Sekreterin ofisi ne olmalı? Çalışma şartları

Sekreterin işyeri- bu, resmi görevlerin yerine getirilmesi için gerekli araçlarla donatılmış, emek faaliyetinin alanıdır. Bölgede üç sektör ayırt edilebilir - ekleri olan bir masaüstünün ve gerekli ofis ekipmanlarının bulunduğu ana sektör, ziyaretçi hizmetleri sektörü ve dolapların, fotokopi makinesinin, faks makinesinin ve diğer ekipmanların bulunduğu yardımcı sektör .

Sekreterin bulunduğu kabul odasının toplam alanı 12-16 m 2 arasında olmalıdır.

88

işyeri organizasyonu- bu, işyerini emek araçları ve nesneleri ve bunların işlevsel yerleşimi ile donatmak için bir önlemler sistemidir. Ayrıca, işyerinin organizasyonu, sanatçının antropometrik verilerinin dikkate alınmasını ve standartları karşılayan çalışma koşullarının sağlanmasını içerir. Öncelikle mobilyalara - bir masa ve bir sandalyeye - dokunalım.

Herhangi bir yönetim çalışanının çalışmasında en rasyonel mobilyaların kullanılması önemli bir rol oynar. Bazı durumlarda, iyi seçilmiş mobilyalardan elde edilen işgücü verimliliği %10-20 oranında artabilir.

Referans sekreterinin çalışma sürecinin ofis ekipmanı ile doygunluğu göz önüne alındığında, işyerinin U şeklindeki düzeni haklı çıkacaktır (Şekil 5.1).

Pirinç. 5.1. Sekreter yardımcısının işyerinin U şeklinde yerleşimi (boyutlar santimetre cinsinden)

Masaüstünün yüksekliği 68-73 cm arasında tavsiye edilir Masa üstü sert ve pürüzsüz olmalı, çoğunlukla ahşap olmalıdır. Masa yüzeyi mat (gri, yeşil, kahverengi, %20-50 yansımalı) ve kolay temizlenebilir olmalıdır; köşeler ve tezgahın ön üst kenarı yuvarlatılmalıdır. Ayaklar için masanın altındaki boşluğun yüksekliğinin 60 cm (diz hizasında) ve ayak hizasında en az 80 cm olması önerilir. Sekreterin çalışma sırasında sürekli olarak ihtiyaç duyduğu her şey, ihtiyacınız olanı ayağa kalkmadan alabilmeniz için kol mesafesinde bulunmalıdır.

Tyumen Eyalet Üniversitesi №IK-00948 89

Çalışma ve yan sehpalardaki aksesuarları düzenleyin, iş türüne göre sistematik hale getirilmiş, kompakt olmalıdır.

Çalışma yerinin önemli bir unsuru, tasarımına, kapasitesine ve işlenen belgelerin niteliğine bağlı olarak masaüstü bölmelerinin iç organizasyonudur. Çekmeceler kolayca, sorunsuz ve sessizce dışarı kaymalıdır. Malzemelerin dikey olarak depolanması için büyük bir kutuyu uyarlamak daha iyidir, diğer kutularda kartlar, küçük ofis ekipmanları, kırtasiye malzemeleri için çeşitli özel cihazlar bulunmalıdır.

Masaüstündeki sıra sürekli izlenmelidir. Abartılı görünebilir, ancak çok basit bir mobilya türü,

bir sandalye gibi, yönetici bir çalışanın işyerini düzenlemesinde büyük rol oynar. Emeğin verimliliği büyük ölçüde sandalye seçimine bağlıdır - rahatsız bir duruş yorucudur ve kişiyi daha az verimli hale getirir.

Sekreter-referansta, sandalyenin döner olması ve her yüksekliğe ayarlanabilmesini sağlayacak şekilde dikey ve yatay yönlerde hareket ettirilebilen bir sırtlığa sahip olması gerekir.

Sandalyenin oturma yeri, uylukların dolaşımını engellemeyecek şekilde kenarlardan hafifçe yuvarlatılmalı ve ağırlık merkezinin bulunduğu yerde oturma yeri hafifçe basık olmalıdır. Yönetim çalışanları için, sandalyeler ve koltuklar, hareketi kısıtlamamak için kolçaksız, bilgisayarda veya bilgisayar ekipmanıyla çalışmak için kolçaklı yapılır.

Ortalama yüksekliği 1,7 m olan oturarak çalışma için aşağıdaki boyutların korunması tavsiye edilir:

zz kaldırma koltuğu yüksekliği - 0,45-0,6 m; zz 40 × 40 cm'den fazla olmayan oturma alanı Sandalyenin hareket ettirilebileceği alan: zz 0,6 m - derinlikte;

zz 1 m - uzunluk.

Gerekli toplam hareket alanı 1,2 m2'dir.

Sandalyenin oturma yeri yaklaşık 1 cm kalınlığında lateks ile kaplanmalı ve üzerine nem geçirmez bir malzeme (melanj kumaş, doğal elyaf) uygulanmalıdır. Ekli tabloya ek olarak

sekreterin ofis mobilyalarında ayrıca ziyaretçi için bir sandalye bulunur.

Ziyaretçi hizmetleri sektöründe üç veya dört sandalye ve bir masa bulunmalıdır. Yardımcı sektör, belgeleri saklamak için bir duvar dolabı (üç veya dört bölüm) veya dönen bir raf ile donatılmıştır.

Gizli nitelikteki belgeleri, mühürleri, pulları saklamak için metal bir kasa kullanılır. Bazı durumlarda yorgun

90 Tyumen Eyalet Üniversitesi №IK-00948

bir gardırop da dökülür. Dolapların gömme yapılması tavsiye edilir (sekreter, kabul odasındaki koridorları kişisel eşyalarla karıştırmamalı, eşyaları göze çarpan bir yere koymamalı vb.).

Zorunlu teknik, sekreterin en sık kullandığı kişisel bilgisayar, telefon (cep telefonu), yazıcı, telefaks, muhtemelen fotokopi makinesi (fotokopi makinesi) ve diğer teknik araçlardır.

Ekipman, bir kırtasiye malzemesi, klasörler ve klasörler, altı günlük not defteri, takvim, kalemler, keçeli kalemler, nota sehpası, keçeli kalemler, delgeç, cetvel, dosyalama cihazları, hesap makinesi, masa lambası, bir kağıt sepeti, belge tepsileri, kontrol dosya dolabı, kağıt zımbalayıcı, yapışkan bant, düğmeler, ataçlar ve diğer küçük şeyler, bunları saklamak için bir lojman.

Resepsiyon alanına, duvarlara resepsiyon saatini gösteren bilgilendirme stantları veya tabloları, örnek belgeler, takvim vb. konulmasına izin verilir.

İlk yardım sekreterinin karşılama alanında uygun şekilde stoklanmış (bandaj, iyot, validol, amonyak, baş ağrısı hapları, steril pamuk vb.) bir ilk yardım çantası bulunmalıdır.

Sekreterin çalışma arşivi

Sekreterin çalışma arşivi iki ana bileşenden oluşur - hizmet kütüphanesi ve kuruluşun sekreteryasının (ofisi) dosya isimlendirmesi tarafından sağlanan dosyaların geçici olarak saklanması arşivi.

Hizmet kitaplığının büyük olması gerekmez. Ansiklopedik referans kitapları (genel, yasal ve ekonomik nitelikte), Rusya Federasyonu yasa koleksiyonları, Rusça ve yabancı dil sözlükleri, ulusal (eyalet) standartlar, okul öncesi eğitim kurumları hakkında referans literatürü, kuruluşun profili hakkında özel literatür iş içinde bir yer bulmalı. Kütüphanenin kademeli olarak yasal, düzenleyici ve öğretici belgeler ve yönetim belgelerinin yürütülmesi ve büro hizmetleri ve arşiv çalışmaları için gereklilikleri içeren materyallerle donatılması ihtiyacını özellikle not ediyoruz.

Kütüphanenin durumu üzerindeki kontrolün, eskimiş yayınların zamanında değiştirilmesi ve yeni literatürünün yenilenmesinin sekreterin görevleri olduğu açıktır.

Belgelerin hizmet arşivine gelince, edinimi, belgelerle çalışma prosedürü, muhasebe sistemi, iptal

Tyumen Eyalet Üniversitesi №IK-00948 91

ve imha, organizasyonun iş akışını bir bütün olarak organize etme ilkelerinden pratik olarak farklı değildir ve bu, aşağıda büyük önem verilecektir. Burada, sekreterin "el altında" olması gereken vakaların yalnızca gösterge niteliğindeki bir listesini (isimlendirme) veriyoruz.

Vakaların terminolojisi, kuruluşun profiline ve sekretere atanan işlevlere bağlı olarak açıklamaya tabidir.

Bir sekreterin işlerinin gösterge niteliğindeki bir terminolojisi aşağıdaki gibi olabilir.

1. Gelen evrak günlüğü.

2. Giden evrak günlüğü.

3. Telgrafların, telefon mesajlarının ve faksların kaydı.

4. Kuruluşun emir defteri ve diğer idari belgeleri.

5. Belgelerin yürütülmesi üzerindeki kontrol günlüğü.

6. Yüksek kuruluşların emirleri ve emirleri.

7. Kuruluşun işlerinin özet terminolojisi.

8. Kuruluşun kadrosu.

9. Kuruluşun bölümlerinin idari personelinin yapısal bölümleri ve görev tanımları hakkında yönetmelik.

10. Üst kuruluşlarla yazışmalar.

11. İş ortaklarıyla yazışmalar.

12. Yasal konularda yazışmalar.

13. Mali konularda yazışmalar.

14. Kuruluşun faaliyetleri ile ilgili yaşam desteği yazışmaları.

15. Sıkı hesap verebilirliğin muhasebe biçimlerinin günlüğü.

16. Muhasebe ve sertifika verme dergisi.

17. Uygulamalar, muhasebe ve seyahat sertifikaları günlüğü.

18. Ziyaretçi defteri.

19. Vatandaşların itirazları.

20. Personel siparişleri.

21. Tatil muhasebesi kitabı (dergisi).

22. Sekreterya çalışanlarının işe geliş ve gidişlerine ait defter, dergi, kayıt kartları.

23. Literatür muhasebe defteri.

24. Kayıt tutma sırasında imha edilen arşiv dosyaları için işlemler ve seçim listeleri.

25. Raporlar, raporlar, kuruluş başkanı ile toplantı tutanakları.

26. Hissedarlar toplantısı hazırlamak ve düzenlemek için materyaller

92 Tyumen Eyalet Üniversitesi №IK-00948

test soruları

1. Baş sekreterin kuruluşun yönetim yapısındaki yeri hakkındaki fikrinizi belirtin. Bu pozisyona sahip bir çalışanın sahip olması gereken gerekli ticari ve kişisel nitelikleri tanımlayın.

2. Kuruluş başkanı sekreterinin görev tanımına göre görev ve sorumluluklarını listeler.

3. Baş sekreterin işyeri, kabul odası ve tasarımı için gereklilikleri açıklayın.

Tyumen Eyalet Üniversitesi №IK-00948

SEKRETERİN ÇALIŞMA ETİĞİ

görünüm gereksinimleri

Sekreterin görünüşü, bir bütün olarak organizasyon hakkında bir fikir oluşturur. Sekreterin "şirketin yüzü" olarak görülmesi tesadüf değil.

Sekreterin görünümü dikkatlice düşünülmeli, modern ve temiz olmalıdır.

Bu konuda hangi kurallara uyulmalıdır?

Sekreterin iş kıyafeti yılın zamanına bağlı olarak renk ve kullanılan kumaşlarda farklılık gösterebilir. Bir kostüm için temel gereksinim titizlik ve zarafettir. Her şey kişinin zevkine bağlıdır. Ana şey, takımın rahat ve pratik olmasıdır. Dağınık, dağınık giyinmiş, kendine bakmayan biriyle konuşmak hoş değil. Böyle bir konuşma, bu organizasyon hakkında olumsuz bir izlenim bırakır. Aynısı kostüm için aksesuar seçimi için de geçerlidir.

İş takımını akılda kalıcı, özellikle büyük değerli takılarla tamamlamanız önerilmez, takı çeşitliliği sekreteri renklendirmez. Takı, kostümün ve metresinin haysiyetini vurgulamalıdır. Ayakkabılar takım elbisenin tonuna uygun olmalıdır. Ayakkabılar rahat ve şık olmalıdır. İş için ayakkabı değiştirmeniz önerilir.

Sekreter her zaman kişisel hijyeni hatırlamalıdır. Sıcak günlerde hijyen konularına özellikle dikkat edilmelidir. Belirgin bir kokusu olan parfümleri kullanmayın. Sekreterin elleri her zaman kusursuz olmalı, saç modeli düzgün olmalı, kostüm ve ortamla uyumlu olmalıdır.

İş iletişimi kültürü

Sekreterin iletişim kültürünün önemli göstergeleri nezaket, doğruluk, iyi niyettir. sekreter olması lazım

94 Tyumen Eyalet Üniversitesi №IK-00948

Sekreter selamlaşma kurallarını bilmelidir. Ne zaman

ziyaretçinin karşılanmasında sekreter onu karşılamalı, oturmayı teklif etmelidir. Başkan, üst düzey bir yetkili veya kuruluşun onur konuğu ile ilk görüşmede sekreter ayağa kalkıp merhaba demelidir. El sıkışmanız gerekiyorsa, masadan kalkmalı, ziyaretçiye gitmeli ve yardım etmelisiniz (bunu yapmak istemiyorsa bir kadının el sıkışmamasına izin verilir).

Sekreter ziyaretçiyi ilk kez görüyorsa kendisini tanıtmalıdır. Bundan sonra sekreter ziyaretçinin adını, hangi konuda geldiğini sorar. İnceliği gözlemlemek, yalnızca kibar adres biçimlerini kullanmak, arkadaş canlısı olmak gerekir.

İnsanlara saygı, günlük bir davranış normu ve başkalarıyla iletişim kurmanın tanıdık bir yolu haline gelmelidir - sekreterlik mesleği budur.

Sekreter, ziyaretçi kabul ederken telefonda kişisel görüşme yapmamalı, resmi sırları ifşa eden ve dedikodu yapmayan konuşmalardan da kaçınmalıdır.

Bir ziyaretçi göründüğünde, sekreter daktiloyla yazılmış bir satırı veya telefon görüşmesini tamamlamalıdır. Herhangi bir belgenin okunması durdurulmalı ve ziyaretçi tarafından halledilmelidir.

Sekreter, muhatabın kişiliğini anlama ve hesaba katma arzusu olmadığında, olağan “maskeler” kullanıldığında (sahte nezaket, aşırı ciddiyet, ironi, üstünlük, kayıtsızlık vb.) ), ziyaretçi şiddetle hissediyor ve duygularında bir bütün olarak organizasyon hakkında bir izlenim bırakıyor.

Bir sekreter ile ziyaretçiler arasındaki önemli bir iletişim biçimi, bir konuşmadır.

Sekreter, farklı yaştaki, toplumdaki konumu ve sinir sistemi türündeki insanlarla bir iş görüşmesi yapmak zorundadır. Başarılı bir sohbetin anahtarı, yeterlilik, incelik, iyi niyet, sorunu hızlı bir şekilde çözme veya yardım sağlama arzusudur.

kararında. Sekreter, muhatabın psikolojik durumunu değerlendirmeli, sorunun özü hakkında fikir edinmeli, ziyaretçiye konuşma fırsatı vermelidir. Soru ne kadar ayrıntılı ve ayrıntılı olursa, doğru çözümü bulma fırsatı o kadar artar.

Ziyaretçiye soru sorabilmek ve özellikle onu dinleyebilmek önemlidir. Konuşmanın tonu nötr olmalıdır. Sorunu çözmenin imkansızlığını reddederek ve iddia ederek bir konuşma başlatamazsınız. Kural olarak, bu

Tyumen Eyalet Üniversitesi №IK-00948 95

olumsuz bir tepkiye neden olur ve bir çatışma durumuna yol açar. Cevap olumsuz olsa bile, sekreter muhatabı nazikçe ve nazikçe bu sonuca götürmeli, olumlu bir kararın imkansızlığını ikna edici bir şekilde göstermelidir.

Görüşme sırasında ziyaretçinin sözünü kesmemeli, konu dışı konulara girmemeli, telefon görüşmeleri ile görüşmeyi bölmemelisiniz. Telefon çalarsa, görüşmenin türüne göre sekreter telefonu alır ve görüşmeyi uygun bir zamana aktarır veya ziyaretçiden özür dileyerek kısa bir telefon görüşmesi yapar.

Sekreterin iş iletişimi, ziyaretçilerle olan iletişimiyle sınırlı değildir. Çalışmalarındaki en önemli yer, "baş-sekreter" ilişkisi tarafından işgal edilmiştir.

Ortak çalışma faaliyetlerinin başarısı, psikolojik mikro iklim, iş tatmini, yönetici ile sekreter arasındaki ilişkinin nasıl geliştiğine bağlıdır.

Yukarıda, sekreterin esasen başkanın birinci yardımcısının işlevlerini yerine getirdiği söylenmişti. Sekreter, başkanın faaliyet alanını, çözdüğü sorunları ve görevleri iyi bilmeli, planlanan faaliyetlerin zamanında uygulanmasında ona yardımcı olmalı, yardımcı teknik işlemleri gerçekleştirmeli, gerekli yazışma ve bilgileri hazırlamalı, telefon görüşmelerini düzenlemeli ve ziyaretçi akışları Sekreter, örgütün görevleri, faaliyetlerinin ana yönleri, yapısı ve kadrosu ile liderin doğası, çalışma tarzı, alışkanlıkları hakkında fikir sahibi olmalıdır.

Zaten işe alırken, yönetici sekretere çalışma yöntemleri, olağan modu, kişisel alışkanlıkları hakkında ayrıntılı bilgi vermeli ve sekretere dayatacağı temel gereksinimleri formüle etmelidir. Yönetici ile sekreter arasında gerekli iş bağlantısının hemen kurulması mümkün değildir, zaman testi, ortak çalışma gerektirir.

J. Harrison, ilişkide gerekli olan aşağıdaki nitelikleri "baş sekreter" olarak adlandırır.

1. Sekreter belgelerde hata yapmamalı ve böylece müdürü her belgeyi kontrol etme ihtiyacından kurtarmamalıdır. Sekreter, yöneticiye bağımsız çalışabileceğini fiilen kanıtlamalıdır.

2. Sekreter telefonda konuşurken herhangi bir soruyu nazikçe yanıtlayabilmeli ve müdür, ofis faaliyetlerinde gizli kabul edilen sorunları çözmek için sekreterine güvenmelidir.

96 Tyumen Eyalet Üniversitesi №IK-00948

3. Sekreter, lideri materyalleri ayrıntılı olarak inceleme ihtiyacından kurtarmak için raporlarda ve günlüklerde yer alan en önemli gerçekleri seçebilmelidir.

4. Sekreter, acil bir iş olması durumunda, çalışma gününün bitiminden sonra kalması gerektiğini anlamalıdır.

5. Sekreter, başkanın yokluğunda sorunları bağımsız olarak çözme konusundaki görevlerini ve yeterlilik düzeyini açıkça anlamalı ve buna karşılık başkan, sekreterin yokluğunda ortaya çıkabilecek işle başa çıkacağından emin olmalıdır.

6. Başkanın, kendisine olabildiğince yardımcı olabilmesi için sekretere tüm işleri hakkında sürekli bilgi vermesi gerekir.

7. Lider hatalarını kabul edebilmeli ve hatalı olduğunda özür dilemelidir.

8. Lider, sekreterin dakikliğine güvenmelidir,

ve sekreter, liderin bazen dakik olmayabileceğini bilmelidir.

9. Her iki tarafın da espri anlayışına ihtiyacı var.

10. Sekreterin davranışı ve işindeki verimliliği tüm çalışanlar için örnek teşkil eder.

11. Sekreter, özel günlerde çiçeklerin bakımı, tebrik kartları vb. liderin özel hayatındaki olayları takip etmelidir.

“Baş-sekreter” ilişkisinin başarılı bir şekilde gelişebilmesi için ortak çalışmanın koordine edilmesi ve çalışma kurallarının oluşturulması gerekmektedir. Bu durumda örgütün kendine özgü çalışma koşulları, başkanın ve sekreterin kişiliği dikkate alınmalıdır: işe geliş saati, gelen yazışmalar ve güncel olaylar hakkında tutanak, öğle tatili saati, ziyaretçilerin kabulü, işten ayrılma zamanı.

İyi bir sekreter lidere nezaketle ilgi göstermeli ve ona karşı saygılı bir ilgi göstermelidir.

Sekreter ve lider arasında en iyi teması sağlamak, belirli karşılıklı çabaları gerektirir.

Psikologlar, asistanının iş niteliklerini yalnızca liderin oluşturmadığına, aynı zamanda sekreterin de liderin davranışını ve karakterini etkileyebileceğine inanıyor.

Amerikalı psikologlar, "Patronunuzu Yönetmenin On Yolu" adı altında birleştirdikleri uygun öneriler geliştirdiler. Onları getirelim.

1. Birbirinizle hangi durumlarda çatıştığınızı, hangi durumlarda iltifat ettiğinizi ve ne zaman yardıma ihtiyacınız olduğunu net bir şekilde bilmeniz gerekir.

Tyumen Eyalet Üniversitesi №IK-00948 97

2. Neye ihtiyacı olduğunu bilin ve ihtiyaçlarını tahmin etmeye çalışın. Onu asla toplum içinde eleştirmeyin veya yargılamayın.

3. Topluluğun yasalarına göre yaşayın. Saygının başarılı işbirliğinin temeli olduğunu unutmayın.

4. Bir güven ortamı yaratın, güven gösterin, güven hakkında konuşun.

5. Arkadaş canlısı ve dışa dönük olun. Eleştiriyi son derece kişisel bir hakaret olarak algılamayın.

6. Yeni bilgilerde ustalaşın ve patronunuza bu konuda yardımcı olun.

7. Sorunları tartışın. Objektif ve profesyonel olun.

8. Liderliği ele alın. Sorunları analiz eder ve çözümler önerir.

9. Patronunuzdan akıl hocanız olmasını isteyin.

10. Patronunuzun yönetim politikasını anladığınızı ve paylaştığınızı gösterin.

Sekreterin temel görevlerinden biri de yönetici ile çalışanlar arasında aracı olabilme yeteneğidir. Başkanın olumlu iş ilişkileri yaratması için her türlü çabayı göstermelidir.

diğer çalışanlarla. Sekreter, çalışma şeklini ve başkanın doğasını bilerek, çalışanların başları tarafından bir resepsiyon düzenlemelerine yardımcı olabilir, belirli bir belgenin hazırlanmasına yardımcı olabilir, kişisel bir isteği yerine getirebilir, vb.

Sekreterin çalışmalarının uygulamasında, genellikle yöneticiler ve çalışanlar arasında ortaya çıkan çatışmaları düzeltmesi gereken durumlar vardır. Buradaki çoğu, sekreterin zor durumlardaki davranışının esnekliğine, kişinin duygularını kontrol etme yeteneğine bağlıdır.

Sekreter bazen başkan adına konuşmak zorunda kalır. Uygulamalarını kontrol etmek için gerekli talimatları kibar ve net bir şekilde verebilmek çok önemlidir. Aynı zamanda, çalışanlarla tanıdık ilişkiler, kibir, bürokrasi veya kayıtsızlık tezahürü kabul edilemez.

Sekreterin kendi örgütünün yapısal bölümlerinin sekreterleri ile üst ve alt kuruluşlarla iyi iş bağlantıları kurması önemlidir.

6.3. Telefon görüşmeleri yapmak için temel gereksinimler

Referans sekreterindeki çalışma günü boyunca önemli bir süre telefon görüşmeleri ile işgal edilir. Telefon sayesinde karar verme verimliliği artar, yazışmaya, başka bir kuruluşa seyahate vb. gerek kalmaz. Sekreterden sorumlu

98 Tyumen Eyalet Üniversitesi №IK-00948

telefon aramalarını almayı, aboneleri yanıtlamayı, aramaları filtrelemeyi ve gerekirse bir aboneye bir yönetici bağlamayı içerir. Sekreterin görevi, yöneticiyi kuruluşun sorumlu çalışanının karar verebileceği zorluklardan kurtarmaktır.

Telefonla iletişim etiği hakkında konuşursak, aşağıdakilere uymak gerekir:

zz kısaca, gereksiz ayrıntılar olmadan en önemli şey hakkında sadece esastan bahsedin;

zz kibar olun: dostça bir ton, kibar iletişim biçimlerinin kullanımı, net diksiyon;

zz kendine hakim olmak: bir sohbeti sabırla, duygusuzca, sakince yürütmek;

zz gizli nitelikteki bilgiler telefonla iletilemez;

zzözellikle ziyaretçilerin yanında ofis telefonunu özel konularla ilgili konuşmalarla meşgul etmek kabul edilemez.

Bir çalışanın ev telefonunu sadece acil ihtiyaç durumunda resmi konularda arayabilirsiniz.

Telefon görüşmeleri yapmak için temel kurallar, sekreteri aradıklarında, aşağıdakine indirgenebilir. Hemen telefonu açın, kuruluşun adını verin, kendinizi tanıtın, duraklatın, aboneye kendinizi tanıtması için zaman verin. Ardından selamlamayı "iyi günler", "merhaba" sözleriyle yanıtlayarak, abonenin aradığı soruyu öğrenin.

Abonenin yönetici ile ne zaman ve hangi konularda bağlantı kuracağı konusunda sekreterin net bir fikre sahip olması önemlidir. Bir telefon görüşmesini kabul ederken, sekreter, kuruluşu ve kendisini doğru biçimde adlandırdıktan sonra, abonenin hangi konuyu aradığını, kim olduğunu öğrenmeli ve görüşmenin aciliyetini değerlendirmelidir. Çalışanlar arasındaki görev dağılımını bilen sekreter, çağrıyı sorunu çözme konusunda yetkin bir çalışana iletebilir.

Sekreterin başka bir çalışana telefon yönlendirmesi durumunda, aboneye bu çalışanın soyadını, adını, soyadını, konumunu ve telefon numarasını bildirmelisiniz.

Yardım için aboneye cevap vermeniz ve ilgili bilgileri aramak için telefondan uzaklaşmanız gerekirse, aboneyi bu konuda uyarmanız gerekir. Gerekli bilgileri bulmak mümkün değilse, aboneye tam olarak ne zaman geri arayabileceğini söylemelisiniz.

Abonenin meşgul olduğunuzu bilmesini sağlayarak abonenin tekrar aramaması için telefonu kapatmak kabul edilemez. Böyle bir "kabul", sekreterin düşük kültürünün kanıtıdır. Doğru cevap şu olacaktır: “Üzgünüm, bir toplantı var. Lütfen 20 dakika sonra arayın."

Tyumen Eyalet Üniversitesi №IK-00948 99

Sekreteri atlayarak (belirtilenler dışında) hiçbir telefon görüşmesi kafaya gitmemelidir. Başı aboneye bağlamadan önce, sekreter ona aboneyi, konumunu ve organizasyonunu, soyadını, adını, soyadını ve aradığı soruyu söylemelidir. Sekreter ön görüşmenin kaydını tuttuysa, bunu liderin önüne koyabilir veya sorunun özünü sözlü olarak belirtebilirsiniz.

Bu durumlarda sekreter aradığında, aşağıdakiler izlenmelidir.

1. Görüşme sırasında gerekli olabilecek tüm gerekli belgeleri hazırlayın. Bozulmayı önlemek için istenen abonenin soyadını, adını, soyadını, konumunu netleştirin.

2. Abone numarasını çevirip yanıt aldıktan sonra, kendinize ve ihtiyacınız olan çalışanın adını vermelisiniz. Sekreterde bu veriler yoksa, ilgili konuyla ilgilenen çalışana telefonla sormalısınız.

Uzun mesafeli bir telefon görüşmesinde, aradığınız şehri, ardından kendinizi, liderinizin konumunu ve kurumun adını belirtmeniz gerekir.

Karşılıklı tanışmalardan sonra sohbet ihtiyacını doğuran neden belirtilmelidir. "Bana emanet ...", "dönmek zorunda kalıyoruz" sözleriyle başlayabilir ve ardından konunun özünü belirtebilirsiniz.

Konuşmanın yönetici tarafından yürütülmesi gerekiyorsa, telefon onun cihazına geçer.

Sunumdan sonra bir telefon mesajı iletirken, "Telefon mesajını kabul et" derler ve muhataplara kayıt için gerekli her şeyi hazırlaması için zaman verirler.

Telefon görüşmelerinin son sözleri, sonuçlarına bağlıdır. Görgü kuralları gereği, bir telefon görüşmesinin sonunda bir erkek telefonu ancak sonra kapatır.

bir kadın tarafından, bir ast tarafından - kıdemli bir pozisyondan sonra konuldu.

Her halükarda, son sözlerin fazlalığı istenmez.

6.4. Toplantıların hazırlanmasında sekreterin görevleri

Herhangi bir kuruluşta, kolej tartışması gerektiren konuları çözmek için çeşitli toplantılar, toplantılar, konferanslar vb.

Çoğu zaman, kötü organizasyon ve toplantı hazırlığı nedeniyle, toplantılar gereksiz yere ertelenir ve etkisiz kalır.

Büyük toplantıların çoğu, sekreter için zorunlu olan ve hazırlanmaları için önceden bir dizi önlem düşünmeyi mümkün kılan bir plana göre kuruluşlarda yapılır.

100 Tyumen Eyalet Üniversitesi №IK-00948

Başkan, üst düzey bir başkanla toplantıya davet edilmişse, sekreter onun için gerekli belgeleri önceden hazırlamalı, raporun metnini yazdırmalı, toplantının tarihini, yerini ve saatini derhal başkana hatırlatmalı, süresi.

Genellikle haftanın belirli bir günü veya her gün mesai başlangıcında yapılan operasyonel toplantının hazırlanmasında sekreterin görev tanımı, katılımcıları bilgilendirmek, zamanında gelmelerini izlemek, tespit etmek ve ilgililere raporlamaktır. Görünmeyen çalışanların devamsızlık nedenleri hakkında müdür. Herhangi bir nedenle başkanın derhal bağlanmasını gerektiren bir durum ortaya çıkarsa, sekreter gelen bilgileri yazmalı, ofise girmeli, orada bulunanların dikkatini dağıtmamaya çalışmalı, başkana bir not göndermeli ve talimatını beklemelidir. . Toplantı sırasında, sekreter hiçbir durumda kabul odasından ayrılmamalıdır, çünkü toplantıya katılanların herhangi bir zamanda onun yardımına ihtiyacı olabilir.

Planlı toplantılar ve çok sayıda katılımcının olduğu toplantılar için hazırlık, gerçekleştirilmesinden bir buçuk ila iki hafta önce başlar. Sekreter, başkanla birlikte toplantının tarihini, yerini ve saatini, gündemini, katılımcı listesini, konuşmacıları belirler ve ayrıca toplantının hazırlanmasına kurumun çeşitli hizmetlerinin dahil edilmesi gerektiğini belirtir.

Bir sonraki adım, toplantı katılımcılarını bilgilendirmektir. Sekreter, başkanla birlikte bir telefon mesajının, bir davetin metnini hazırlar.

Toplantı başlamadan 1-1,5 saat önce sekreter, toplantı malzemeleri, temiz kağıt, basit ve renkli kalemler (kırmızı), ataç, yapışkan bant, cetveller, bir sürahi temiz su içeren bir dosyayı başkanlık üyeleri için hazırlar. ve bir bardak (hoparlörler için) veya maden suyu vb.

Katılımcıların kayıtları toplantının başlamasından 30 dakika önce başlar.

Davetliler toplantıya geldiyse salona kadar eşlik edilmeli ve ön sıralara oturtulmalıdır. Toplantı katılımcılarının geri kalanı rastgele yerleştirilir.

Başkanın yeri, başkanlık masasının ortasındadır, diğer başkanlık üyeleri konumlarının sırasına göre yerleştirilir, şeref yerleri başın sağında ve solundadır. Bunlar öncelikle toplantının katılımcıları olan kadınlara sağlanır.

Stenografın çalışma yeri, konuşmacıların konuşmalarını iyi duyabileceği şekilde ayarlanmalıdır.

Tyumen Eyalet Üniversitesi №IK-00948 101

Sekreter toplantıya katılmaz ise telefonda görev başındadır. Toplantı başlamadan önce, aralarda ve kapanıştan sonra sekreter, gerekirse katılımcılara yardımcı olmak için odaya girmelidir.

Sekreter toplantıya katılırsa, görevleri arasında toplantı katılımcılarına malzemelerin dağıtılması, başkan için malzeme ve belgelerin seçimi; yöneticiye geç gelenler, söz isteyen toplantı katılımcıları hakkında bir mesaj; mola süresi uyarısı. Sekreter, toplantı tutanaklarını tutmakla görevlendirilebilir.

Toplantı sonunda sekreter, başkan ve konuşmacılarla metni düzeltmeli, rapor ve konuşma metinlerini toplamalı, toplantı malzemelerinin gönderileceği kişi ve kurumların listesini başkanla netleştirmelidir.

Toplantı tutanaklarının tamamlanması genellikle iki veya üç gün sürer. Sekreter protokolü yazdırır ve hedefe gönderir. Malzemelerin dağıtım için çoğaltılması, toplantı tutanağının işlenmesi gibi konuların çözümü de sekreterin kişisel kontrolü altındadır.

Sekreter, başkanın yönlendirmesiyle toplantının sonuçlarını toplantıda bulunmayan ancak sonuçlarını bilmesi gereken kişilere bildirir.

Küçük toplantılarda sekreterin görevleri arasında masanın meşrubat ve bardaklarla donatılması yer alabilir. Toplantı katılımcılarına kül tablası ve diğer sigara aksesuarları verilmemelidir.

Yönetici için iş gezileri hazırlamak

Başkanın iş gezisi için materyallerin hazırlanması, sekreterin zorunlu bir işlevidir.

Sekreter, bir iş gezisi için bir taslak sipariş hazırlar, bir iş gezisi sertifikası verir ve yönetici ile birlikte bir iş gezisi programı hazırlar ve yazdırır. Program şunları listeler: ziyaret edilecek kuruluşlar; iş bağlantısı olması gereken yetkililer; ele alınması gereken sorunlar; yanı sıra bu kararları sabitleyen taslak belgeler. Kuruluşların adresleri, telefon numaraları, yetkililerin adları ve soyadları, vb. gibi teknik ayrıntılar oluşturulur.

Sekreter belgeleri seçer, gerekli sertifikaları toplar ve başkanın yönlendirmesiyle sunum için materyalleri, raporun özetlerini, özeti hazırlar.

Sekreterin görevleri arasında liderin seyahat planının ayrıntılı bir şekilde incelenmesi, bilet siparişi verilmesi, otel rezervasyonu yer alır.

102 Tyumen Eyalet Üniversitesi №IK-00948

Gezi programı sekreterde bir nüsha olarak kalır, böylece istediğiniz zaman müdürle iletişime geçebilirsiniz.

Yönetici bir iş gezisinden döndükten sonra sekreter ilgili materyallerin işlenmesine yardımcı olur, bir rapor hazırlar

Sekreter-referans mesleği kavramı

Bugün, işgücü piyasasında, sekreter yardımcısı mesleği, hem iş arayanlar hem de işverenler arasında belki de en yaygın olanıdır. Şunu söylemeleri tesadüf değil: İyi bir sekreter, ağırlığınca altın değerindedir. Sekreterlik mesleği belki de oyunculuk mesleğine en yakın olanıdır. Bir sekreterin çalışmasının özgüllüğü ve karmaşıklığı, yönetim, meslektaşlar ve müşterilerle iletişimin merkezinde her zaman görüş alanında olmasından kaynaklanmaktadır. Bir gülümseme, hoş bir ses, rahat bir yürüyüş, kendinden emin jestler ve iyi niyet, ruh halinden bağımsız olarak ofiste özel bir atmosfer yaratır.

İyi bir sekreter her şeyden önce bir profesyoneldir! Sekreterlik işinin temelleri nispeten kısa bir sürede öğrenilebilir ve gerçek ustalık, her meslekte olduğu gibi, yaşla birlikte gelir.

Sekreter yardımcısı mesleği nedir ve neden bu kadar popülerdir? "Sekreter" kelimesi ortaçağ "sekretaryası" ndan gelir ve başlangıçta bir sırdaş anlamına gelir. Şimdi kelimenin anlamı aynı kalmış, ancak daha geniş bir içerik kazanmıştır.

Devlet dışı ticari kuruluşların yönetim kadrosu, kural olarak, oldukça küçük olduğundan, bu firmaların başkanları esas olarak ana üretim sorunlarını, işletmelerinin gelişiminin stratejik sorunlarını çözmekle meşgul olur ve önemli bir bölümünü emanet eder. idari (öncelikle idari) işleri sekreterlerine verirler. Modern bir şirketin başkanının sekreteri, belgeleri yalnızca hızlı bir şekilde yazdırmak ve doğru bir şekilde yürütmekle kalmamalı, aynı zamanda çeşitli belgelerin metinlerini oluşturmalı, projeleri düzenlemeli, yalnızca ziyaretçilerin kabulünü ve telefon hizmetini rasyonel bir şekilde organize etmekle kalmamalı, aynı zamanda birçok sorunu bağımsız olarak çözmelidir. baştan emanet edilen talimatlara uygun olarak. Bu yeni tür sekreterlik mesleği, asistan sekreter.

Sekreter-referans, başkanın yardımcısıdır. Sekreterlik mesleğinin birkaç tanımı vardır:

1) Bir kişinin ticari yazışmalarını yürütmenin yanı sıra bir kurum, kuruluş vb. büro işlerinden sorumlu olan bir çalışan. Sekreterin görevleri arasında ayrıca telefon görüşmelerinin alınması ve muhasebeleştirilmesi, departmanlar ve kuruluşun departmanları arasındaki iletişim yer alır.

2) Toplantı, toplantı tutanaklarını tutan ve ayrıca tüzüğe uyulmasını denetleyen kişi.

3) Herhangi bir kuruluşun, herhangi bir organın seçilmiş başkanı. Veya büro işlerinden ve örgütsel ve idari nitelikteki mevcut işlerden sorumlu seçilmiş herhangi bir organın üyelerinden biri.

4) Kurumun veya herhangi bir organın mevcut işlerinden sorumlu amir.

Referans, bir kurumun yetkilisi, yalnızca sekreterlik alanında değil, aynı zamanda şirketin ana faaliyet alanında da uzmandır; kararları, raporları, raporları, başkanın konuşmalarını, analitik belgeleri hazırlar; belirli konularda tavsiyelerde bulunur; durumu analiz eder ve şirketin strateji ve taktiklerinin geliştirilmesinde yer alır.

Sekreter yardımcısı, bir sekreter ve bir asistanın birleşik görevlerini yerine getirir.

Sekreter-referans, belirli bilgilere sahip olan ve işletmenin ana sorunlarını çözmeye odaklanmasını sağlamak için patronunu mevcut işten kurtaran, başın güvenilir bir kişisidir. Sekreter yardımcısının çalışması sayesinde yönetici, mesleki görevlerinin yerine getirilmesine mümkün olduğunca konsantre olabilir.

Referans sekreterinin işinin özü, işletmenin ofis işlerini, iş yazışmalarını yürütmek ve ziyaretçi kabul etmektir. Ayrıca, sekreter yardımcısının görevleri arasında telefon görüşmelerinin alınması ve muhasebeleştirilmesi, işletmenin bölümleri arasında iletişim, raporların hazırlanması, istişareler yer alır. Sekreter yardımcısının görev listesi oldukça uzun ve çeşitlidir. Her şey şirketin özelliklerine ve kendi niteliklerine bağlıdır. Temel sorumluluklar: gerekli belgeleri hazırlamak, işletmenin mali ve ekonomik faaliyetlerini sağlamak, belgelerin alınmasını, muhasebeleştirilmesini, kaydedilmesini sağlamak, belgelerin yürütülmesinin kontrolünü sağlamak, bilgi ve referans hizmetleri ve belge bilgilerinin saklanması, hazırlık kalitesinin kontrolü, kurumsal yönetimin imzası için sunulan belgelerin hazırlanması, koordinasyonu, onaylanmasının doğruluğu.

Bir sekreter yardımcısı ile bir ofis yöneticisi arasındaki fark:

Sekreter yardımcısı, yöneticinin sağ koludur, yalnızca sekreterlik işinde değil, aynı zamanda şirketin faaliyetleri alanında da uzmandır ve bağımsız olarak kararlar alabilir. İş sadece teknik değil, aynı zamanda yaratıcı, sorumlu, örneğin raporların, raporların, başkanın konuşmalarının ve diğer önemli belgelerin hazırlanması.

Ofis yöneticisi - tüm ofisin sorunsuz çalışmasını sağlar, sunumlar, müzakereler, toplantılar, ulaşım hizmetleri, iletişim, ekipman ve kırtasiye temini hazırlar, görevleri personel yönetimini içerebilir (bir personel uzmanının yokluğunda), sorumludur tesislerin temizliği ve yemeklerin kalitesi için. Ofis yöneticisinin vardiya sekreterleri, şoförleri, aşçıları, temizlikçileri vb. olabilir.

Sekreter yardımcısının pozisyonu, kariyer gelişimi açısından işgücü piyasasında en çok talep edilen ve gelecek vaat eden pozisyonlardan biridir. Şirketin imajı ve profesyonelliği büyük ölçüde sekreter yardımcısının yetkinliğine ve becerisine bağlıdır.

Birçoğu için sekreter olarak çalışmak, kariyer gelişiminde bir başlangıç ​​​​pozisyonudur (resepsiyonist, sekreter, yönetici, ofis yöneticisi, müşteri yöneticisi, müdür yardımcısı, departman veya şube başkanı).

Sekreter yardımcısının işyerinin organizasyonu

Referans sekreterinin işyerinin uygun şekilde düzenlenmesi, başarılı çalışmanın anahtarıdır. Sekreter, müdürün "sağ eli" olduğu için, kadrolu yardımcının çalışma yeri, müdürün ofisinin önünde bulunan "kabul" adı verilen odada bulunur.

Sekreter işyerinin organizasyonu için gereklilikler.

Sekreterin işyeri şartlı olarak 3 bölgeye ayrılmıştır:

1) Çalışma alanı - ana çalışma yeri, bir masa, telefon, bilgisayar ve gerekli ofis ekipmanları var. Sekreterin işyeri müdürün ofisinin girişinin yanında yer alıyor, böylece herkesin kabul odasına girdiğini görmek, onları sırtlarıyla değil yüzleriyle karşılamak güzel.

2) Yardımcı bölge - dolaplar, fotokopi, faks vb. burada bulunur.

3) Ziyaretçi hizmet alanı - burada ziyaretçiler için sandalyeler, sehpa, çeşitli kitapçıklar vb.

Sekreterin daha verimli çalışmasını sağlayacak bölgelerin ayrılmasını net bir şekilde sürdürmek gerekir.

Sekreterin işyeri için mobilya seti şunları içermelidir: bir büro masası, teknik ekipman için bir yardımcı sandalye veya dolap, ziyaretçiler için bir masa, bir sandalye veya tekerlekli döner sandalye, ziyaretçiler için sandalyeler, belge ve dosyaları saklamak için dolaplar ve raflar , belgelerin, pulların, formların saklanması için metal bir kasa. Dolapta çevrilmemesi gereken özel bir bölüm bulunmalıdır: kaliteli ve pahalı kahve, hazır ve doğal, çay, krema, birkaç kutu şeker, tercihen aynısı. Yöneticiye ve önemli ziyaretçilere yalnızca dolu bir kutu sunulması gerektiğinden, bunun sonucunda çalışkan sekreterin eksiksiz olanı tamamlayacağı birkaç başlangıç ​​​​kutusu birikebilir. Kahve güzel bir tepside enfes bir servisle sunulmalıdır.

Odada birkaç kişi çalışıyorsa, mevcut standartlara göre, ofis alanı normu çalışan başına en az 4 m 2 olmalıdır.

giriiş

Sekreter, müdür yardımcısı şirketin yüzüdür. Çoğu zaman, şirketin bir bütün olarak değerlendirilmesi, bu çalışanın profesyonelliği ve davranışlarına göre yapılır. Dış iş ortamında şirketi temsil eden sekreter, müdür yardımcısı şirketin kurum kültürünü yayınlar.

80'lerin sonunda - 90'ların başında, "vahşi kapitalizmin" ortaya çıkışı ve ülkemizde ilk iş adamlarının ortaya çıkmasıyla birlikte, meslekte keskin bir "canlanma" yaşanıyor. Buna göre genç bir liderin genç bir sekretere ihtiyacı vardır. Ve işte meslekte yeni bir tip geliyor. Bu, çoğu zaman patronunun himayesinden hoşlanan, resepsiyonlarda ve sunumlarda ona eşlik eden (çünkü yabancı dil konuşuyor), görgü kurallarının temellerini iyi bilen güzel, genç bir bayan. Bazen bu mesleğin doğasında olmayan birçok işlevsel görevi yerine getirir.

İyi iş davranışlarına sahip verimli, profesyonel bir sekreter, yöneticisine çok yardımcı olabilir ve profesyonel faaliyetlerini optimize edebilir.

Sekreterin görevleri organizasyon, iletişim, hizmet ve diğer birçok işlevi içerir. Etkili bir sekreter: dış ve iç müşterilere bilgi iletebilmeli, belirsizliğe karşı dirençli olabilmeli, bir iş tarzını sürdürebilmeli, stresi önleyebilmeli, vb. yetkinliği ve gerekirse kontrolü devralabilmelidir. Zamanımızda, toplumun bilgi alanındaki değişiklikler nedeniyle sekretere olan gereksinimler artmaktadır.

Sekreter, başkanın ve bir bütün olarak örgütün kendisinin etkili çalışmasında önemli bir rol oynar.

Sekreterlik mesleği son yıllarda önemli değişiklikler geçirdi. Son zamanlarda sekreter "şirketin yüzü" olarak adlandırıldıysa, bugün zaten çeşitli üretim süreçlerini düzenleyen yöneticinin sağ eli ile karşılaştırılabilir. Ülkemizde nitelikli sekreterlere olan talep önemli ölçüde artmıştır. Bu öncelikle çok sayıda yapının ortaya çıkmasından kaynaklanmaktadır.

Bölüm 1. Sekreterin işyeri

Sekreter

1.1. ofis resepsiyonu

ofis resepsiyonuşirketin işinin merkezi, kalbidir. Resepsiyonistin işi kötü organize edilmişse, en yetenekli ve zeki lider işle baş edemeyecek. Resepsiyondaki asıl kişi sekreterdir. Giderek artan bir şekilde, sekreterin konumu, ofis yöneticisinin konumu ile bile birleştirilir.

Resepsiyon- bu, şirketin işinin merkezidir, çünkü yöneticinin işinin verimliliği, resepsiyondaki işin nasıl organize edildiğine bağlıdır.

Resepsiyon işinin kalitesi, genel olarak iç mekanın yetkin organizasyonu ve özel olarak resepsiyon alanı ile doğrudan ilgilidir. Resepsiyonun bulunduğu yerden, nasıl donatıldığına, iç mekanlarının hangi tasarımına, sorunları çözme hızına ve şirketin müşterileri, müşterileri ve iş ortakları üzerindeki genel izlenimine bağlıdır.

Modern bir ofis, hem bilgi koruması hem de şirket çalışanlarının kişisel güvenliği açısından ofis alanı, yüksek teknik donanım, organik tasarım ve güvenlik için yüksek fiyatlar düşünüldüğünde özellikle önemli olan maliyet etkinliği gereksinimlerini karşılamalıdır. Bu nedenle, ofis alanı düzenleme sorunları artık tüm düşünce liderlerini endişelendiriyor.

Merkezin önündeki sıkışık, karanlık, yetersiz donanımlı bir "giyinme odası", şirketi olası değerli müşterilerin önünde hemen olumsuz bir ışık altında sunacaktır.

Her şeyden önce, resepsiyon şirket (kuruluş, kurum) ile ilk temasın yapıldığı yer olduğu için ziyaretçi üzerinde olumlu bir izlenim bırakması gereken resepsiyonla ilgilenmelisiniz. Resepsiyon alanı yeterince ferah, iyi organize edilmiş bir iç mekan, bekleme alanları, gerekli duyurular ve mümkünse şirketin yönünü karakterize eden ürünler olmalıdır.

Sekreter, toplantının etkinliğini sağlamak veya zor durumları yumuşatmak için ziyaretçileri selamlayabilmeli, nazik ve misafirperver olmalıdır. Sorulara verilen cevapların samimiyeti, netliği ve eksiksizliğinden, şirketin bir bütün olarak ilk izlenimi oluşuyor.

Ayrıca resepsiyon alanında sekreterin işyerine uygun ekipmanların yerleştirilmesi, güncel ofis işlerinin belgeleri, referans literatürü, reklam yayınları, gerekli ofis ekipmanları ve tabii ki şirket ziyaretçileri için bir yer bulunmalıdır.

Sekreter - referansın bulunduğu kabul odasının toplam alanı 12-16 metrekare arasında olmalıdır. m.Alanın boyutunu seçerken aşağıdakileri göz önünde bulundurmalısınız faktörler:

1) mobilya ve ekipmana yaklaşımlar;

2) mobilya ve ekipmanın düzenlenmesi;

3) - bazı durumlarda - özel koşullara duyulan ihtiyaç;

4) yardımcı ekipman kurma imkanı.

Sekreterin işyerinin organizasyonu, planlaması ve bakımı için emeğin bilimsel organizasyonunun gerekliliklerini dikkate alarak ve modern ofis ekipmanlarını, ekipmanlarını ve ekipmanlarını kullanmanın gerekliliklerini ve olanaklarını dikkate alarak, gerekli bir koşuldur. yüksek verim, verimlilik ve işçilik kalitesi elde etmek, çalışma günü boyunca verimliliği sürdürmek, gerçekten yardımcı sekreterlik hizmeti sunmak.

İşyeri planlama ve organizasyonu

Rasyonel bir işyeri düzeni için temel gereklilik, emek fonlarını ve nesnelerini aramak için zamandan tasarruf etmek ve çalışanın fiziksel çabasını azaltmaktır. Bunun için aşağıdaki kurallara uyulmalıdır:

ü masanın çalışma yüzeyinde gereksiz hiçbir şey olmamalıdır;

ü Düzensiz düzenlemeleri gereksiz hareketlere ve zaman kaybına neden olduğundan, her nesne ve emek aracının bir yeri olmalıdır. Yabancı uygulamada, “serbest masa” yasası kullanılır: masanın üzerinde, bunun için gerekli belgeler ve araçlarla yalnızca bir çalışma olabilir, geri kalan her şey masanın içinde olmalıdır;

ü kırtasiye malzemeleri (kalemler, tükenmez kalemler, ataçlar vb.) özel bölücüler bulunan bir masa çekmecesinde saklanmalıdır;

ü tüm iletişim teknolojisi araçları (telefon vb.), sağ eli çalışmak için serbest bırakarak sol elle kullanılabilecek şekilde solda veya özel bir stand üzerine yerleştirilmelidir;

ü sekreterin çalıştığı belgeler, onlara genel bir bakış sağlayan bir alana yerleştirilir, işlenmiş belgeler için bir kutuda özel tepsiler veya bölmeler olması tavsiye edilir;

ü belgeler ve çalışma araçları, en iyi iş sırasını sağlayacak şekilde düzenlenir;

ü İşçinin hareketleri optimal olmalıdır, yani zaman ve emek açısından daha kısa ve daha ekonomiktir.

Akılcı işyeri planlaması, belirli operasyonları gerçekleştirmek için uygun erişim alanlarının oluşturulmasını içerir.

İş yeri Sekreter, bir kurumdaki çalışma sürecinin organizasyonunda önemli bir hücredir. Sekreter "kurumun yüzü" olduğundan, işyeri, yüksek çalışma kültürünün bir göstergesi olan uygun bir organizasyon modeli olmalıdır. Aslında, tüm kurumun çalışmaları genellikle sekreterin işyerinin nasıl göründüğüne göre değerlendirilir.

Sekreterin işyerinin düzeni, kendisine verilen görevlerin yerine getirilmesinde maksimum kolaylık sağlamalı ve aynı zamanda yerden tasarruf etmek için gereksinimleri karşılamalıdır:

ü sekreterin resepsiyon odasındaki çalışma yeri genellikle müdürün ofisinin yanında, odanın ortasında, ofise açılan kapılardan çok uzakta olmayan ve giren herkesin kolayca görülebileceği şekilde yer alır;

ü kabul odasında sadece sekreter ve doğrudan iş sürecinde diğer çalışanlar tarafından gerekli görülen eşyalar bulunmalıdır;

ü ziyaretçiler için mobilyalar, sekreterin iyi görebileceği ve yerleşimi için uygun bir alana yerleştirilmelidir.

Sekreter çalışma süresinin çoğunda oturarak çalışır ve bu yorucudur, bu nedenle bacaklarını rahatça uzatabilmeli, serbestçe ayağa kalkabilmeli, yazı yazmak, daktiloda çalışmak, okumak için duruşunu değiştirebilmelidir.

Sekreterin işyeri- her şeyden önce rahat ve oldukça geniş bir masaüstü. Uzmanlar, belgelerle çalışabileceğiniz ve ziyaretçilerle sohbet edebileceğiniz evrensel bir masa kullanmanızı tavsiye ediyor. Bu amaçlar için, oturan kişinin doğrudan önünde yanlara göre daha dar olan bir masa en uygunudur. Bu tasarım, devam etmekte olan belgeleri yerleştirmek ve aynı zamanda ziyaretçilerle görüşmeyi sürdürmek için masada yeterli alana sahip olmanızı sağlar.

Özel ekipman ve gerekli ofis ekipmanları:

metin belgelerini derleme ve üretme araçları (bilgisayar, ses kaydedici, yazıcı, tarayıcı);

iletişim araçları (telefon, telsiz telefon, radyo, faks, yerel bir ağ için ağ kartı, operasyonel sevk iletişim araçları, e-posta)

kağıt belgeleri işleme araçları (yapıştırma ve zımbalama makineleri, zarf açma ve kesme ekipmanı, adresleme ve damgalama ekipmanı vb.)

fotokopi makineleri ve makineleri

İşyerinde ayrıca gerekli kırtasiye malzemeleri bulunmalıdır: kalemler, kurşun kalemler, işaretleyiciler, yapışkan bant, ajanda takvimi, belge ve not kağıdı yazdırmak için kağıt, ataç, çıkartmalar, dosya klasörleri ve plastik klasörler, zımba vb.

Düzlemi zihinsel olarak iki alana bölünmüştür. Solda mevcut iş ve ilgili evrakların yanı sıra telefon donanımı, masa lambası, kırtasiye, gelen evrakların olduğu tepsi bulunmaktadır. Tablonun sağ kenarına tamamlanmış belgeler ve yazı gereçlerinin bulunduğu bir tepsi yerleştirilmiştir. Buraya, davaya dosyalanması gereken belgelerin bulunduğu bir tepsi koyuyorlar.

Tüm aletler 160 x 160 cm boyutlarında masanın düzlemine yerleştirilmiştir, bu da yerden kalkmadan elinizle almanıza olanak tanır. Her öğeye belirli bir yer tahsis edilir, belirli öğeler bulunur

karmaşık (örneğin, telefon görüşmelerini kaydetmek için kalemler ve not defterleri telefonların yanına yerleştirilir). Farklı amaçlara sahip olan ofis malzemelerini ayırmak gerekir.

Masaüstüne ek olarak, kişisel bilgisayar için ayrı bir tablo kullanmak daha iyidir. Bu masaüstleri, ekran, klavye ve işlemcinin yanı sıra tarayıcı, yazıcı, modem vb.'nin uygun şekilde yerleştirilmesini sağlar.

Aynı zamanda, PC masasını, görüntü ekranı ziyaretçilerin tersi yönde dönecek şekilde yerleştirmek daha iyidir. Bu, beklenmedik bir ziyaretçinin gelişi sırasında ekranda olabilecek gizli bilgileri koruyacaktır.

Ve şimdi PC'li işyerlerinin organizasyonu ve donanımı için birkaç genel gereklilik.

masaüstünün tasarımı, miktarı ve tasarım özellikleri (bir PC'nin boyutu, klavye vb.), Yapılan işin niteliği dikkate alınarak, kullanılan ekipmanın çalışma yüzeyine en uygun yerleşimi sağlamalıdır.

çalışma yüzeyinin yüksekliği 680 - 800 mm arasında ayarlanmalıdır; bu mümkün değilse tablanın çalışma yüzeyinin yüksekliği 725 mm olmalıdır.

Çalışma masasında ayaklık için bir boşluk bulunmalıdır: yükseklik - en az 500 mm, derinlik - diz seviyesinde - en az 450 mm ve uzatılmış bacak seviyesinde - en az 650 mm.

çalışma koltuğunun (sandalyenin) tasarımı, bir PC ile çalışırken rasyonel bir çalışma duruşunu korumalıdır, yorgunluğu önlemek için boyun-omuz bölgesi ve sırt kaslarının istatistiksel gerginliğini azaltmak için duruşu değiştirmenize izin verir.

çalışma koltuğu (sandalye) kaldırılabilir ve dönebilir olmalı ve koltuğun ve sırtlığın yüksekliği ve eğim açısı ve ayrıca sırtın koltuğun ön kenarına olan mesafesi ayarlanabilir olmalıdır.

oturma yeri, sırtlık ve sandalyenin (sandalyenin) diğer elemanlarının yüzeyi yarı yumuşak, kaymaz, elektriklenmeyen ve kirden kolay temizlik sağlayan nefes alabilen bir kaplama ile kaplanmalıdır.

bilgisayar klavyesi en iyi şekilde masanın kenarından 10 - 15 mm mesafeye yerleştirilir, ardından bilek masanın üzerinde durur. Bileğin altına doktorlara göre kemik hastalığından kaçınmaya yardımcı olacak özel bir astar alınması tavsiye edilir.

"fare" tipi manipülatörün etkili kullanımı için özel bir "halıya" - bir tablete ihtiyacınız vardır. Ped-tablet ana kriterleri karşılamalıdır: birincisi, masa yüzeyine iyi yapışmalı ve ikinci olarak, tabletin üst yüzeyinin malzemesi topla iyi bir tutuş sağlamalı, ancak fare hareketini engellememelidir.

monitör ekranının ortası yaklaşık olarak göz hizasında olmalı ve gözler ile ekran düzlemi arasındaki mesafe en az 40 - 50 cm olmalıdır Direkt güneş ışığının ekrana düşmemesi arzu edilir.

masada oturan kişiye göre pencere solda veya önde olmalıdır.

Parlak ışıktan, pencerelerdeki kalın perdelerle korunmalıdır. Bununla birlikte, monitör ekranına tamamen karanlıkta bakmanız önerilmez, ek bir dağınık ışık kaynağı gerekir (avizeyi, masa lambasını açabilirsiniz).

Sekreter masasını ve PC masasını doğal ışık kaynaklarına daha yakın yerleştirmek daha iyidir, çünkü. sekreter, görevlerinin doğası gereği belgelerle çok çalışmak zorundadır.

Sekreterin çalışması için sandalye, masaüstüne uygun boyutta olmalıdır. Yüksekliği ayarlanabilen tekerlekli döner bir sandalye kullanmak en iyisidir. Bu, sekreterin teknolojiyle çalışmaktan belgelerle veya ziyaretçilerle çalışmaya hızla geçmesini sağlayacaktır, örn. sekreterin çalışmalarının pratik görevlerini yerine getirecektir.

Açılır dolaplar da dahil olmak üzere masa dolapları, bir dizi değiştirilebilir çekmeceye sahiptir. Sekreter, masasının çekmecelerini ustaca kullanmalı ve her birine belirli işlevler vermelidir. Örneğin, kağıt ve kırtasiye için çekmeceler tahsis edilir; çalışma belgeleri, referans kitapları, kataloglar, vb.; mevcut belgeleri ve tamamlanmış çalışmaları içeren klasörler; kontrollü materyaller içeren klasörler; kişisel eşyalar.

Çalışma sürecindeki tüm hizmet belgeleri şu şekilde olmalıdır: sürekli olarak alınan ve gerekli - tablonun çalışma düzleminde; periyodik olarak - masanın çekmecelerinde, ataşmanların çalışma düzlemlerinde ve dolaplarda kullanılır. Belgenin tablodan veya masaya her hareketi kontrol edilmelidir; işlenen tüm belgeler kesin olarak tanımlanmış bir yerde bulunmalıdır; istenen belgenin hangi kutuda veya klasörde bulunduğu indekslenerek belirlenebilmelidir; klasörlere yerleştirilen tüm belgeler, geçici depolama planına göre derhal dizine eklenmelidir.

çalışma bölgesi

Sekreterin işyerinin rasyonel organizasyonu büyük önem taşımaktadır. Bunu yapmak için önce sekreterin ana işlevlerini, bilgi iletişimini, çalışma gününü, sahip olması gereken malzemelerin listesini netleştirmeniz ve tanımlamanız gerekir. Ardından mobilya, envanter, teknik ekipman, ofis ekipmanı ve kırtasiye malzemelerini seçin.

Rasyonel versiyonu, emek nesnelerinin emek süreçlerinin uygulanması için en uygun bölgelere yerleştirilmesini içerir. Bunlara çalışma alanları denir.

çalışma bölgesi- sabit bir işyerinde, çalışanın hareket etmeden iş yapabileceği yatay veya dikey düzlemlerdeki alan. Normal ve maksimum arasında ayrım yapın

Yatay düzlemdeki normal çalışma alanı, omuz serbestçe indirilmiş olarak dirsek ekleminden bükülmüş sağ ve sol el parmak uçlarının çizdiği hayali bir yay ile sınırlıdır. böyle bir bölge

ön tarafta yaklaşık 1000 mm ve derinlikte 300 mm yer kaplar. En sık kullanılan araç ve gereçler burada bulunur ve asıl iş yapılır.

Yatay düzlemdeki maksimum çalışma alanı, tamamen uzatılmış bir insan elinin parmak uçlarının çizdiği hayali bir yay ile sınırlıdır. Bu bölgede (işçi kollarını uzatarak hareket eder) daha az sıklıkla kullanılan emek araçlarıdır. Bu durumda, karşılıklı örtüşen alan (iki el için) ön tarafta yaklaşık 1500 mm ve derinlikte 500 mm olarak belirlenir. Tipik olarak, tablonun boyutları maksimum erişim alanından biraz daha büyük alınır.

Dikey düzlemde beş bölge ayırt edilir: alt rahatsız bölge (zeminden 750 mm'ye kadar); alttaki daha az rahattır (751'den 925 mm'ye); rahat (925'ten 1675 mm'ye); rahat saya (1675'ten 1925 mm'ye); üst kısım rahatsız (1925 mm ve üzeri).

işyeri - resmi görevlerin yerine getirilmesi için gerekli araçlarla donatılmış bir çalışanın çalışma alanı.

Sekreterin işyerinin organizasyonu, onu mobilya, özel ekipman, kırtasiye malzemeleri ile donatmakla başlar.

Zorunlu mobilya seti şunları içermelidir:

§ hareketli bir kaide ile büro masası;

§ kaldırma ve döndürme koltuğu;

§ yardımcı masa veya ofis ekipmanı standı;

§ belgelerin saklanması için dolap;

§ önemli belgeleri, antetli kağıtları, pulları ve mühürleri saklamak için bir kasa;

§ ziyaretçiler için sandalyeler.

Kırtasiye ve özel ekipman arasında, belgelerle çalışırken sıklıkla kullanılan öğeler ayırt edilebilir:

§ yazı aracı;

§ geçerli belgeler ve kağıt için klasör veya tepsi;

§ referans ve alfabetik defterler, günlük, haftalık;

§ delgeç, zımbalayıcı (zımbalayıcı);

§ kağıt bıçak, makas;

§ düzeltici not (“vuruş”), yapıştırıcı;

§ ataşları, düğmeleri ve diğer metal önemsiz şeyleri saklamak için manyetik cihaz;

§ Duvar saati;

§ “Rapora”, “İmza için”, “Devam eden belgeler” vb.

Herhangi bir çalışanın kendisine verilen görevleri başarıyla yerine getirebilmesi için belirli çalışma koşulları gereklidir. Minimum çaba ve zaman ile çalışma sırasında çalışana maksimum kolaylık sağlamalıdırlar. Çalışma koşulları bir dizi faktörden oluşur: teknik, hijyenik, sosyal, psikolojik, psikofiziksel ve estetik.

Çalışma koşulları - çalışma ortamında, bir kişinin faaliyet sürecinde sağlığını ve performansını etkileyen bir dizi faktör.

Çalışma koşullarının teknik faktörleri arasında işyerinin modern ofis ekipmanlarıyla donatılması ve işgücü sürecinde en son bilgi teknolojilerinin kullanılması yer alır. Sekreterin işyerini düzenlerken özel mobilya ve kırtasiye malzemelerine özen göstermelisiniz.

Hijyenik faktörler, iş sürecinde çalışanın güç ve sağlık güvenliğini, minimum yorgunluğunu ve sağlık durumunu sağlamalıdır. Bu faktörler arasında işyerinin aydınlatılması, odadaki optimum sıcaklık ve nem koşulları, bina tasarımındaki iyi düşünülmüş renk şeması, ergonomik gereksinimleri karşılayan konforlu mobilyalar vb.

Sosyal faktörler, çalışan için bir rahatlık ve sosyal güvenlik duygusu yaratır. Bunlar, çalışanların yemeklerini, sağlık sigortasını, spor ve spor salonlarına erişimi, çalışanların yaz tatilleriyle ilgili idarenin bakımını vb. içerir.

Psikolojik faktörler, çalışanların ekipteki ilişkisi, liderlik tarzı, yani örgütün psikolojik iklimi tarafından belirlenir. Ortak tatiller, "sağlık günleri", spor günleri, işte kendini gösteren çalışanların teşviki, tatillerde tebrikler - tüm bunlar takımda iyi bir psikolojik iklimin göstergeleridir. Böyle bir psikolojik ortam çalışma havasına katkıda bulunur, çalışanlar bunu takdir eder ve iş yerlerine değer verir.

Psikofiziksel faktörler, çalışanın çalışanının çalışma günü boyunca fiziksel durumundaki dalgalanmaları dikkate almalıdır. Yük bu duruma göre dağıtılmalıdır. Örneğin, işin ilk saati ve öğle yemeği molasından hemen sonra, üretim faaliyetinin zirvesini planlamamalısınız çünkü bu sırada vücut biraz rahatlamış ve yoğun çalışmaya hazır değil. Çalışma gününün sonunda genel yorgunluk oluşur, bu nedenle bu süre için konsantrasyon ve zihinsel stres gerektirmeyen daha az sorumlu işler bırakılmalıdır.

En yüksek insan performansı, 9 ila 12 saat ve 14 ila 17 saat arasında düşer. Şu anda, ana üretim yükü planlanmalıdır.

Estetik faktörler, çalışanın iyi ruh haline katkıda bulunur, onda işine saygı ve işletmede gurur oluşturur, işin prestijini artırır. Mobilyalar, çiçekler, panjurlar, modern iç mekanlar, hoş sessiz müzik, tasarımdaki renkler ve çok daha fazlası, çalışma koşullarını etkileyen estetik faktörlere bağlanabilir.

Çalışma koşulları, ergonomik gerekliliklere uyumu içerir. Bu gereksinimler bir dizi sekreterlik mobilyası ile karşılanmalıdır.

Sekreterlik mobilyaları için ergonomik gereksinimler

Mobilya ve ekipmanların yerleştirilmesi aşağıdaki ilkelere uygun olmalıdır:

§ sık kullanılan nesneler çalışma alanında "el altında" olmalıdır;

§ Masadaki nesnelerin düzeni “sağ ve sol el” kuralına uygun olmalıdır (sağda - sağ elle alınan ve yapılanlar, solda - sol elle alınan ve yapılanlar);

§ Odadaki her nesnenin kendi yeri ve sürekli bir hareket alanı olmalıdır.

Bilgisayar ve ofis ekipmanıyla donatılmış ofis çalışanları için sıhhi ve hijyenik standartlar SanPiN 2.2.55.542-96 "Video görüntüleme terminalleri, kişisel elektronik bilgisayarlar ve iş organizasyonu için hijyenik gereklilikler" tarafından düzenlenir.

Ofis çalışanları için sıhhi ve hijyenik gereklilikler

Bu nedenle, bir işletmede bir sekreterin işyerinin rasyonel bir düzeninin oluşturulması, hem işi kolaylaştırmak hem de çekiciliğini artırmak için büyük önem taşımaktadır ki bu da emek verimliliğini olumlu yönde etkilemektedir. Sekreter yardımcısının rasyonel iş organizasyonu ise, işyerinin organizasyonu, çalışma koşulları ve çalışma gününün planlanmasından oluşur.

Sekreter yardımcısının görünüşü, bir bütün olarak organizasyon hakkında bir fikir oluşturur. Referans sekreterinin "şirketin yüzü" olarak görülmesi tesadüf değildir.

Sekreterin görünümü dikkatlice düşünülmeli, modern ve temiz olmalıdır. Bir kostüm için temel gereksinim titizlik ve zarafettir. Her şey kişinin zevkine bağlıdır. Ana şey - takım elbise rahat, pratik ve katı olmalıdır. Dağınık giyinen, dağınık, kendine bakmayan biriyle konuşmak hoş değil.

Böyle bir konuşma, bu organizasyon hakkında olumsuz bir izlenim bırakır. Aynısı kostüm için aksesuar seçimi için de geçerlidir.

İş takımını akılda kalıcı, özellikle büyük değerli takılarla tamamlamanız önerilmez, takı çeşitliliği sekreteri renklendirmez. Dekorasyon, kostümün ve metresinin haysiyetini vurgulamalıdır. Ayakkabılar takım elbisenin tonuna uygun olmalıdır. Ayakkabılar rahat ve şık olmalıdır. İş için ayakkabı değiştirmeniz önerilir.

Referans sekreteri, kişisel hayatını sürekli olarak hatırlamalıdır. Özellikle hijyen konularına dikkat edilerek sıcak günlerde tedavi edilmelidir. Belirgin bir kokusu olan parfümleri kullanmayın. Sekreterin elleri her zaman kusursuz olmalı, saç modeli düzgün olmalı, kostüm ve ortamla uyumlu olmalıdır.

Sekreterin işyerinin organizasyonu

Bir işyeri, görevlerini yerine getirmek için gerekli araçlarla donatılmış bir veya daha fazla çalışanın emek faaliyet alanıdır. Planlama da dahil olmak üzere sekreterlik hizmetleri çalışanları için işyerlerinin rasyonel organizasyonu ve en iyi çalışma koşullarının oluşturulması. Yapılan işin doğasına uygun bir ofis alanı planlanması, mobilya ve özel ekipmanların akılcı yerleştirilmesi ve gerekli konforun yaratılması verimli çalışmaya katkı sağlar.

İşyeri ekipmanı için bir mobilya seti şunları içerir: normal masalar, özel masalar, yardımcı masalar ve ofis ekipmanı, telefonlar, dosya dolapları vb. Koltuk, kaldır ve dön sandalyeler, geleneksel ve özel dolaplar.

Büro çalışanlarına gerekli, öğretici, referans materyalleri sağlanmalıdır.

Örneğin: iş tanımları, ofis iş talimatları, telefon rehberleri.

Ofis masası, çalışanın ana çalışma alanıdır; masa, belirli bir zamanda ihtiyaç duyulan öğeleri içermelidir. Masanın çekmeceleri, çeşitli büro malzemelerinin (dergiler, kasalar) yerleştirildiği rafları vardır. Masada, sürekli kullanılan iş aksesuarları üst raflarda, daha az kullanılan tüm eşyalar altta yer alır, telefon masanın üzerinde veya özel bir stand üzerinde, ahizenin sol veya sağda olması gerekir. bir elle tutulabilir, diğer yandan gerekli bilgileri yazmak için bir kalem. Masaüstünde örnek bir düzen, yüksek üretkenliğin anahtarıdır.

Demir dolaplar ve kasalar gizli belgeleri, damga mühürleri, para için katı hesap verme biçimlerini saklamak için kullanılır, kasa her zaman kapalı olmalıdır, içinde gereksiz hiçbir şey ve özellikle kişisel eşyalar bulunmamalıdır. Dolapların, masaların, kasaların anahtarları kuruluş başkanının belirlediği yerlerde saklanır. Mevcut standartlara göre, ofis binalarının alanı, çalışan başına dört metrekare olarak belirlenir.

Sekreter yardımcısının işyeri, resmi görevlerin yerine getirilmesi için gerekli araçlarla donatılmış, çalışma faaliyetinin alanıdır. Bölgede üç sektör ayırt edilebilir - ekleri olan bir masaüstünün ve gerekli ofis ekipmanlarının bulunduğu ana sektör, ziyaretçi hizmetleri sektörü ve dolapların, fotokopi makinesinin, faks makinesinin ve diğer yardımcı ekipmanların bulunduğu yardımcı sektör bulunan

Sekreter yardımcısının bulunduğu kabul alanının toplam alanı on iki ila on altı metrekare arasında olmalıdır.

İşyerinin organizasyonu, işyerini emek araçları ve nesneleri ve bunların işlevsel yerleşimi ile donatmak için bir önlemler sistemidir. Ayrıca işyerinin organizasyonu, sanatçının antropometrik verilerinin dikkate alınmasını ve standartlara uygun çalışma koşullarının sağlanmasını içerir. Her şeyden önce mobilyalara - bir masa ve bir sandalyeye dokunalım.

Herhangi bir yönetim çalışanının işinde en rasyonel mobilyaların kullanılması önemli bir rol oynar. Bazı durumlarda, iyi seçilmiş mobilyalardan elde edilen işgücü verimliliği yüzde on ila yirmi arasında artar.

Sekreter-referansın çalışma sürecinin ofis ekipmanlarına doygunluğu göz önüne alındığında, işyerinin U şeklindeki yerleşimi haklı çıkacaktır (Şekil 1).

Şekil 1. Sekreter yardımcısının işyerinin U şeklinde yerleşimi

Masa yüzeyi mat (gri, yeşil, kahverengi, yansıma katsayısı %20-50) ve kolay temizlenebilir, köşeleri ve masa üst ön kenarı yuvarlatılmış olmalıdır. Bacaklar için masanın altındaki boşluğun yüksekliğinin altı on santimetre (diz seviyesinde) ve ayak seviyesinde sekiz on santimetreden az olmaması tavsiye edilir. Sekreterin çalışma sırasında sürekli olarak ihtiyaç duyduğu her şey, ihtiyacınız olanı ayağa kalkmadan alabilmeniz için kol mesafesinde bulunmalıdır.

Çalışma ve bağlantı masalarındaki aksesuarları düzenleyin, işin türüne göre sistematik hale getirilmiş, kompakt olmalıdır.

Çalışma yerinin önemli bir unsuru, tasarımına, kapasitesine ve işlenen belgelerin niteliğine bağlı olarak masaüstü bölmelerinin iç organizasyonudur. Çekmeceler kolayca, sorunsuz ve sessizce dışarı kaymalıdır. Malzemelerin dikey olarak depolanması için büyük bir kutuyu uyarlamak daha iyidir, diğer kutularda kartlar, küçük ofis ekipmanları, kırtasiye malzemeleri için çeşitli özel cihazlar bulunmalıdır. Kişisel eşyaların saklanması için bir kutu tahsis edilmesi tavsiye edilir. Masaüstündeki sıra sürekli izlenmelidir. Abartı gibi görünebilir, ancak sandalye gibi basit bir mobilya türü, bir yönetici çalışanının işyerinin düzenlenmesinde büyük rol oynar. Emeğin verimliliği büyük ölçüde sandalye seçimine bağlıdır - rahatsız bir duruş yorucudur ve kişiyi daha az verimli hale getirir.

Sekreter-referans koltuğu dönebilen ve her yüksekliğe ayarlanabilecek şekilde dikey ve yatay yönde hareket edebilen sırtlığa sahip olmalıdır (Şekil 2).

Sandalyenin oturma yeri, uylukların dolaşımını engellemeyecek şekilde kenarlardan hafifçe yuvarlatılmalı ve ağırlık merkezinin bulunduğu yerde oturma yeri hafifçe basık olmalıdır. Yönetim çalışanları için, sandalyeler ve koltuklar, hareketi engellememek için kolçaksız, bilgisayarda veya VT ile çalışmak için kolçaklı olarak yapılmıştır.

Ortalama yüksekliği 1,7 metre olan oturmak için aşağıdaki boyutların korunması tavsiye edilir:

Kaldırma koltuğu yüksekliği - 0,45 - 0,6 metre;

40×40 santimetreden fazla olmayan oturma alanı;

Sandalyenin hareket ettirilebileceği alan:

0,6 metre derinlik;

1 metre - uzunluk;

Toplam alan 1,2 metredir.

Sandalyenin oturağı, üzerine neme dayanıklı bir malzeme (melanj kumaş, doğal elyaf) uygulanan yaklaşık bir santimetre kalınlığında lateks ile kaplanmalıdır.

Ekli sandalyeye ek olarak, sekreter-referansın çalışma mobilyası, ziyaretçi için bir sandalye içerir.

Müşteri hizmetleri alanında üç ila dört sandalye bulunmalıdır. Yardımcı sektör, belgeleri saklamak için bir dolap - bir duvar (üç ila dört bölüm) veya dönen bir raf ile donatılmıştır (Şekil 3).

Şekil 3. Belge depolama rafı

Gizli nitelikteki belgeleri, mühürleri, pulları saklamak için metal bir kasa kullanılır. Bazı durumlarda gardırop da kurulur. Gömme bir dolap yapılması tavsiye edilir (sekreter, resepsiyon odasındaki koridorları kişisel eşyalarla karıştırmamalı, eşyaları göze çarpan bir yere koymamalıdır).

Sekreter yardımcısı tarafından en sık kullanılan zorunlu teknik araçlar, bir kişisel bilgisayar, bir telefon (muhtemelen bir radyo veya cep telefonu, bir çağrı cihazı), bir telefaks ve bir fotokopi makinesi (fotokopi makinesi) ve bazen bir ses kayıt cihazıdır.

Ekipman, kırtasiye malzemeleri, klasörler ve klasörler, altı günlük defter, takvim, kalemler, keçeli kalemler, nota sehpası, keçeli kalemler, delgeç, kağıt dosyalama cihazları, hesap makinesi, masa lambası, kağıt sepeti içerir. , belge tepsileri, bir kontrol dosyası, bir kağıt zımbalayıcı , yapışkan bant, düğmeler, ataçlar ve diğer küçük şeyler ve bunların saklanması için bir yer.

Resepsiyon alanında, duvarlara kabul saatini gösteren bilgilendirme stantları veya tabloları, örnek belgeler, takvim vb. yerleştirilmesine izin verilir.

İlk yardım için sekreter yardımcısının karşılama alanında uygun şekilde stoklanmış (bandaj, iyot, validol, amonyak, baş ağrısı hapı, steril pamuk vb.) bir ilk yardım çantası bulunmalıdır.