömülü nesne olarak eklenemiyorsa (örneğin, OLE motorunu desteklemeyen bir programdan veri kopyalarken), o zaman değişmez bir resim olarak yerleştirilmelidir.

Panodan yapıştırılan verilerin formatını bağımsız olarak kontrol etmek için, Edit a Paste (Yapıştırmayı Düzenle) menü komutu yerine, Edit a Special Paste ... komutunu kullanın. Bu durumda, açılan "Özel Yapıştır" penceresinde (Şek. 2), yapıştırmanın nihai sonucunun varyantını listeden seçebilir.

Örneğin, Özel Yapıştır kullanılarak, Excel'den kopyalanan bir tablo Word'e yalnızca biçimlendirilmiş bir Word tablosu olarak değil, aynı zamanda katıştırılmış bir Microsoft Excel çalışma sayfası, biçimlendirilmemiş metin ve bir bitmap veya vektör çizimi olarak da yapıştırılabilir.

Sınırlandırılmış bir metin dosyasını içe aktarın

Hala "eski" MS-DOS metin düzenleyicilerinde oluşturulmuş verileriniz varsa, bunları Word, Excel veya Access'e aktarmanın zamanı gelmiştir.

DOS metin düzenleyici dosyaları yalnızca metinsel bilgileri depolar ve bu tür belgelerin tabloları genellikle ayırma için boşluklar, sekmeler, "!", ":", ";" sembollerini kullanır. ve benzeri.

Verileri aktarmak için, Excel'de Dosya ve Aç ... komutunu seçin, "Metin Dosyaları" dosya türünü seçin ve "Aç" düğmesini tıklayın. Metin içe aktarma sihirbazı başlar (Şekil 3).

Sihirbazın ilk adımında, kaynak verilerin depolandığı biçimi, yani kaynak belgede ayırıcıların kullanılıp kullanılmadığını ve ayrıca metnin depolandığı kodlamayı belirtmeniz gerekir. Ardından, kaynak verilerin türü ve biçimi hakkında ayırıcı karakteri ve ek bilgileri belirtmeniz gerekir. Sonuç olarak, metin dönüştürülecek ve Excel'de bir tablo olarak eklenecektir.

MS Access'te sınırlandırılmış metin dosyalarını içe aktarma sihirbazı yaklaşık olarak aynı şekilde çalışır, yalnızca çalıştığında ek olarak kaynak metnin dilini ve kodlamasını belirleyebilirsiniz.

Bu arada, bir metin dosyasının daha doğru bir şekilde içe aktarılması için, her satırdaki ayırıcıların sayısı ve konumu eşleşecek şekilde içeriğini önceden biraz düzeltmeniz önerilir.

Excel'i Access'e Bağlama

MS Office uygulamalarında veri alışverişi için üç tür eylem vardır: dışa aktarma, içe aktarma ve bağlama. İhracat ve ithalat işlemleri sırasında elde edilen sonuç orijinal verilerle ilgili olmayıp bunların bir kopyasıdır. Buna karşılık, bağlama işlemi sırasında, veriler orijinal belgede saklanmaya devam eder ve diğer bağlantılı belgelerden erişilebilir. Böylece bağlama, tek bir veri kaynağıyla çalışırken farklı uygulamaların yeteneklerini kullanmanıza olanak tanır.

Excel'de verilerle çalıştığınızı ve MS Access'in gücünden yararlanmak istediğinizi varsayalım. Bunu yapmak için Access'e bağlanmanız gerekir. Excel'de, Araçlar menüsünde ve Eklentiler'de, AccessLinks eklentisini etkinleştirmeniz gerekir (Şekil 4) (yüklemek için belki MS Office 2000 dağıtım kiti gerekir). AccessLinks eklentisi, MS Excel verileriyle çalışırken MS Access formlarını ve raporlarını kullanmanıza olanak tanır. Excel'deki Veri menüsüne üç komut eklenecektir:

MS Erişim Formu…;
MS Erişim Raporu…;
MS Access'e Aktarın….

Veri ve MS Erişim Formu'nu seçtiğinizde aşağıdakiler gerçekleşir:

seçime göre yeni bir veritabanı oluşturulacak veya mevcut bir veritabanı açılacak;
bu veritabanında, orijinal Excel tablosuyla otomatik olarak bir bağlantı kurulacak ve yeni bir form oluşturmanızı isteyen Access Form Sihirbazı başlatılacaktır;
form sihirbazının tüm adımlarını tamamladıktan sonra, Excel verileriyle çalışmak için bir Access ekran formu alacaksınız.

Veri → MS Access Raporla komutu benzer şekilde çalışır, ancak bunun sonucunda standart bir Access raporu oluşturulur.

Verileri MS Access'e Aktar... komutu, Access'i başlatacak ve verileri Excel'den yeni veya mevcut bir Access veritabanındaki bir tabloya aktaracaktır.

Access'te bir form (veya rapor) açma düğmeleri Excel çalışma sayfasında görünür ve veri aktarımından sonra başarıyla tamamlanmasıyla ilgili bir yazı görünür (Şekil 5). Bu düğmeler, Access'te oluşturulan ve çalışma sayfasında depolanan verilerle ilişkili formları veya raporları geri çağırmak için kullanılabilir.

Excel elektronik tablolarındaki verilerle MS Access'te çalışırken benzer bir sonuç elde edebilirsiniz.

Access'te verileri içeri aktarma ve bağlama

Tüm Microsoft ofis uygulamaları arasında, Access 2000 veritabanı yönetim sistemi, tablo verileriyle çalışmak üzere özel olarak tasarlanmıştır.

Erişim şunları yapabilir:

birbiriyle ilişkili tablolarda büyük miktarda veri depolamak;
kayıtları (tablo satırları) seçmek ve çeşitli tablolardan veriler üzerinde hesaplamalar yapmak için karmaşık sorgular oluşturun;
eylem sorgularını kullanarak birden çok kaydı otomatik olarak değiştirin;
ve son olarak, kolay veri girişi, düzenleme ve analiz için kendi formlarınızı ve raporlarınızı oluşturun.

Bu avantajlardan tam olarak yararlanmak için diğer ofis uygulamalarından verileri Access'e getirmeniz gerekir.

Bilgileri içeri aktararak veya bir veri kaynağına bağlanarak Access'e aktarabilirsiniz.

İçe Aktarma işlemi, verilerin "kabul edilebilir" bir biçimde dışarıdan alınmasını ve bir kopyasının saklanmasını içerir. Bu durumda, orijinal verilerin kaynağıyla bağlantı sürdürülmeyecektir (yani, veriler Access'te "yerel" hale gelir ve önceki konumu hakkında "unutur").

Bir Excel çalışma kitabından Access'e veri aktarmayı deneyelim. Bunu yapmak için Dosya menüsünde Dış veri ve İçe Aktar komutunu seçin.

Açılan "İçe Aktar" iletişim kutusunda, "Microsoft Excel" dosya türünü seçin, kaynak Excel dosyasını belirtin ve İçe Aktar düğmesini tıklayın. Bundan sonra, seçilen çalışma sayfasının veya adlandırılmış hücre aralığının içeriğini Access'e aktarmanıza izin veren sihirbaz başlayacaktır (Şekil 6).

Bir çalışma sayfasında birkaç tablo varsa veya tablo verileriyle birlikte başka nesneler (etiketler, şekiller veya çizelgeler) varsa, adlandırılmış bir aralığı içe aktarmanız gerekebilir. Bu aralıkların her birine bir isim verilebilir. Bunu yapmak için, tablo görünümü verilerinin bulunduğu hücre aralığını seçin ve ardından "Ad" kutusuna (formül çubuğunun en başında) aralığın adını girin ve Enter tuşuna basın (Şek. 7) .

Bir Excel çalışma kitabından, belirli bir aralıktaki veya çalışma sayfasındaki seçili sütunları bir Access tablosuna aktarabilirsiniz. Değer alanlarında (sütunlar) depolanan verilerin türü, ilk birkaç kaydın (satırın) içeriğiyle tanınır, bu nedenle içe aktarıldıktan sonra genellikle düzeltilmesi gerekir.

Bazen, Excel'den veya Access'ten aynı verilerle aynı anda çalışmak (yani, hem Excel'de çalışırken hem de bir MS Access veritabanında bilgi işlerken bir tabloya veri eklemek ve düzenlemek için) uygundur. Bu durumda, Access veritabanında Excel Bağlantıları tabloları oluşturmanız gerekir.

Harici bir tabloyla bir veritabanı bağlantısı kurmak için Dosya → Harici veri → Tablolara bağla menü komutunu çalıştırmanız gerekir. Adımları içe aktarma sihirbazının adımlarına benzer olan bağlantı kurulum sihirbazı başlayacaktır. Sonuç olarak, Excel'den gelen verilerle dinamik bir bağlantı kurulacak ve Access veritabanı penceresindeki tablolar listesinde, bu tablonun doğru olduğunu gösteren ok şeklinde özel bir simgeyle işaretlenmiş yeni bir tablo görünecektir. bağlantılıdır (Şekil 8).

Bağlantı kurulduktan sonra, bağlantılı tabloda depolanan veriler, Excel veya Access veritabanında işlenebilir.

Gelecekte dosya - veri kaynağı yeniden adlandırılır veya başka bir klasöre taşınırsa, bağlantı kesilir. Bağlantıyı geri yüklemek için, Araçlar a Yardımcı Programlar a Bağlantılı Tablo Yöneticisi menü komutunu kullanarak kaynak dosya için yeni bir konum belirtmeniz gerekir.

Benzer şekilde, veriler içe aktarılır ve bir MS Access veritabanından diğerine bağlanır.

Access'ten Word ve Excel'e veri aktarma

Access veritabanlarında veri işleme ne kadar uygun ve verimli olursa olsun, "anlamlı" araçları bazen Excel veya Word'ünkinden daha zayıftır (Access daha karmaşıktır ve daha az tasarım seçeneğine sahiptir). Örneğin, Excel'de, bilgileri daha açık bir şekilde (en önemlisi, kullanıcının aşina olduğu bir biçimde) tablo biçiminde sunabilirsiniz ve çizelgeleri oluşturmak ve değiştirmek çok daha kolaydır.

Office Bağlantıları'ndaki Araçlar menüsünde Access'ten Word ve Excel'e veri aktarmak için üç komut vardır:

MS Excel'de Analiz;
MS Word'deki Yayınlar;
MS Word ile birleştirin.

Access'ten Excel'e veri göndermek için, Microsoft Access veritabanı penceresinde bir tablo, sorgu, form veya rapor seçin ve ardından Araçlar → Ofis Bağlantıları → MS Excel'de Analiz menü komutunu çalıştırın (Şekil 9). Microsoft Access, tabloyu, sorguyu, formu veya raporu bir Microsoft Excel çalışma kitabı (.xls) olarak kaydeder ve dosyayı Microsoft Excel'de açar. Geçerli çalışma dizinine (varsayılan olarak C:\Belgelerim) bir tablo, sorgu veya başka bir veritabanı nesnesinin adını taşıyan bir dosya kaydedilir.

Belgeleri HTML formatına aktarın

Günümüzde birçok kişinin internete veri yerleştirmesi gerekli hale geldi.

Ofis programlarından bilgileri Web'de yayınlanmak üzere hızlı bir şekilde hazırlamak için HTML dil etiketlerini bilmeniz gerekmez - yalnızca bir köprü metni belgesi biçiminde kaydetmeniz gerekir. Bu amaçla, Word ve Excel'e özel bir menü komutu Dosya ve Web sayfası olarak kaydet eklendi.

Bu komutu yürüttükten sonra, belgenin başlığını ("Değiştir" düğmesi) ve ayrıca HTML belgesinin parametrelerini ("Araçlar" düğmesi ve Web Belgesi) değiştirebileceğiniz "Belgeyi Kaydet" penceresi açılır. Seçenekler) (Şek. 10). Ardından "Kaydet" düğmesini tıklayın ve bitmiş bir Web sayfanız olacak.

Bir belgeyi HTML biçiminde kaydederken, bazı biçimlendirmeler kaçınılmaz olarak kaybolur, bu nedenle dışa aktarmadan önce sonucu değerlendirmek için Dosya ve Web Belgesini Önizleme komutunu kullanın.

Ortaya çıkan Web belgesi İnternet'e yerleştirilebilir ve tarayıcı programları kullanılarak görüntülenebilir. Sonuç elbette mükemmel olmaktan uzaktır (özellikle hantal HTML kodu), ancak böyle bir Web sayfası oluşturmanın basitliği ve hızı açıktır.

Özet

Bir ofis uygulamasından diğerine bilgi aktarımı, verilerle en verimli şekilde çalışmanıza olanak tanır. Pano kullanılarak veri alışverişi düzenlenebilir, ayrıca ithalat ve ihracat işlemleri de yapılabilir. Ve farklı uygulamalardan ortak verilerle çalışmak için bir veri kaynağıyla bağlantı düzenlemek uygundur. MS Office 2000'e veri aktarma ihtiyacının sizin için büyük bir sorun olmayacağını umuyoruz.

BilgisayarPress 7 "2001

Excel tablolarının Access DBMS'ye aktarımı, ikincisinin arabirimi kullanılarak birkaç basit adımda gerçekleştirilir:

1. Yeni bir veritabanı açın veya oluşturun.

2. "Dış Veriler" sekmesinde, "İçe Aktarma ve Bağlantılar" grubunda "Excel" simgesine tıklayın

3. Kaynak dosyanın kendisini ve içe aktarma yöntemini seçmeniz gereken bir pencere göreceksiniz:

Kaynaktan yeni bir veritabanı tablosuna veri aktarımı;
Veritabanında zaten tablolar varsa, içe aktarılan verileri mevcut olanlara ekleyebilirsiniz;
Kaynakla bağlantıyı koruyarak içe aktarın. Bu yöntem, kaynak dosyada değiştiklerinde veritabanındaki tabloları anında güncellemenizi sağlar, ancak bunun tersi olmaz.

İlk seçeneği örnek olarak kullanalım.

4. Ardından, gerekli bilgilerin bulunduğu aralığı belirtin. Bir sayfa veya adlandırılmış bir aralık olabilir. Bu aşamadan başlayarak her şey size uyuyorsa “Bitir” butonu ile onaylanarak işlem tamamlanabilir.

5. Sonraki 2 adım, gelecekteki tablonun başlıklarını tanımlar:

6. Son adımlarda, her kayıt için benzersiz bir tanımlayıcı (anahtar) tanımlamanız ve tabloya bir ad vermeniz istenecektir. Tablo, onun yerini alabilecek alanlar içermiyorsa (pasaport verileri, kayıt numarası vb.) her zaman bir anahtar oluşturmanızı öneririz.

Excel'den Access'e bir tablo içe aktarma tamamlandı.
Aynı tabloları sık sık aktarmayı planlıyorsanız, sistem tüm süreci tekrar için kaydetme imkanı sunar.

< Назад
Sonraki >

office-menu.ru materyalleri size yardımcı olduysa, lütfen projeyi daha da geliştirebilmemiz için destekleyin.

Access, kullanıcılara mevcut veritabanlarını MS Access ortamına geçirmeleri için geniş fırsatlar sunar. Örneğin, MS Excel'de bilgi işlediyseniz, dBase, Paradox veya FoxPro ortamlarında veritabanları işlettiyseniz veya basitçe verilerinizi metin dosyalarında sakladıysanız ve MS Access'in özelliklerini kullanmaya karar verdiyseniz, verilerinizi aktarmanız zor olmayacaktır. bu ortama veri.

Verilerinizi Access tablolarınızdan mevcut veri işleme ortamlarının çoğuna da verebilirsiniz. Ayrıca Access, ODBC mekanizmasını kullanarak henüz mevcut olmayan ortamlara veri geçişini destekleyen bir aygıta sahiptir. Şunlar. Daha geniş bir DBMS yetenekleri yelpazesine sahip yeni bir sistemin ortaya çıkmasıyla, yeni bir veritabanı formatı için verileri yeniden girme ihtiyacıyla Access'e bağlı olmayacaksınız.

Bu veritabanı bir ODBC sürücüsü içeriyorsa, verilerinizi başka bir ortama aktarmanız yeterlidir. Artık veri depolama ve işleme için birçok yazılım satıcısı uygulamalarına ODBC desteği uyguluyor ve Access uygulamanız Oracle, SQL-Base, Sybase, Paradox, FoxPro, Btrieve, DB2, vb. gibi DBMS ile zaten bilgi alışverişinde bulunabilir. gelecek ile.

Çözüm örneği

1. Veri içe aktarma

Access, diğer veritabanlarından verileri kullanmak için iki seçeneği destekler - içe aktarma ve birleştirme.
İçe aktarma, var olan bir tablonun başka bir ortamdan MS Access biçimine tam olarak dönüştürülmesi anlamına gelir. İçe aktarılan bir tabloda yapılan herhangi bir değişiklik, içe aktardığınız tabloya otomatik olarak aktarılmaz. Şunlar. verileri içe aktarmak şu durumlarda mantıklıdır:

Tamamen Access'e geçin ve eski uygulamanıza geri dönmek zorunda kalmadan tüm verilerinizi bu ortama taşıyın.
kullanıcı tarafından nadiren değiştirilen bilgileri kullanın: sözlükler, referans kitapları vb.;
karışık ortamlarda maksimum veri işleme performansı elde edin (aynı anda birkaç veritabanı ortamı tarafından veri paylaşımı), çünkü Bulunduğu ortamdaki formatları ile erişim daha hızlıdır.

Önceki laboratuvarlarda, STUD veritabanı projesini zaten oluşturduk, bu yüzden tek yapmamız gereken oluşturulan tabloları verilerle doldurmak.

1.1. Veritabanı tablolarını içe aktarma

Öğretmenlerle ilgili bilgileri içeren STUD_1.mdb veri tabanından "Öğretmenler" Access tablosunun verilerini aynı adlı Access tablosuna aktarıyoruz.

STUD veritabanını açın ve veritabanı penceresini etkinleştirin. İçe aktarma penceresini etkinleştirmek için “Dosya” menüsünde “Dış Veriler”> “İçe Aktar” seçeneğini seçin veya araç çubuğundaki “içe aktar” düğmesine tıklayın.

ACCESS, İçe Aktar iletişim kutusunu getirecektir. Tabanın STUD_1.mdb dosyasını bulun ve “İçe Aktar” düğmesine tıklayın.

Bir sonraki “Nesneleri içe aktar” penceresinde, içe aktarılacak nesneyi seçin ve “Tamam” düğmesine tıklayın.

Not: (ACCESS 2.0 sürümü için)
STUD veritabanını açın ve veritabanı penceresini etkinleştirin. "Dosya" menüsündeki içe aktarma penceresini etkinleştirmek için, "İçe Aktar" komutunu çalıştırın veya araç çubuğundaki "İçe Aktar" düğmesini tıklayın.
Görüntülenen iletişim kutusunda, biçimler listesinde "Microsoft Access" öğesini seçin ve "Tamam" düğmesini tıklayın.
Access, bir dosya seçimi iletişim kutusu görüntüler. Veritabanının "STUD_1.mdb" dosyasını bulun ve "Tamam" düğmesine tıklayın. İstenen dosya bir ağ sunucusunda bulunuyorsa, yolu, ağ cihazını ve veritabanına giden yolu belirtmeniz gereken "Ağ .." düğmesi aracılığıyla belirtilir.
İçeri aktarılacak nesneyi tanımlamak için bir sonraki pencerede, "Nesne Tipi" listesinden "Tablolar" öğesini seçin ve "STUD_1.MDB'deki Objeler" seçim listesinden "Öğretmenler" tablosuna tıklayın, "Yapı ve Sağdaki Veri" radyo düğmesini ve ardından " İçe Aktar" ı tıklayın. İçe aktarmanın tamamlandığını bildiren bir pencere açılacaktır. "Tamam" ı tıkladıktan sonra, "Kapat" düğmesini tıklayacağımız "Nesneleri içe aktar" penceresine döneceğiz.

İçe aktarma başarılı olursa, veritabanı penceresine dönersek yeni "Öğretmenler1" tablosunun bir açıklamasını göreceğiz.
Mevcut "Öğretmenler" tablosuna veri aktarmak için, fareyi tıklayarak "Öğretmen1" tablosunu etkinleştirin (tablonun açıklaması mavi bir arka plan üzerinde görüntülenecektir), aktarmak için "Düzenle" menüsünün "Kopyala" komutunu çalıştırın. tablonun içeriğini panoya ve ardından aynı menüden "Yapıştır" komutuna.

“Tablo Adı” alanına “Öğretmen” adını gireceğimiz “Tabloyu Farklı Yapıştır” penceresi açılacak ve “Yapıştır Seçenekleri” seçim alanında ““Var olan Tabloya Veri Ekle” seçeneğini seçeceğiz. mevcut bir tabloya veri ekler. Önceki paragraflar, yalnızca tablonun yapısını veya veri içeren yapıyı kopyalamanıza izin verir.
Öğretmenler tablosu artık başka bir Access veritabanından içe aktarılan verileri içerir. Daha önce tartışılan yöntemlerden herhangi birini kullanarak "Teachers1" tablosunu silelim.
Benzer şekilde, veriler FoxPro, dBase, Paradox ve Btrieve veritabanlarından içe aktarılır. ".

1.2. Excel elektronik tablosundan verileri içe aktarma

MS Access, Lotus 1-2-3 ve MS Access elektronik tablolarıyla veri içe/dışa aktarmayı destekler. Hem tüm tabloları hem de ayrı ayrı parçalarını içe aktarabilirsiniz.

Elektronik tabloları içe aktarırken, mevcut bir elektronik tabloya veri ekleyebilir veya yeni bir tane oluşturabilirsiniz. İlk durumda, e-posta sütunlarının adlarını oluşturmalısınız. Access tablosunun alan adlarıyla aynı olan veya e-posta sütunlarını düzenleyen tablolar. tablolar, verilerin içe aktarıldığı veritabanı tablosunun alanlarıyla aynı sıradadır.
İçe aktarılan veriler üzerinde yeni bir tablo oluşturursak, içe aktarılan elektronik tablonun ilk satırındaki sütunların adlarının girilmesi istenir, aksi takdirde Access 1'den başlayarak ardışık sayıları alan olarak atayacaktır (daha sonra açılarak değiştirilebilirler). tablo tasarım modunda).

Yeni tablodaki alanların veri türü, içe aktarılan ilk veri satırının değerlerine göre Access tarafından belirlenir. Böyle,
- karakter verileri, 255 karakter uzunluğundaki metin alanlarına aktarılır;
- sayısal - 8 bayt boyutunda ve "kayan nokta" ile “Sayısal”(”Sayısal”) olarak;
- parasal biçimde sayısal veriler - "Para Birimi" türüne;
- tarih ve saat değerleri - "Tarih/Saat" tipine.

Bazı türler Access tarafından yanlış yorumlanabilir, bu nedenle elektronik tablonun başına, veritabanı tablosu alanı için ayarlanacak veri türünü benzersiz şekilde tanımlayan "sahte" bir dize eklemek mantıklıdır. İçe aktarma tamamlandıktan sonra, bu satır ve alan adlarının bulunduğu satır silinebilir.

Verileri "Öğrenci" Excel elektronik tablosundan "Öğrenciler" veritabanı tablosuna aktaralım.
STUD veritabanı penceresindeyken "Dosya" menüsünde "Dış Veriler" > "İçe Aktar" komutunu uygulayacağız.
Açılan İçe Aktar penceresi, içe aktarma için Access tarafından desteklenen uygulamaların bir listesini içerir. "Excel" satırını seçin ve "Tamam" düğmesine tıklayın.

Access, Dosya Seç iletişim kutusunu açar. "Student.xls" dosyasını seçin ve "İçe Aktar" düğmesine basın.
Açılan "İçe Aktarma Seçenekleri" penceresinde, elektronik tabloların ilk satırının veritabanı tablosunun alan adları olarak kullanılmasına izin veren "İlk satır alan adlarını içerir" onay kutusunun işaretini kaldırın ("Öğrenciler" tablosu zaten alan içerdiğinden Açıklamalar).
Mevcut bir tabloya veri eklemek için "Mevcut tabloya ekle" radyo düğmesini seçin ve radyo düğmesinin sağındaki listeden "Öğrenciler" tablo adını seçin.

Tüm e-postaları içe aktarmanız gerekiyorsa. tablo, ancak yalnızca bir kısmı, ardından aynı pencerede içe aktarılan hücrelerin aralığını ayarlayabilirsiniz: "Aralık" alanına aralığı girin (örneğin, "A1: D15" veya "A1..D15").
İçe aktarma prosedürünü başlatmak için "Tamam" düğmesini tıklayın.

İçe aktarma tamamlandıktan sonra, fark edilen hatalar (veya bunların yokluğu) hakkında bilgi içeren pencerede "Tamam" düğmesini tıklayın. Access, bir sonraki e-postayı seçmek için bizi "Dosya Seç" penceresine döndürecektir. içe aktarılacak tablolar. "Kapat" düğmesini seçin.
İçeri Aktarma Hataları penceresinde, Access'in doğru şekilde dönüştüremediği alanları görüntüleyebilirsiniz. Hatalar analiz edildikten sonra, eksik değerler manuel olarak kırılarak veya tablo tasarım modunda alan açıklamaları değiştirilerek düzeltilebilir.Hataları düzelttikten sonra (Access varsa), "Öğrenciler" tablosunu açın ve doğruluğunu kontrol edin. veri aktarımının.
Benzer şekilde, veriler bir Lotus 1-2-3 elektronik tablosundan içe aktarılır.

1.3. Metin dosyalarını içe aktarma

Ayrıca metin dosyalarından Access tablolarına veri aktarabilirsiniz. Bu tür dosyalardaki alanlar birkaç şekilde ayrılabilir, ancak çoğu metin dosyasının kendisinde değişiklik yapılmadan Access tablolarına dönüştürülebilir.
Dosyaların belirtiminin tanımını (içlerinde alanları depolama talebi) kullanırken, Access'in bir metin biçimindeki hemen hemen her tür veri temsilini doğru şekilde yorumlamasını sağlar.

Access, dosyadaki her girişte (zengin metin olarak adlandırılır) sabit konumlarda alanları olan metin dosyalarını içe aktarabilir. Yalnızca dize içindeki her alanın konumunu ve uzunluğunu belirtmek gerekir.
Sonuç verilerini sabit genişlikli alanlara sahip bir metin dosyasından "Sonuçlar" tablosuna aktarın.
STUD veritabanı penceresinde "Dış Veri" .> "Dosya" menüsünden "İçe Aktar" komutunu çalıştırın ve format listesi iletişim kutusunda "Metin Sabit Uzunluğu" seçeneğini seçin. "Tamam" düğmesini tıklayın.

Açılan dosya seçim penceresinde bir metin dosyası seçin ve "İçe Aktar" düğmesine tıklayın. Access, Metni İçe Aktar iletişim kutusunu görüntüler. Paragrafta (Alanları en iyi tanımlayan biçimi seçin) size uygun paragraflardan birini seçin:

ayırıcılarla - alanlar virgül veya sekmelerle ayrılır;
sabit genişlikli alanlar - boşluklarla dolu aralıklar ;)

mevcut bir tabloya;
yeni masa;

Verileri yeni bir tabloya aktarıyorsak, "Gelişmiş"i seçin ve şunları tanımlayın:
alan adı - (Alan Adı);
veri türü - (Veri türü).

"Bitir"e tıklayalım. "Tabloya aktar" öğesinde tablonun adını belirtin.
Bundan sonra Access, içe aktarmanın sonuçları hakkında bir mesaj içeren bir iletişim kutusu açar. Bir hata oluşursa, ayarlarda ayarlanan değerleri kontrol edin ve içe aktarma başarılı olduysa "Tamam"ı seçin.
Access, alanların birbirinden virgül, sekme veya boşlukla ayrıldığı sınırlandırılmış metin dosyalarını içe aktarmanıza da olanak tanır.

İçeri veya dışarı aktarmak için Access'e yalnızca bu karakterlerden hangisinin veri alanlarını ayırdığını ve hangi karakterin metin sınırlayıcısı olduğunu (verilen metin virgül veya boşluk içeriyorsa) söylemeniz gerekir. Metin sınırlayıcıları genellikle tırnak işaretleri veya kesme işaretidir ve herhangi bir dosya için yalnızca bir tür sınırlayıcı kullanabilirsiniz.
"Öğrenciler" tablosu için verileri stud.txt metin dosyasından içe aktarıyoruz.

Veritabanı penceresine gidip "Tablolar" omurgasına tıklayarak 1. sınıf öğrencileri hakkında bilgi içeren oluşturulan "Öğrenciler" tablosunu görebiliriz.
Herhangi bir formattan içe aktardıktan sonra, veritabanı tablolarının açıklamasında bazı değişiklikler gerekebilir. Bu nedenle, metin alanları için Access, desteklenen maksimum uzunluğu 255 bayt olan alanları ayırır; bu her zaman gerekli değildir. Tablo tasarımcısında bu uzunluk gerekli uzunluğa düşürülebilir. Aynısı "Sayısal" türündeki alanlar için de geçerlidir - her zaman 8 bit tahsis etmek gerekli değildir.
Bazı veri türlerini dönüştürmeniz gerekebilir. Ancak bu dönüşümlere dayatılan sınırlamaları her zaman hesaba katmak gerekir.

2. Veri dışa aktarma

Access veritabanı nesnelerini dışa aktarma adımları, içe aktarma adımlarına çok benzer. Dışa aktarma prosedürünü gerçekleştirirken genel algoritmayı göz önünde bulundurun:

1. Gerekli veritabanı açılır ve veritabanı penceresi çağrılır.
2. "Dosya" menüsünün "Dışa Aktar" komutu yürütülür.
3. Format listesinden istenilen format seçilir ve "OK" tuşuna basılır.
4. Açılan "MS Access Nesnesini Seç" iletişim kutusunda, nesnenin türünü ve ardından dışa aktarılacak nesnenin kendisini seçin. Tablolar için yalnızca yapıyı (tablo tanımı) veya yapıyı ve verileri dışa aktarabilirsiniz. Dışa aktarma nesneleri ayrıca veritabanına sorgular olabilir. Nesneyi seçtikten sonra "Tamam" düğmesine basın.
5. Açılan pencerede, nesneyi dışa aktaracağımız dosyanın yolunu seçin (başka bir MS Access veritabanına dışa aktarırken, nesnenin adını alıcı veritabanına girmek için bir pencere görünecektir);

"Tamam" düğmesine tıkladıktan sonra, sonucu tamamlandıktan sonra kontrol edilebilecek olan dışa aktarma prosedürü başlayacaktır.

MS Access verilerini dışa aktarabilen bazı uygulamalar 64 bit alan adlarını desteklemez. Taşıma sırasında bu adlar kesilecek ve bu da çoğaltmaya neden olabilir. Kesildikten sonra alan adlarının tekrarlanmayacağından emin olmak için veya tablo tasarımcısında önerilir; veya tabloyu kopyalayın, kopyadaki alanları yeniden adlandırın ve bu kopyayı başka bir uygulamaya aktarın.

"Öğrenciler" tablosunu Excel formatına ve "Öğretmenler" tablosunu Paradox formatına kendiniz aktarın.
Bir metin dosyasına dışa aktarma, içe aktarmaya tamamen benzer: dışa aktarma özelliği ayarlanır (sınırlayıcılarla veya sabit bir alan uzunluğuyla), ardından dışa aktarma prosedürü başlatılır.
"Sonuçlar" tablosunu dışa aktarın.Sonra ortaya çıkan dosyayı "Yaz" düzenleyicisinde açın (Windows'ta "Aksesuarlar" grubunda) ve yazıcıya bir laboratuvar raporu olarak çıktısını alın.
Access ayrıca MS Word Birleştirme Sihirbazı'nı da içerir. Bir Access veritabanındaki verileri Word düzenleyicide oluşturulan belgelere gömmenize olanak tanır.

Gerekli veritabanı açılır, birleştirilecek tablo veya sorguyu seçin ve araç çubuğundaki "MS Word ile Birleştir" düğmesini tıklayın. İletişim kutusunda, mevcut veya yeni oluşturulmuş bir belgeyle çalışmayı seçebilirsiniz. Gerekli seçeneği seçin ve "Tamam" düğmesini tıklayın. Sihirbaz, Word'ü başlatır ve belgeler arasında bir bağlantı kurar. Diğer gömülü nesneler bir metin düzenleyici aracılığıyla işlenebilir.

3. Harici verilerin eklenmesi

Ek, Access'in diğer uygulamaların verilerini kendi formatlarında işlemesini ifade eder. Veriler hem bilgisayarınızda hem de ağda bulunabilir. Bu tür verilere her erişildiğinde, Access onu kendi biçimine çevirir, işler ve işleme sonuçlarını tekrar yabancı bir biçime dönüştürür ve yerine yazar.
Aynı zamanda, özellikle bu veriler ağdaysa ve birkaç kullanıcı tarafından kullanılıyorsa, veri işlemenin verimliliği keskin bir şekilde düşer. Ancak öte yandan, katılmanın avantajları da vardır:
- maksimumdan daha büyük veri dizilerini destekleyebilirsiniz
1 GB sınırı Access için çok küçüktür;
- bu dosyanın verileri kullanıcı tarafından sık sık değiştiriliyorsa;

Başka bir ortamdan veri aktarırken, MS Access yalnızca tablo verilerini kopyalar, dizinler, anahtarlar ve tablolar arasındaki ilişkiler hakkında bilgi içermez, bu nedenle verileri aktardıktan sonra projeyi daha önce tanımlamanız gerekir.
Diğer veritabanlarından veri eklemek de basit bir işlemdir: Araç çubuğundaki "Bağlantı" düğmesini kullanarak veya "Dosya" menüsünün "Dış veriler" >> "Bağlantı" komutunu kullanarak, ek penceresini açacağız. veri kaynağının türünü seçin. Katılma kaynakları FoxPro, Paradox, dBase dosyaları veya başka bir Access veritabanındaki tablolar olabilir.
Kaynağı seçtikten ve "Tamam" düğmesine bastıktan sonra, gerekli olanı seçtikten sonra "Bağlan" düğmesine bastığınız bir dosya seçim penceresi görünecektir. Bundan sonra, Paradox tabloları için, birleştirmenin sonuçları hakkında bir mesaj görünecek ve FoxPro ve dBase Access tabloları için, indeks dosyalarının adlarını girmenizi gerektirecek ve ardından aynı bilgi penceresini gösterecektir.

3.1. Branch DB'den Sonuç Tablosu Ekleme

"Fil_1.MDB" veritabanı, geçmiş dönemlerin sonuçlarına ilişkin verileri içerir. Bu verileri "Dosya" menüsünde işlenmek üzere eklemek için "Dış veriler" >> "Bağlantı" komutunu çalıştırın (veya araç çubuğunda aynı adı taşıyan düğmeye tıklayarak).
"Microsoft Access" i seçip "Tamam" düğmesine bastığımız veri kaynağı türünü girmek için bir pencere görünecektir. Açılan dosya seçim penceresinde "Fil_1.MDB" veritabanını bulun ve "Tamam" butonuna basarak açıklamasını çağırın. Sonraki pencere, şube veritabanındaki tüm tabloların açıklamalarını görüntüler. "Sonuçlar" tablosunu seçin ve "Bağlantı" düğmesini tıklayın.

Veritabanı penceresine döndükten sonra, ekteki "Sonuçlar1" tablosunun açıklamasını içeren yeni bir satır göreceğiz ("Sonuçlar" tablosu zaten projede mevcut olduğundan). Tablo adının solunda, tablonun birleştirildiğini gösteren bir "=>" işareti bulunur.

Veriler bir dizi desteklenen veritabanlarına, programlara ve dosya biçimlerine aktarılabilir. Bir MS Access veritabanındaki çoğu veritabanı nesnesi başka bir MS Access veritabanına aktarılabilir.

Veritabanı şemalarını dışa aktaramazsınız. Verileri dışa aktardığınızda, ana tabloyu ve ilgili tüm tabloları dışa aktarabilirsiniz. Başka bir veritabanına dışa aktarırken, aynı anda yalnızca bir nesne dışa aktarılabilir. Birkaç nesneyi veritabanına aktarmanız gerekiyorsa, bunları çalıştırabilirsiniz.

Pirinç. 4.12.1. Nesneyi Dışa Aktar İletişim Kutusu

nesneleri dışa aktarmak istediğiniz veritabanını açarak bu nesnelerin bağlantı noktası.

Bir nesneyi dışa aktarmak için "Dosya" -> "Dışa Aktar" menü öğesini seçin. Şekilde gösterilen pencere. 4.12.1. "Dosya türü" alanında, nesnenin dışa aktarıldığı uygulamayı seçin ve "Dışa Aktar" düğmesine tıklayın.

MS Access verilerini kelime işlemcilerle kullanmanın üç yolu vardır.

Bir MS Access veritabanında, MS Word'de MSAccess verilerine bağlı bir bileşik belge oluşturmak için MS Word Bileşik Belge Sihirbazını kullanabilirsiniz. Bağlantı oluşturulduktan sonra, mevcut MS Access verilerini kullanarak yeni bir antetli belge veya etiket seti yazdırmak için istediğiniz zaman belgeyi MS Word'de açabilirsiniz.

MS Word'ün herhangi bir sürümü için, MS Access verileri, MS Word Birleştirme aracı tarafından kullanılabilen bir birleştirme veri kaynak dosyasına dışa aktarılabilir.

Tablo, form veya rapor çıktısı, Zengin Metin Formatı (.rtf) veya Metin Formatı (.txt) dosyaları olarak kaydedilebilir. RTF dosyaları, yazı tipleri ve stiller gibi biçimlendirmeyi korur ve MS Word ve diğer kelime işlemciler ve MS Windows için yayınlama programları ile açılabilir.

MS Access verilerini MS Excel veya diğer elektronik tablo düzenleyicileriyle kullanmak için çeşitli olanaklar da vardır.

Tablolar, ham veri olarak MS Excel'e veya diğer elektronik tablo programlarına aktarılabilir.

Tabloların, formların veya raporların çıktısı doğrudan dosya (.xls) veya Excel sayfası olarak kaydedilebilir. Bu yöntem, yazı tipleri ve renkler gibi biçimlendirme öğelerini en iyi şekilde korur. Rapor gruplama seviyeleri, MS Excel yapı seviyeleri olarak ve form bir veri tablosu olarak kaydedilir.

Profesyonel kullanıcılar, veritabanı nesnelerini sık sık dışa aktarmayı daha uygun hale getirmek için bir makro veya VBA prosedürü oluşturabilir.

ACCESS'TEN BİLGİ DIŞA AKTARMA konusunda daha fazla bilgi:

İhracat için malların (eserler, hizmetler) satışı için muhasebenin özellikleri: mal ihracat türleri (işler, hizmetler), ödeme şekilleri, gümrük değerinin oluşumu, üretici ve aracı tarafından belgeleme ve kayıt.
Denetçilerin, denetlenen kurumun yönetimine denetimin sonuçları hakkında bilgileri: bilgilerin amacı ve içeriği.
BİLGİ ÖZELLİKLERİ. BİLGİ SUNUM ŞEKİLLERİ VE TÜRLERİ
Ek 3. "İşlenmiş bilgilerin kontrolünde tanımlanan kusurların listesi"ni doldurmak için bilgi kodlayıcıları

Access 2010'un diğer uygulamalarla entegrasyonu sekme kullanılarak gerçekleştirilir. Harici verileri bantlayın. İşte alanlar İthalat ve ihracat. Access veritabanları, Excel elektronik tabloları, metin ve XML dosyaları ile bilgi alışverişi yapılır, PDF ve XPS'e dışa aktarmak, e-posta ile göndermek mümkündür. Gelişmiş düğmesini tıklattığınızda, HTML, dBASE, dağıtılmış veritabanları ve ODBC veri kaynaklarıyla çalışmanıza olanak tanıyan bir açılır menü görüntülenir.

Office Word ve Excel formatlarına aktarmak için menüdeki uygun düğmeye tıklayın ve gelecekteki dosyanın konumunu belirtin. MS Excel elektronik tablolarına dışa aktarma penceresinin bir çeşidi, Şek. 1. İkinci dışa aktarma adımında, bu işlemin daha sonra yürütülmesi için mevcut dışa aktarmayı kaydetmek mümkündür. Kaydedilen işlem simgesiyle çağrılır. Kaydedilen Dışa Aktarmalar. Aynı işlemi import işlemleri ile de yapabilirsiniz. Uygun kutuyu işaretleyerek, dışa aktarmadan hemen sonra elektronik tablonun açılmasını başlatabilirsiniz. Diğer formatlara aktarma da aynı şekilde gerçekleştirilir ve herhangi bir zorluk yaratmaz.

Access biçimlerinin dışındaki tüm dosyalardan içe aktarma yalnızca tablo tablo gerçekleştirilir, yani her tablo ayrı ayrı içe aktarılmalıdır (ve dışa aktarılmalıdır). Tek istisna, Access'in veritabanlarıdır - bu durumda, bir kerede içe aktarılması gereken tüm tabloları belirtebilirsiniz.

XLS dosyalarını içe aktarma örneğini düşünün. İlgili alan simgesine tıklayarak İçe Aktar ve Bağla(Şekil 2), Şekil 2'de gösterilene benzer bir pencere göreceğiz. bir.

Dosya, içe aktarma, mevcut bir tabloya veri eklemek ve tabloyu harici bir tablo olarak bağlamak için seçilebilir. İkinci durumda, tablolu eylemler kümesi sınırlıdır. Özellikle, bağlantılı bir tablodaki verileri Access'ten değiştiremezsiniz. Dosyayı seçip sağ altta bulunan Tamam düğmesine tıklayarak, çalışma kitabı sayfalarını içe aktarmak için alanı belirtebileceğiniz bir iletişim kutusu göreceğiz.
(sayfalar) veya adlandırılmış aralıklar.

MS Excel'de herhangi bir listeye bir isim verilebilir. Bunu yapmak için listeyi seçin ve adını formül çubuğunun sol ucunda bulunan ad alanına yazın. Böyle bir liste, adlandırılmış bir aralık olarak ele alınır ve MS Access'e ayrı bir tablo olarak alınabilir.

Daha fazla içe aktarmanın ilerlemesi, neyin içe aktarıldığına (bir aralık veya çalışma sayfası) bağlı değildir. Gelecekteki veritabanı tablosunun düzeni, pencerenin altında sunulur. Objeyi seçip Next butonuna tıkladıktan sonra alan başlıklarını ayarlayabileceğiniz pencereye geliniz. Listenin ilk satırı başlık içeriyorsa, İlk satır sütun başlıklarını içeriyor onay kutusunu seçin ve İleri düğmesini tıklayın.

Bazen bu aşamada, ilk satırın dize adıyla tamamlanmamış eşleşmesi hakkında bir mesaj görünür. Bu, ilk satırda bir şeylerin yanlış olduğu anlamına gelir - giriş yok, alan metin olmayan bir formata sahip, vb. Belki listenin sağında veya solunda, listenin otomatik olarak genişletildiği bazı veriler vardır. bu durumda Sütun başlığı aynı nedenle eksik. Böyle bir mesaj göründüğünde, içe aktarmayı kesmek ve tabloyu Excel'de daha dikkatli görüntülemek mantıklıdır. Ancak, tablonun yapısı ve veriler açık ve net ise, içe aktarmaya devam edebilir ve MS Access tablosunda zaten bulunan tüm gerekli düzeltmeleri yapabilirsiniz.

Sonraki iletişim kutusu, verileri yeni veya mevcut bir tabloya kaydetmenize olanak tanır. Mevcut bir tabloyu seçerken, yapısının içe aktarılan tablonun yapısıyla tam olarak eşleştiğinden emin olmalısınız. Aynısı mevcut bir tabloya veri eklemek için de geçerlidir. Örneğin, MS Excel, sayısal alanların biçimini sırasıyla çift kayan nokta olarak "düşünür", mevcut bir tablonun tüm sayısal alanları bu biçimde olmalıdır.

Genel olarak, tabloyu yeni bir tablo olarak içe aktarmak, biçimlerde ince ayar yapmak ve ardından verileri mevcut tabloya eklemek muhtemelen daha iyidir, ancak Access genellikle biçimleri doğru şekilde dönüştürür.