İş verimliliğini artırmak. Verimlilik nasıl artırılır? Saha çalışanlarının iş verimliliği ve kalitesi nasıl artırılır?

Bir şirketin ürettiği ürün ne olursa olsun, işgücü verimliliğini artırmak kârını artırabilir. Daha az kaynakla daha fazlasını yapmak, günümüzün rekabetçi iş ortamının bir gerçeğidir ve bu dinamiğin yakın zamanda değişmesi pek olası değildir.

Falcongaze uzman departmanı başkanı Anton Solovey, şirketteki iş gücü verimliliğini artırmaya yönelik yöntemlerden bahsediyor ve iş sürecinin maksimum üretkenlik elde edecek şekilde nasıl organize edilebileceği konusunda tavsiyeler veriyor.

Görünüşe göre 2018'de bilgisayar teknolojisinin harika yolŞirket verimliliğini artırın ve her çalışanın daha kısa sürede daha fazlasını yapmasına yardımcı olun. Ancak bu, iş süreci fikrini değiştiren, ortaya çıkan yenilikler üzerinde ayrı bir kontrol gerektiren, dinamik olarak gelişen bir alandır.

Şirketin durumunu ve bilgisayar teknolojisine olan ihtiyacı değerlendirirken, çalışmak gerekir. manuel süreçler Firmada hangi teknolojilerin kullanıldığını ve doğru teknolojiyi nasıl kullanabileceklerine karar verirler.

Ayrıca internet filtreleme (bu şekilde tasarruf edilen zamanın dağılmasının nasıl önleneceği) ve organizasyon sorunları da vardır. kullanışlı araçlar Ekip içi iletişim için: E-posta ve bülten panoları, anlık mesajlaşma programları vb.

Örneğin, Rusbase'de Nimax stüdyosunda yönetimin optimizasyonu hakkında bir hikaye vardı; burada yeni bir proje ve satış yönetimi sisteminin yanı sıra yeni bir mesajlaşma sistemi seçme konusunda tavsiyeler vardı. Hangi spesifik aracın kullanılacağı o kadar önemli değil; bunun tüm ekip için aynı olması ve kullanımının tekdüze olması çok daha önemlidir. Ve ayrıca güvenli.

Son teslim tarihlerini kontrol etme ve ayarlama

Bir çalışanın görevlere ne kadar zaman harcadığını izlemek ve sınırlamak gerekir. Bunun için aktivite takip uygulamalarından birini kullanabilir ve bu sayede gün içinde hangi görevlerin tamamlandığını belirleyebilirsiniz. Bu, gereksiz şeylerden kurtulmanıza ve yüklemenize yardımcı olacaktır. optimal zaman sorunu çözmek. Buna kontrollü stres denir. Bir çalışan saate baktığında odaklanmış ve üretken hale gelir.

Önemli bir nokta, optimizasyon sürecinin kaotik değil, kontrollü olması gerektiğidir.

Geliştirdiğimiz SecureTower DLP sisteminin öncelikli olarak aşağıdakileri sağlamayı amaçlamasına rağmen: bilgi Güvenliği- birçok müşteri bunu iş süreçleriyle çalışmak için de kullanıyor. Örneğin uygulamadan sonra bilgi akışlarının durumunu, departmanların birbirleriyle nasıl etkileşime girdiğini, nerede ve hangi bilgilerin saklandığını, yönetim sisteminin ne kadar etkili çalıştığını, açıkça sadakatsiz çalışanların olup olmadığını ve buna göre hangi gruplara bölüneceğini analiz edebilirsiniz. güvenlik görevlilerinin onlara olan ilgi derecesi. Müşteri şirketlerimizin genellikle ilk buldukları şeylerden biri, gün içinde internette gezinmek ve oyun oynamakla meşgul olan çalışanlardır.

Yöneticilerimiz tarafından geçtiğimiz yıl geliştirmemizi kullanan şirketler arasında yapılan bir ankete göre, yanıt verenlerin %80'i şirketlerinin ticari değeri olan bilgilerin sızmasını önlediğini, %11'i ise bu tür verileri çıkarmak için 10'dan fazla girişimde bulunulduğunu belirtti. zamanlar.

Ve başka?

Bir diğer önemli durum- yalnızca çalışanları değil aynı zamanda bölüm yöneticilerini de kontrol edin. Bilgi ortamında DLP çözümünün uzun zaman önce tanıtıldığı şirketlerden birinde, programla çalışan bir uzman, önceki ay muhasebe departmanındaki bilgisayarlardan birinin mesai saatleri dışında sıklıkla açık bırakıldığını bildiren güvenlik kuralları nedeniyle tetiklendi. ve muhasebe programları aktifti.

Ek soruşturmanın ardından, departmanın, işi muhasebecilerden birinin sürekli geç kalmak zorunda kalacağı şekilde ayarlayan yeni bir müdürü olduğu ortaya çıktı. Görevlerinin bir kısmını astına bıraktı.

İşletmenizi sadakatsiz çalışanlardan nasıl korursunuz?

Bir organizasyonda modern bir ilişkiler sistemi kurarken güçlü bir koruma olmadan bunu yapmak imkansızdır. Bir yandan DLP sistemi, çalışanı iş sorumluluklarına sorumlu bir şekilde uyma konusunda psikolojik olarak teşvik edecek ve organizasyondaki sosyal iklimi iyileştirecektir. Diğer yandan, amacı şirkete zarar vermek, kaynaklarından yararlanmak ve gizli bilgileri çalmak olan sadakatsiz çalışanlardan ve içeriden kişilerden işletmeyi korumak.

Örneğin, bir bina tasarım şirketinin bir çalışanının rakiplere bilgi sızdırdığı tespit edildi. Çizimleri doğrudan e-posta veya anlık mesajlaşma yoluyla göndermediği, bunları bilgisayarına kopyalayıp fotoğraflarını çektiği için faaliyetlerini takip etmek kolay olmadı.

Bilgi güvenliği hizmeti, dosya sistemi izleme modülünü kullanarak özellikle önemli belgeleri içeren bir veri bankası oluşturdu. Sistem ağdaki tüm iş istasyonlarını taradı ve bu belgelerin bu projeye dahil olmayan bir kullanıcı tarafından saklandığını ortaya çıkardı.

İşgücü verimliliğini artırmaya yönelik yukarıdaki yöntemler çalışandan daha fazla bağımsızlık gerektirir ve bu da onun faaliyetlerini izlemenin önemini güçlendirir. İşveren ile çalışan arasındaki ilişkileri doğru bir şekilde kurmak, şirketin işini yeni bir düzeye taşımaya ve kârı artırmaya yardımcı olabilir.

İşinin tüm avantajları.

Mağaza saatlerinizi değiştirin. Bazen sabah veya akşam saatlerinde mal almak mümkün olmuyor. Çalışma programınızı 7/24 yapın. Özellikle mağazanın yakınında böyle bir programa sahip mağaza yoksa. Bir ay sonra fazla gelir getirmediğini görürseniz, mağazayı sabah erkenden açıp akşam geç saatlerde kapatın. Pratikte çalışmak için en uygun zamanı belirleyin.

Mağazanın çeşitliliğini düzenli olarak genişletin. O zaman insanlar size sadece ürün satın almak için değil, aynı zamanda yeni bir şey olup olmadığını öğrenmek için de gelecekler. Küçük bir ücret karşılığında malların eve teslimatına başlayın.

Sadece kaliteli ürünler sat. Mağazaya gelen ürünleri düzenli olarak kontrol edin. Kalitede en ufak bir farklılık varsa ürünü iade edin.

Bölgenizdeki benzer ürünlerin bulunduğu mağazaları ziyaret edin. Çalışmalarının faydalarını öğrenin. Müşterilerinize daha fazlasını sunun karlı koşullar, en azından bir süreliğine.

Yapmak yeniden dekore etme Müşterilere hizmet verilen odada. Gerekirse rahatınız için sandalye veya koltuk yerleştirin.

Müşterileriniz için düzenli olarak ödül çekilişleri düzenleyin. O zaman insanlar sana sadece mal almak için değil, zafer umuduyla da gelecekler. İndirim kartları verin veya ürünleri hediye olarak saklayın.

Not

Damping, alıcı çekmenin en iyi yolu değildir. Sonsuza kadar dayanamazsın düşük fiyatlar.

Yararlı tavsiye

Ayrılmadan önce bir şikayet ve öneri defteri bırakın. Bu, alıcının ihtiyaçlarını daha iyi anlamanıza yardımcı olabilir.

Kaynaklar:

Mağazaların kalitesini artırmaya ilişkin makale
iş nasıl geliştirilir
Ürünlerin kalitesini artırmanın yolları

Her yönetici astlarının verimli ve etkili çalışmasıyla ilgilenir. Bunu yapmak için, kalitelerini artıracak yöntemleri bilmek ve uygulayabilmek önemlidir. iş. Aynı zamanda, farklı çalışanların kişisel ihtiyaçlarına bağlı olarak kendi motivasyon teşviklerine ihtiyaç duyduğunu da anlamalısınız.

Talimatlar

Çoğu kişi için mesleki tatminin ana unsuru, onların öneminin ve ekibinin tanınmasıdır. Bunun motivasyonu, kariyer gelişimi veya bir çalışan için onu diğerlerinden ayıran dış onur niteliklerinin yaratılması olabilir.

Türkiye'de olumlu psikolojik iklim çalışma alanı Entrikanın ve çatışmanın olmaması büyük ölçüde liderin birleşme yeteneğine bağlıdır çalışanlar ve yıkıcı süreçleri daha başlangıç aşamasında durdurun. Sonuç olarak, gereksiz sorunları çözerek dikkatleri dağılmadan, yalnızca iş görevlerine odaklanma fırsatına sahip oluyorlar.

Bireysel için çalışanlar Uygun bir çalışma programı seçme yeteneği özellikle değerli olabilir. Bu, özellikle yaratıcı görevleri yerine getirmeye odaklanan, yaratıcı yeteneklere sahip kişiler için geçerlidir. Bu tür çalışanlar serbest modda en etkilidir.

Kişisel ve kişisel konulara meraklı olanlar Profesyönel geliştirme, yeni bir şeyler öğrenme fırsatı sağlayan zorlu görevleri severler. Bir çalışana böyle bir görev vererek kısa sürede yüksek sonuçlar bekleyebilirsiniz.

Herhangi bir takımda makul bir maaş, önemli bir sosyal paket ve konforlu koşullar emek en yüksek değerlerdir. Burada teşviklere vurgu yapılıyor: düzenli artışlar, ikramiyeler, sosyal yardımların sağlanması ve diğer fırsatlar.

Psikologlar insanların rekabetçi bir içgüdüye sahip olduğunu söylüyor. Bu olgunun doğru kullanımı meyve verebilir. Ancak meslektaşlar arasında iç rekabet yaratma konusuna, entrika ve kıskançlığa yol açmamak için son derece dikkatli yaklaşılmalıdır. Herkese eşit fırsatlar sağlamak, sonuçları değerlendirirken net kriterler üzerinde düşünmek ve elde edilen sonuçlara ilişkin bilgilerin "şeffaf" hale getirilmesi önemlidir.

Rekabetin yoğun olduğu ve ürün çeşitliliğinin fazla olduğu koşullarda hizmet kalitesi ön plana çıkıyor. Kusursuz hizmet, müşterilerin şirketinize olan bağlılığını doğrudan etkiler. Şu tarihte: uygun organizasyon iyi hizmet rekabet avantajınız olabilir.

İhtiyacın olacak

- Kurumsal internet sitesi;
- hizmet standardı;
- istemci veritabanı.

Talimatlar

Formda geliştirin ve yazın ayrı belge müşteri hizmetleri standardı. Sizin için basit ve açık olan pek çok şey, sizin için çalışan servis personeli için öyle olmayabilir. Standart, görünüm ve tipik selamlama ifadelerinden tepkilere, anahtar kelimelere ve konuşma sırasındaki mesafelere kadar her şeyi açıklamalıdır.

Personele yönelik eğitimler düzenleyin. Bu tür etkinliklerin yürütülmesini antrenörlere emanet etmek daha iyidir. Satış teknikleri ve diyalog üzerine eğitim seçin. Zaman zaman personel ile kendi başınıza çalışabilirsiniz. Müşterilerle iletişim durumlarını modelleyin, hadi. Özellikle bu.

Kurmak geri bildirim Müşterilerle görüşün ve onları gözlemlemeye çalışın. Hizmetle ilgili geri bildirim alın. İhtiyaçlara ve isteklere ilgi gösterin. Ziyaretçi defteri oluşturun veya kurumsal web sitenizde.

Mümkün olduğunca ayrıntılı bir müşteri veritabanı oluşturun. Sadece analiz etmenize yardımcı olmakla kalmayacak hedef kitle ama aynı zamanda hizmet kalitesini de artırıyoruz. Erişiminiz varsa bunun için kişisel müşteri bilgilerini kullanın. Örneğin veritabanı, hedeflenen postaları kullanarak onları tebrik etmenize yardımcı olacaktır.

İşletmenizde en hoş atmosferi yaratın. Müşteri için yalnızca ürün veya hizmetin önemli olmadığını, aynı zamanda müşteri için de önemli olduğunu unutmayın. iyi ruh hali. Arkadaşça, konforlu mobilyalar, hoş müzik, içecekler - tüm bunlar ziyaretçi üzerinde olumlu bir izlenim bırakacaktır.

Not

Kritik durumlardan kaçınmaya çalışın. Hizmetten memnun olmayan bir müşteri mutlaka olumsuz izlenimlerini başkalarıyla paylaşacak ve sizin adınıza kötü bir itibar yaratacaktır.

Yararlı tavsiye

Hoş olmayan durumları bile avantajınıza çevirmeye çalışın. Örneğin, şımarık bir yemeğin telafisi olarak hediye olarak bir şişe şarap, işletmenizin müşterisini kesinlikle neşelendirecektir.

İşinize başladınız ve şirketinizin faaliyetleri zaten iyi sonuçlara yol açtı. Ancak çalışanlarınızın çalışmalarının istenilen düzeyde olmadığını hissetmeden edemiyorsunuz. Çalışmalarının kalitesi ve verimliliği arzulanan çok şey bırakıyor. Doğal bir soru ortaya çıkıyor: Çalışanların iş kalitesi nasıl artırılır ve işgücü verimliliği nasıl artırılır?

Çalışan performansı nasıl artırılır?

Çözüm aramadan önce sorunu anlamak ve analiz etmek oldukça faydalıdır. Motivasyonu artıracağına inandığınız için herkese zam yapmaya karar verirseniz. Bu kısa bir süre için işe yarayacaktır. Zamanla başka bir sorunla karşılaşacaksınız. Artık şirketinizin çalışanları yalnızca daha yüksek maaş beklemekle kalmayacak, aynı zamanda asıl sorunun baskısını da hissetmeye devam edecek. Motivasyon eksikliği nedeniyle hiçbir yerde kaybolmadı, yalnızca daha pahalı hale geldi.

Çalışanların çalışmalarının kalitesi patronlarının psikolojik ruh haline bağlıdır

Kendinize şunu sorun: İşiniz konusunda ne kadar tutkulusunuz? Belki müşterilerinize teklif etmek istersiniz? en iyi servis ama ekibiniz bunu hissediyor mu? Kural olarak çalışanlar, yöneticilerinin tutum ve davranışlarını kopyalarlar.

Kişisel olarak işinizden keyif alıyor musunuz? Tutumunuzu çalışanlarınıza gösteriyor musunuz? Çalışanlarınızla sürekli iletişim halinde olmalısınız. Takımın ayrılmaz bir parçası olun. Astlarınızın ofis dışında nasıl yaşadığını bilmelisiniz. Bunu yapmak için en azından bazen çeşitli kurumsal etkinlikler ve toplantılar düzenlemek gerekir.

Elbette ideal bir dünyada kendini motive edecek ve organize edecek insanları işe almak isteriz. Ama öyle bir dünya yok. Ve Tanrıya şükür! Çünkü kendini motive etmeyi ve organize etmeyi bilen bir kişi, çalışan olarak çalışmayacaktır. Her halükarda kendi işini açmaya çalışacak. Her zaman değil ama çoğu durumda.

İş verimliliği takımdaki ruh haline bağlıdır

Kurtulmak için her ne şekilde olursa olsun kötü ruh hali bir takım. Çalışanlarınızın ne kadar yetenekli olduğu önemli değil. Sürekli olarak karamsar bir ruh hali içerisindeyseler kesinlikle hiçbir işe yaramazlar. Ekibinizle daha fazla zaman geçirin. Kimin sürekli şikayet ettiğini ve her zaman her şeyden mutsuz olduğunu öğrenin. Böyle bir kişi bulunduğunda pişmanlık duymadan ondan kurtulun.

Kısa vadeli hedefler belirleyerek kalite iyileştirmesini teşvik edin

Kültür insanlardan ve onların başarılarından oluşur. Aylık veya üç aylık hedefler belirleyin. Bu, çalışanlarınız tarafından oldukça hızlı bir şekilde başarılabilir. Bitiş çizgisinin başarıyla geçilmesi her zaman ikramiyeler veya diğer teşvik edici hediyelerle kutlanmalıdır.

Çalışan faaliyetlerini teşvik ederek verimliliği artırın

İşletmenizden ne istediğinizi anlamalı ve ona göre davranmalısınız. İnsanları sürekli kaybetmekten korkarak yönetirseniz, bundan iyi bir şey çıkmaz çünkü o zaman gerçek bir lider olmayacaksınız.

Çalışmak biraz spora benzer. İnsanlar sonuç getirmeyince bırakıyorlar. Sonuç alamamanın nedeni, harcanan çabanın yetersiz olmasıdır. Kelimenin tam anlamıyla ekibinizi özelleştirin. Ortak çalışmalarının sonuçlarını gördüklerinde buna değdiğini anlayacaklar. Sonuç yoksa ya yanlış takıma ya da yanlış plana sahipsiniz demektir.

Çalışanların çalışmalarının kalitesi doğrudan hedeflerin şeffaflığına bağlıdır

İnsanların işleri konusunda daha tutkulu olabilmeleri için kendilerine değer verme duygusuna ihtiyaçları vardır. İstatistikler tek başına yeterli değildir. Yönetici planlarını ve düşüncelerini çalışanlarla paylaşmalıdır. Sorunları birlikte tartışmaya çalışın, ortak bir amaca dahil olduklarını hissetmelerini sağlayın. Kararınız nedeniyle bir şeyler ters gittiyse, hatalarınızı kabul edip yolunuza devam edin. Şirkete karşılıklı saygı ve güven, başarılı bir işin anahtarıdır.

Çalışan performansının iyileştirilmesi, nihai sonucun kalitesinin iyileştirilmesiyle eşdeğerdir.

İş optimizasyonu, şirketin hedeflerine ulaşmayı amaçlayan eylem algoritmasının modernizasyonudur. Kuruluşun etkin bir şekilde çalışabilmesi ve şartları karşılayabilmesi için modern iş, seçmelisiniz en iyi seçenekşirketin gelecekte izleyeceği güncellenmiş bir yol.

Neden iş optimizasyonuna ihtiyacınız var?

İş süreçleri- Bunlar, şirket tarafından belirli sonuçlara ulaşmak için gerçekleştirilen, tekrarlanan, birbiriyle ilişkili eylemlerdir.

İş süreçlerini optimize etmeye karar veren bir kuruluşun hedefi nedir?

iş karlılığını artırmak;
iş yönetilebilirliğini geliştirmek;
doğru tahminlere ulaşmak ve planlama süreçlerinin kalitesini artırmak;
tüketicilerin gözünde şirketin değerini artırmak;
şirketin çeşitli departmanlarındaki çalışanlar arasındaki ilişkileri geliştirmek;
tüm kurumsal kaynakları en iyi şekilde dağıtın ve maliyetleri azaltın;
çalışanlar tarafından gerçekleştirilen işin kalitesini artırmak;
yeni işe alınan çalışanların uyum kalitesinin iyileştirilmesi;
Şirket çalışanlarının her birine bir sorumluluk alanı belirlemek ve atamak.

İş optimizasyonu- bu, yalnızca bu yönde istikrarlı, sürekli yürütülen çalışmalar durumunda başarılı olan oldukça uzun bir prosedürdür. İş optimizasyonunun temeli şu olacaktır: mevcut sistem iş süreçlerini yürütmek, ancak eklemeler, yani kaynak verilerde iyileştirmeler gerektirir. Bu tam olarak bir kuruluşun iş süreçlerini optimize etmek ile iş faaliyetlerinin sıfırdan yaratılmaya başlandığı yeniden yapılanma arasındaki farktır.

İş optimizasyonu, yeniden yapılanma sırasında meydana gelen radikal değişikliklerle karşılaştırıldığında daha az riskli bir çabadır.

İş optimizasyonunun ana görevi- İşletmedeki mevcut süreçleri iyileştirmek, her türlü sapma ve yanlışlıkları ortadan kaldırmak, işe dahil edilen ilkelerin ve iş süreçlerinin etkinliğini arttırmak ve aralarındaki ilişkileri kurmak.

Ancak bazılarında büyük işletmeler iş optimizasyonu devreye giriyor ve zamanla, yeniden yapılanmayı anımsatan devasa oranlar kazanıyor. Böyle bir geçiş durumunu “küresel optimizasyon” ya da “kısmi değişim mühendisliği” olarak adlandırmak daha doğru olacaktır.

Şirket optimizasyonu: minimum çabayla maksimum kâr

İş optimizasyonu hem küçük hem de büyük şirketlerde iş süreçlerini yönetmenin yollarından biridir. Prosedürü doğru bir şekilde gerçekleştirmek için belirli kurallara uymak gerekir. prensipler, süreçteki katılımcıların herhangi biri için anlaşılabilir, gerçekleştirilen eylemlerin en yüksek etkinliğini sağlamak:

iş optimizasyonunun yönünü takip etmek önemlidir: özelden genele, aşağıdan yukarıya;
Yalnızca tutarlı ve şeffaf olan mevcut iş faaliyetleri optimize edilebilir. Şirketin iş süreçlerini tanımlayamıyor ve tanımlayamıyorsanız, onları yeniden oluşturmanız gerekir çünkü optimizasyon nesnesi yoktur;
iş optimizasyonunun tüm sonuçlarını dikkate alarak, bunun son yükleniciyi nasıl etkilediğine özellikle dikkat edin, onun tarafından gerçekleştirilen işin karmaşıklığını ve hacmini değerlendirin;
Belirli bir iş sürecinin optimizasyonu, başka bir iş sürecinde dengesizliğe yol açmamalıdır. İşletmenizi optimize etmenin yollarını dikkatlice seçin ve bunların olası sonuçlarını analiz edin.

İş optimizasyonu- bu, işletmenin tanıtımıyla ilgili maliyetlerinin haklı gösterilebileceği doğru yaklaşımla özenli ve uzun bir çalışmadır.

Ana optimizasyon görevi- Şirketin hedefleri, misyonu ve iç ve dış koşulları arasındaki uyumsuzluğu ortadan kaldırarak iş performansını artırmak.

Bir kuruluşta iş optimizasyon prosedürünü uygulayarak aşağıdakileri başarabilirsiniz: hedefler:

İşletmenin tüm departmanları arasında tam etkileşimi sağlamak.
Üretilen malların, işlerin ve hizmetlerin kalitesini artırmak.
Teslimat hızı, hizmet hızı vb. etkinlikleri optimize edin.
Başlangıçta yürütülen ticari faaliyetlerde tespit edilen eksiklikleri ortadan kaldırın.
Kurumsal maliyetleri azaltın.
Planlanan göstergelere ulaşın.

Ancak ayrıca büyük ölçekli ancak her kuruluş tarafından gerçekleştirilemeyen bir hedefi daha vurgulayacağız. Şirketiniz için en uygun iş optimizasyonuna yönelik yenilikçi, daha önce bilinmeyen bir yaklaşım oluşturmaktan oluşur.

Amacı büyüme ve gelişme olan bir şirketin işini sürekli optimize etmesi gerekir. Bazı üretim sorunlarını ortadan kaldırırken başka zorluklarla da karşılaşabilirsiniz. Bu bir iştir ve her şey düzgün ve pürüzsüz değildir, bu nedenle iş süreçlerini optimize etmek için sürekli çalışmak çok önemlidir. Aksi takdirde şirketiniz gelişmeyecektir.

Şirketin çalışmasını optimize etmek için kontrol listesi ve talimatlar seti

Commercial Director dergisinin editörleri tarafından derlenen akıllı bir kontrol listesi ve 18 talimat, sonuçların sizi memnun etmesi ve sizi hayal kırıklığına uğratmaması için satış departmanının çalışmasını acilen nasıl değiştireceğinizi anlamanıza yardımcı olacaktır.

İş optimizasyonundan hangi sistemler etkilenir?

Muhasebenin muhasebe sisteminden farkı nedir? Sinerjistik bir etkinin varlığı, yani bireysel parçalarıyla birbirlerine yardım etmeleri veya birbirlerini engellemeleri.

Yukarıdakilere dayanarak, şirketin gelişmesi faydalıdır. proses sistemleri, örneğin:

muhasebe sisteminin optimizasyonu;
kontrol sisteminin optimizasyonu (planın uygulanması, güvenlik, bilgi vb. için);
motivasyon sisteminin optimizasyonu;
bilgi akışının optimizasyonu;
kalite yönetim sisteminin optimizasyonu.

Uzman görüşü

Optimizasyon özellikle çok sayıda şubesi ve müşterisi olan şirketler için önemlidir.

Oleg Merkulov,

"Rosgosstrakh-Stolitsa" şirketinin başkanı, Moskova

Hizmet veren çok şubeli işletmelerin olduğunu düşünüyorum. çok sayıda müşteriler, yani: bankalar, sigorta şirketleri, hizmet kuruluşları, perakende zincirleri, endüstri distribütörleri. Yeni şubelerin açılmasına ve satış hacminin artmasına rağmen hizmet kalitesinin düşmemesi onlar için son derece önemli. Ancak tüm şirketler bunu başarmayı başaramıyor. Size hayattan bir örnek vereyim. Belirli bir mağazada, restoranda, kafede ne sıklıkla hayal kırıklığı yaşarız? Bir noktada bu işyerlerinde mal, iş ve hizmet kalitesinde bir bozulma fark ediyoruz ve bunun sonucunda oraya gitmeyi bırakıyoruz. Ve mesele, hizmet seviyesindeki bir düşüş değil, bunun nedeni, şirketin gelişmesi ve büyümesiyle birlikte iş süreçlerinin sayısının artması, bu da organizasyonda tam olarak kimin bağlı olduğunu anlamayı imkansız kılmasıdır. şu veya bu kararı kimin verdiğine bağlı. Sonuç olarak firmanızdan memnun olmayan bir müşteri, bir rakibe yönelecektir.

Gereksiz süreçler ve gereksiz kontroller sürekli olarak ortadan kaldırılmadığı sürece sorunlar kaçınılmazdır. Yani iş optimizasyonu kısa vadeli bir proje değil, sürekli ele alınması gerekiyor.

Uzman görüşü

Sık tekrarlanan süreçler optimize edilmeli

Aleksandr İvanov,

SZNK Holding İcra Direktörü, St. Petersburg

Tekrarlayan iş süreçlerini düzenlemek ve optimize etmek gerekir ancak tek seferlik projeler için bu yapılmamalıdır.

Yeni kurulan, hızla büyüyen işletmelere iş süreçlerini anlatmanızı önermiyorum. Bir şirketteki iş süreçlerinin, istikrarlı kalıcı yönetime geçiş sırasında düzenlenmesi gerekir. Yalnızca bu durumda düzenleme, şirketin gelişmeye devam edeceği mevcut iş süreçlerini belgelemesine yardımcı olacaktır.

En etkili iş optimizasyon yöntemleri

Kurumsal iş süreçlerini optimize etmeye yönelik yöntemleri ele alalım:

önemli yönetim kararlarının alınmasına yol açan gerekçelerin kaydedilmesi;
çeşitli şirket belgelerinin geliştirilmesi veya modernizasyonu;
iş süreci faaliyetlerinin bileşiminin ve sırasının iyileştirilmesi;
sonuç göstergelerine ilişkin değişen gereksinimler;
Belirli bir prosedürün gerçekleştirilmesi için bir sorumluluk alanı oluşturmak.

Önemli yönetim kararlarının alınmasına yol açan nedenlerin düzeltilmesi.

Prensip olarak bu, koşulların yapılandırılmasına dayalı olarak yönetim kararları almaya yönelik açık bir eylem algoritmasıdır. Standart olabilirler, iş yapma sürecinde kabul edilebilirler, örneğin ürünlerin peşin ödeme esasına göre veya ertelenmiş ödemeyle teslim edilmesi ve diğerleri. Daha sonra, ilk verileri belirlemeniz gerekir: borç miktarı, işbirliği süresi vb. Daha sonra bir karar verme prosedürü oluşturmalı ve sorumluluk alanlarını nihai göstergelere göre dağıtmalısınız, örneğin: 50.000 ruble'ye kadar, kararlar yönetici tarafından verilir ve 50.000 ruble'den fazlası bölüm başkanı tarafından verilir. İş optimizasyonuna yönelik bu yaklaşım, yöneticilerin astlarının yapabileceği mevcut faaliyetlerden kurtulmasına yardımcı olacak ve sonuç olarak bu durum şirketin maliyetleri üzerinde olumlu bir etki yaratacaktır.

Çeşitli şirket belgelerinin geliştirilmesi veya modernizasyonu.

Çoğu zaman iş hayatındaki bilgiler sabit olmayan bir biçimde iletilir; sözlü olarak, bunun sonucunda genellikle veri iletimi sırasında kaybolur veya bozulur. İşçilerin onları kurtarmak için daha fazla zaman harcaması gerekiyor. Bilgiyi kaybetmemek için kaydetmeniz gerekir. belli bir biçim. Bu, hem bilgilerin yapılandırılması hem de iş süreçlerinin uygulanmasına yönelik planların oluşturulması ve sonraki muhasebe için gereklidir. Şirket belge formlarında, bilgisayarlı bilgiler de dahil olmak üzere bilgilerin işlenmesini basitleştirmek için çeşitli bilgi sınıflandırıcılarının kullanılması daha iyidir.

İş süreci aktivitelerinin kompozisyonunun ve sırasının iyileştirilmesi.

Şirketin kârlılığına değer katmayan prosedürleri iş sürecinden çıkarmak önemlidir. İşletmenizi optimize ederken gereksiz eylemleri, gereksiz kontrolleri vb. ortadan kaldırın. Yani örneğin hukuk departmanıyla standart bir şirket sözleşmesi üzerinde anlaşmaya varmanın bir anlamı yok çünkü onlar bunu standartları dikkate alarak geliştirdiler Mevcut mevzuat. Geleneksel olmayan iş süreci senaryoları proje olarak algılanmalıdır.

Sonuç göstergelerine ilişkin değişen gereksinimler.

Sonuç ölçümlerine ilişkin gerekliliklerin ayrıntılı olması ve ölçülebilir bileşenlere ayrılması gerekir. Yönetici ısrar ederse yüksek kaliteli uygulamaÇalışanları adına çalışıyorsa kalite sınırlarını belirtmelidir; örneğin, üretilen parçanın boyutu belirli göstergelerden ne fazla ne de az olmalıdır, müşteriye hizmet süresi belirli bir süreyi aşmamalıdır, vb. Yani, şirkette iş optimizasyonu yapılırken, belirli prosedürlerin sonuçlarına ilişkin normların kaydedilmesi ve uygulayıcıya iletilmesi gerekir.

Belirli bir prosedürün uygulanması için bir sorumluluk alanı oluşturmak.

Belirli bir prosedürden kimin sorumlu olduğunu belirlemek gerekir. Çalışanların görev tanımları, işletmenin departmanlarına ilişkin düzenlemeler vb. Gibi şirketin yerel düzenlemelerinde çalışanların tüm sorumluluklarını birleştirmek gerekir. Şirket belgelerinde yer alan sorumluluk normları, astlar için tamamen farklı bir anlam taşır. Yönetimden sözlü talimatlar.

Çalışanların mali sorumluluğu: şirket mülkiyeti nasıl korunur?

İşletmenizi optimize etmek: İşe yarayan 7 teknik

IFR'yi (ideal nihai sonuç) süreç kapsamının ötesine taşımak.

Bir işletmeyi optimize ederken IFR'yi doğru şekilde tanımlamanız gerekir. İş süreçlerini oluştururken bunu oluşturmak oldukça basit görünüyor. Bir iş sürecinde IFR'yi aramak yanlıştır.

Örnek:

Moskova şirketi, Rusya ve BDT'deki müşterilerin kullandığı ürünleri üretiyor. Bu firmanın lojistik departmanı müşterilerine kendi araçlarıyla ürün tedarik etmektedir. Son zamanlarda bu departmanın bakımının maliyetleri arttı. Malların müşterilere kendi taşıma aracını kullanarak teslim edilmesi şirket için bir sorun haline geldi. IFR'yi oluşturmanın hatalı bir yöntemi şuna benzer: "Şirketin ürünlerini kendi taşıma aracınızla teslim etmenin maliyetini %10 azaltın."

Ancak iş optimizasyonunu başlatan kişi, mevcut durumda kendisi için mümkün olan tüm kaynakları engeller. IFR'yi oluşturma yönteminin şu şekilde formüle edilmesi daha iyidir: "Ürünleri belirli bir mesafede belirli sayıda rubleyi aşmayacak şekilde teslim etmek için uygun önlemleri alın."

Teknik nasıl kullanılır?

Bir iş sürecinin ve diğer mevcut yöntemlerin uygulanması yoluyla elde edilebilecek bir IFR oluşturun.

Süreçteki gereksiz adımların ortadan kaldırılması.

Bu iş optimizasyonu yöntemini uygulamak için sürecin her aşamasını dikkatlice analiz etmeniz ve bunlardan bazılarını ortadan kaldırma veya birleştirme olasılığını göz önünde bulundurmanız gerekir.

Örnek:

Technosila'da satış müdürü pozisyonu için işe alınırken başvuranın belirli aşamalardan geçmesi gerekiyordu:

Bir işe alım müdürü ile röportaj (telefonla gerçekleştirilir).
Bir işe alım müdürüyle röportaj yapmak (şirketin ofisinde şahsen).
Perakende satış noktasının başkanıyla röportaj yapmak.
İstihdam için bir belge paketinin hazırlanması ve şirketin ofisine teslim edilmesi.

Belirli bir mağazada satış müdürü olarak çalışmaya başlamak ancak başvuru sahibinin yukarıdaki aşamaların tümünü geçmesi durumunda mümkündür.

İşe alma müdürü, mağaza müdürüne yaklaşılmasına izin vermemelidir rastgele insanlar, yaşa, eğitime, iş deneyimine vb. göre uygun değil. Satış müdürü pozisyonu için başvuru sahiplerini filtreliyor ve belirli bir başvuru sahibinin işe alınmasına ilişkin nihai kararı mağaza müdürü veriyor. Bir satış müdürü işe almanın dört aşamasını da analiz ettikten sonra, zaten bu aşamada olan gereksiz adayları ayıklamanın mümkün olması nedeniyle 2. ve 4. aşamaların kaldırılmasına karar verildi. telefon görüşmesi ve doğrudan gelecekteki çalışanın işe alındığı mağazada iş başvurusunda bulunun.

Teknik nasıl kullanılır?

Süreçten çıkarılabilecek veya başka bir adımla birleştirilebilecek tekrarlayan adımlar var mı?
Ana hedefe ulaşmak için sürecin tüm adımları gerekli mi? Bazıları olmadan yapmak mümkün mü?

İşlem yürütme aşamalarının sırasını değiştirme.

Örnek:

Bankalardan birinde kredi verme algoritması şu şekildedir: Banka yöneticisi tüm belgeleri hazırlayarak işin yaklaşık% 90'ını tamamlar ve ardından güvenlik hizmetine talepte bulunur. Sonuç olarak, güvenlik hizmeti kredi vermeyi reddederse, bu işin% 90'ı boşuna yapılır ve bu, banka çalışanlarının harcadığı zamandır, ofis ekipmanlarının amortismanı, belgelerin hazırlanması ve basılması için malzeme tüketimidir. aynı zamanda kar kaybı. Her iş sektöründe belirli riskler vardır ancak yöneticinin amacı bunları en aza indirmektir. Söz konusu örnekte, bir iş optimizasyon prosedürünü uygulamaya koyarken, kredi başvurusu aşamasını güvenlik hizmeti tarafından doğrulama aşamasıyla değiştirmek gerekir, bu da süreçteki işlem sayısını önemli ölçüde azaltacaktır.

Teknik nasıl kullanılır?

Belirli soruları sorarak bir iş sürecinin tüm eylem sırasını analiz edin:

Başarılı bir şekilde tamamlamak için sürecin hangi aşamaları en önemli kabul ediliyor?
Önemli adımları sürecin başlangıcına taşımak mümkün mü?

Bölme işlemleri

Daha gelişmiş süreçlerle çalışanların niteliklerine daha az gereksinim getirileceğine inanılmaktadır. Bu iş optimizasyonu yöntemini akıllıca kullanırsanız ve tüm iş süreçlerini parçalara ayırırsanız, bu şüphesiz iş faaliyetlerinin bir bütün olarak basitleşmesine yol açacaktır. Bu yöntem eski çağlardan beri yaygındır.

Örnek:

İngiltere, 17. yüzyıl. Zanaatkarlardan biri kendi atölyesinde iğne üretiyordu. İğne yapma sürecini baştan sona yönetmeleri için çıraklar tuttu. Belirli bir kriz döneminde zanaatkar, yardımcılarının emeğinin karşılığını ödeyemedi, onlarla işbirliğini bırakmak zorunda kaldı ve iğne yapma sürecini, eğitimsiz biri bile olsa herkesin gerçekleştirebileceği belirli işlemlere ayırmaya karar verdi. kişi. Zanaatkar, sokaktan 15 yaşındaki erkek çocuklarını atölye çalışanı olarak işe aldı. Pim üretimini 200 kat artırırken işçilik maliyetlerini düşürmeyi başardı. Bir zanaatkar vasıflı işgücü kullandığında, atölye iş gününde yaklaşık 80 iğne üretiyordu ve küçük işlemlere bölünerek vasıfsız işçiler kullanıldı. iş gücü Aynı dönemde pim üretimi 48.000 adede ulaştı.

Teknik nasıl kullanılır?

Belirli soruları sorarak bir iş sürecinin tüm eylem sırasını analiz edin:

Prosesin hangi aşamaları yüksek vasıflı bir üretici gerektirir?
Bölmek mümkün mü üretim süreciÇalışan üzerindeki talepleri azaltmak amacıyla küçük operasyonlar için mi?

İşlemleri ana süreçten kaldırma

Çoğu zaman son derece karmaşık ve operasyonlarla dolu iş süreçlerinde, tek bir çalışanın tüm eylemleri aynı anda gerçekleştirmesi, süreci geciktirir ve kalitesinin düşmesine neden olur. Evrensel işçiler nadirdir. Örneğin, şehrin eteklerinde bulunan kendi oto tamirhanesinin bir çalışanı, bir karbüratörü veya motoru bile bağımsız olarak tamir edebilir, ancak profesyonel donanımlı bir oto tamirhanesinde bu seçenek pek mümkün değildir.

Örnek:

Mobilya satan Stolplit şirketinin satış yöneticileri bağımsız olarak kredi aldı. Satıcıların bu kadar iş yükü nedeniyle birçok sorun ortaya çıktı:

satıcıların hem satış hem de evrak işlerinde profesyonel olamamaları nedeniyle kredi işleme sürecinin geciktirilmesi;
kredi almak için yapılan geçici masraflar nedeniyle satışlarda düşüş;
evrak işlerinde hatalar ve bunun sonucunda verilen kredi sayısında azalma.

İÇİNDE bu örnekte Kredi limitinin başlangıçta artırılması amacıyla oluşturulmuş olmasına rağmen, satıcıların kredi için belge düzenleme yükümlülüğünün perakende satış prosedürünü geciktirdiği açıkça görülmektedir. Kuşkusuz krediyle mobilya satmak mağaza için bir artıdır ancak mağaza satıcılarının müşteri hizmetleri kalitesini düşürmesi pahasına değildir.

Şirketin yönetimi bu durumdan basit bir çıkış yolu buldu: çeşitli Stolplit ortak bankalarıyla işbirliği yapan, kredi sözleşmelerinin işlenmesi için uzak bir merkez (UCOC) oluşturuldu. Satıcının bir müşteriye kredi teklif ederken yapması gereken tek şey, daha önce kredinin boyutunu ve vadesini belirterek pasaportun sayfalarının fotokopisini çekip UCSC'ye göndermekti.

Teknik nasıl kullanılır?

Belirli soruları sorarak bir iş sürecinin tüm eylem sırasını analiz edin:

Hangi operasyonlar en fazla zaman ve malzeme kaynağını tüketiyor?
İş sürecine zarar vermeden bu operasyonları diğer çalışanlara emanet etmek mümkün müdür? Yönetici, bazılarının yalnızca çalışanları tarafından değil aynı zamanda dış kaynak kullanan şirketler tarafından da gerçekleştirilebileceğini anlamalıdır.

Operasyonları zaman ve/veya uzayda birleştirmek

Örnek:

Konserve balıklar, balık avlayan teknelerde üretilir. Minerallerin çıkarıldığı yerlerde sıklıkla işlenirler. Verilen örneklerde şirketler madencilik ve üretimi birleştirmek gibi bir iş optimizasyonu yöntemi kullanmışlardır.

Teknik nasıl kullanılır?

Belirli bir soruyu sorarak bir iş sürecinin tüm eylem sırasını analiz edin:

Süreçte zaman ve/veya mekânla bağlantılı olması gereken faaliyetler var mı?

Otomasyon, fonksiyonların bir kısmının veya tamamının makineye aktarılması

Bu yöntem, üretim sürecini tamamen otomatikleştirmenin mümkün olduğu ve yalnızca özel makinelere bakım yapmak için bir çalışana ihtiyaç duyulduğu durumlarda uygulanabilir.

Örnek:

1880 yılında ilk otomatlar satıcıların yerini alan kişi.

1946'da fasulye kahvesi üretimi için ilk makineler ortaya çıktı ve böylece sadece satıcıların değil barmenlerin de yerini aldı.

Teknik nasıl kullanılır?

İş sürecinin tüm eylem sırasının bir analizini yapın, belirli bir soru: kaliteyi kaybetmeden iş sürecinin operasyonlarını değiştirebilecek ve değiştirebilecek özel makineler, programlar var mı?

Üretim süreçlerinin otomasyonu: ana aşamalar ve zorluklar

İş süreçlerinin adım adım optimizasyonu kendiniz yapın

İş süreçlerini optimize etmeye yönelik ilk adımlar organizasyon yaratım olmalıdır çalışma Grubu Projeden ve kesin bir eylem planının oluşturulmasından sorumlu olacak. İş optimizasyonunu adım adım gerçekleştirmenizi tavsiye ederiz: plan:

işletmenin iş süreçlerinin teşhisini yapmak;
iş süreçlerini dikkatlice tanımlamaya çalışın;
bağlantı noktalarını seçin;
iş süreçlerini iyileştirmek;
getirilen değişiklikleri yönetin.

Hazırlık aşamasında ihtiyacınız olan bir çalışma grubu oluşturmak Bileşimi optimizasyon projesinin hedeflerine bağlı olması gereken iş optimizasyon projesi. Komisyonda genellikle şirketin her departmanından temsilciler bulunur. Çalışanlara projenin hedefleri hakkında bilgi aktarmak ve planlanan çalışmaya ilişkin ayrıntılı bir plan oluşturmak son derece önemlidir. İş optimizasyonunun ilk aşamasının sonunda, projeyi başlatmak için bir sipariş vermek ve her birinin ana aşamalarını, son teslim tarihlerini, nihai sonuçlarını, sorumlu çalışanları ve gerekli kaynakları gösteren kartını eklemek gerekir.

Şirketin iş süreçlerinin teşhisi.

Küçük işletmelerde bile iş süreçlerinin sayısı birkaç bine ulaşabilmektedir. Bu nedenle teşhisin temel amacı optimizasyona ihtiyaç duyanları belirlemektir.

Daha az önemli süreçlerdeki en önemli değişikliklerin önemli bir şey getirmediğini anlamalısınız. pozitif sonuçlar ve temel süreçlerdeki küçük ilerlemeler bile, hem maddi hem de zaman maliyetlerinde azalma gibi gözle görülür sonuçlar getirebilir. Bu nedenle iş süreçlerini teşhis ederken hangilerinin anahtar, hangilerinin ikincil olduğunu belirlemek çok önemlidir.

Gibi yardımcı faktörler Sürecin önemini karakterize eden aşağıdaki kriterleri uygulamak mümkündür:

Tamamlanan iş süreçleri sonucunda üretilen ürün veya hizmetlerin işletmenin maliyet sisteminde önemli bir paya sahip olması;
belirli bir süre içinde birçok kez tekrarlanan bir süreç;
maliyetler, zamanlama, kaynaklar gibi süreç özelliklerinin önemi;
değerlendirmeler temel süreçleri seçmek için kullanılabilir uzman grubuŞirketin tüm departmanlarının başkanlarını içerir.

Mevcut iş süreçlerinin açıklaması.

Bu aşamanın görevi, işi "olduğu gibi" ilkesine göre optimize etmek için seçilen süreçleri tanımlamak ve bunların işletmenin tüm çalışanları tarafından tek tip anlaşılması için özel koşullar yaratmaktır. Bunu yapmak için ARIS veya IDEF metodolojilerini kullanın.

İş süreçlerini yukarıdan aşağıya doğru anlatmak önemlidir. Her şeyden önce, süreçte meydana gelen süreçleri tanımlarlar. Üst düzeyİşletmeleri ve ardından bunları detaylandırın.

İşletmede yürürlükte olan iş süreçlerinin tanımını kullanın. Küçük şirketlerde bile optimizasyon prosedürünün başlatılması sırasında süreçlerin seçici ve parçalı bir tanımı vardır. Örneğin çalışanların görev tanımları, şirket departmanlarına ilişkin düzenlemeler, yönetmelikler vb. Bu belgeleri kullanarak zamandan tasarruf edeceksiniz.

Süreçleri tanımlarken, en büyük danışmanlık şirketlerinin ve benzer ticari faaliyetler yürüten rakip şirketlerin deneyimlerine güvenin. Her iş sürecini yürütmekten sorumlu kişileri atamanız gerekir. Böyle bir yöneticinin yalnızca kendisine verilen süreçten sorumlu olması değil, aynı zamanda onu yönetme becerisine de sahip olması gerekir. Sorumlu olmadığınız süreçleri optimize edemezsiniz.

Bağlantı noktalarının seçilmesi.

Gerçekleştirilen iş üzerinde kontrolü sürdürmek için, bir iş optimizasyon prosedürünü uygulamadan önce süreç referans noktalarını tanımlayın ve ölçün ( en önemli özellikler). Kural olarak, uygulamanın kalitesi ve hızı gibi süreç özellikleri referans noktası olarak kullanılır.

İş süreçlerinin iyileştirilmesi.

İş süreçlerini iyileştirmeye yönelik tüm eylemlerin bütünlüğü, çok taraflı bir analiz yapma, mantıksal hatalar bulma ve işi optimize etmek için belirli önlemleri uygulama hakkını verir.

Mantıksal hataları bulma

Bir işletmenin iş süreçleri istisnaidir ancak çoğu şirketin en sık yaptığı hataları tespit etmek mümkündür. Bunları ortadan kaldırmak süreçlerin verimliliğini arttırmayı mümkün kılacaktır.

Gereksiz bilgi üretmek.

Çoğu zaman şirketler belgeleri kopyalar, ancak bunların içerdiği bilgiler hiçbir yerde kullanılmaz. İhtiyacınız olup olmadığına karar verin? Cevabınız evet ise, hangi özel iş sürecini yazın. Değilse, gereksiz iş fonksiyonunun hariç tutulması için süreci değiştirin.

Süreci yürütmek için gereken bilgi eksikliği.

Bilgi verileri sürecin yürütülmesi sırasında kullanılmalı ancak diğer iş süreçlerinden oluşturulmamalı veya aktarılmamalıdır. Yapılacak ilk şey bu bilginin kaynağını belirlemektir. Büyük holdinglerde finans departmanı uzmanları Yönetim şirketi iletişim kurmak için çok zaman harcıyorum bağlı ortaklıklar daha fazla bilgi için. Bilgi sağlama emrinin yerel düzenleyici belgelere kaydedilmesi durumunda bu önlenebilir.

İş sürecine ilişkin bilgi akışını açıklayan şirket düzenlemelerinin eksikliği.

Örneğin şirketin “Müşterilerden gelen istek, öneri ve şikayetlerin analizi” adı verilen bir süreci var ancak bilgiler kısmen satış yöneticilerine sağlanıyor. Satış departmanına ilişkin düzenlemeler, satıcıların hasar departmanına bilgi aktarma yükümlülüğünü öngörmüyorsa, bu durumda bazı veriler düzenli olarak kaybolacaktır. Bunu önlemek için, bilgi aktarımına ilişkin sorumlulukları açıkça belirten açık düzenlemeler geliştirmeniz gerekir.

Belirli bir menşei olmayan belgelerin süreçte kullanılması.

Örneğin alacak hesaplarının hareketine ilişkin bir rapor şirketin hem muhasebe departmanı, hem finans departmanı hem de ticari departmanı tarafından hazırlanabilir. Rapor rakamları birbirinden önemli ölçüde farklılık gösterebilir. Bu tür borç bilgilerinin kullanıcısı, rapor göstergelerindeki eksiklikleri aramak ve tutarsızlıkları belirlemek için çok zaman harcayacaktır. Alacak hesapları hakkında bilgiye ihtiyaç duyan tüm şirket çalışanlarının belirlenmesi, birleşik bir raporlama formunun geliştirilmesi ve muhasebe ilkelerinin sıkı bir şekilde düzenlenmesi gerekmektedir.

Belirli bir iş süreci için düzenlemelerin olmaması.

Tüm şirket süreçlerine yönelik mevzuatların geliştirilmesi, iş optimizasyonu sırasında çözülmesi gereken en önemli görevdir. Bu tür düzenlemelerin bulunmaması, süreçlerde zamanında değişiklik ve eklemelerin yapılamaması ve bunun sonucunda da işin boşa gitmesine yol açabilmektedir.

Arayüz hataları.

Hem gelen hem de giden bilgi akışları farklı formatlarda iletilir. Örneğin bir şirkette gider ve gelir kalemlerinin detaylandırılmasının yapısı muhasebe kalemlerinin yapısıyla örtüşmemektedir. Böyle bir durumda faaliyetin %20'si bilginin hazırlanmasına, kalan %80'i ise alınan verinin gerekli forma dönüştürülmesine harcanır. Süreçleri ayrıntılı olarak tanımlayın ve bilgi aktarımına ilişkin kuralları tanıtın - bu sorunu çözmenin tek yolu budur. Hatalar düzeltildiğinde doğrudan işletmenin iş süreçlerini optimize etmeye geçebilirsiniz.

Optimizasyon önlemleri

İş optimizasyonunun çeşitli versiyonlarını geliştirin; bu, duruma bağlı olarak bir veya diğer seçeneğin kullanılması için sürecin daha esnek olmasına yardımcı olacaktır. En az 2 tür süreç optimizasyonu geliştirin: karmaşık ve daha basit.

Yatay ve dikey sıkıştırma işlemi.

İş süreçlerinin iyileştirilmesi, yüksek vasıflı çalışanların yerine genel uzmanların getirilmesini mümkün kılacaktır. Bu nedenle en büyük bankadaki değişiklikler sürecin yatay olarak sıkıştırılmasına neden olabilir.

Bir iş sürecindeki bir katılımcı belirli kararları alma fırsatına sahip olduğunda ve böylece onay aşamalarının sayısı azaldığında, süreç dikey olarak sıkıştırılır.

Kontrol işlemlerinin sayısının azaltılması.

Uygulamada, çeşitli kontrollerin ve iş süreci yönetiminin maliyetlerinin, bunların yokluğunda meydana gelebilecek potansiyel kayıpları aştığı sıklıkla görülür.

Yönetimi değiştir

Bir şirketin işini optimize etme yolunda karşılaştığı temel zorluklar, şirket çalışanlarının getirdiği değişikliklere karşı protesto ve dirençtir. Başarılı iş optimizasyonu ancak tüm şirket çalışanlarının prosedüre yakından dahil olması durumunda gerçekleştirilebilir.

Anahtar faktör Süreçlerin iyileştirilmesi için uygun bir ortamın oluşmasını etkileyen şey, dönüşüm korkusunun olmamasıdır. Şu anda esas olarak teşvik ve ikramiyeleri içerecek bir motivasyon sisteminin hayata geçirilmesi gerekiyor. İş optimizasyonu döneminde disiplin cezasından kaçınmak daha iyidir.

İş optimizasyonu yalnızca zaman ve parasal kayıpları azaltmak için değil, aynı zamanda kurumsal çalışanların işini kolaylaştırmak için de gereklidir. Bu fikri şirket çalışanlarına iletin, o zaman değişiklikleri hayata geçirmekte zorluk yaşamayacaksınız.

Optimizasyondan sonra

İş tamamlandıktan sonra tanıtılan süreçlerin planlanması, organize edilmesi ve sürekli kontrol edilmesi gerekir. Dönüşen iş faaliyetlerinin çalışanlar tarafından doğru uygulanması ve bunların şirket düzenlemeleriyle ilişkilendirilmesi üzerinde kontrole ihtiyaç vardır.

İş optimizasyonundan sonra kurumsal süreçleri düzenleyen bilgi sistemlerini en etkin şekilde kullanabilirsiniz.

Dönüşen süreçlere destek sağlamak için şirkette işleri izleyecek ve ilgilenecek yeni bir departmanın oluşturulması gerekiyor. daha fazla gelişim süreçleri ve dinlemeleri.

Bir şirketin iş süreçlerini optimize etmek: kaçınılması gereken tipik hatalar

İş optimizasyonu sırasında bir şirket birçok zorlukla karşı karşıya kalır. Örneğin, optimizasyon genellikle farklı çalışanlar tarafından farklı zaman dilimlerinde gerçekleştirilebilir. Bu durumda, yalnızca stil değil aynı zamanda süreçleri tanımlama kuralları da zarar görür. Bir karakterizasyon planının ve süreç standartlarının daha da geliştirilmesi gerekmektedir ve üzerinde anlaşmaya varılması gerekmektedir. yapısal elemanlar bu tür belgeler.

Çoğu zaman sorun şudur İşletmeler bir sürecin “nasıl” gerçekleştirileceğini tartışmaya ciddi bir önem vermiyor. Dönüştürülmemiş süreçlerin otomatikleştirilmesi risklidir ve "otomatik kaosa" yol açabilir. Zaten iş optimizasyonunun ilk aşamasında bir açıklama oluşturma mevcut süreçler, optimizasyonları için seçenekler aramak gerekir. Bu tür dönüşümler bazen şirketin organizasyon sistemini değiştirme ihtiyacına yol açmaktadır.

İş süreçlerini iyileştirmek için bir prosedür geliştirirken, öncelikle süreçlerin tanımlanmasına odaklanmak gerekir; düzenlemeler hakkında. Düzenlemeleri değiştirmeden süreci değiştiremezsiniz aksi takdirde kafa karışıklığına yol açacaktır. Tüm düzenlemelerin uygunluğunu izlemek son derece önemlidir. Herhangi bir süreci dönüştürmek için onu kağıda yazmanız, test etmeniz ve ardından otomatikleştirmeye başlamanız gerekir.

Yeni bir yazılım ürününün aceleyle uygulanmasıözellikle uzmanlar tanıtılan yazılımın çalıştığı sunucuların çalışmasını düzgün bir şekilde izlemiyorsa, iş optimizasyonu için olumsuz bir faktör haline gelebilir. Kararsız ve yavaş sunucular ve yapılandırılmamış yazılımlar, daha uzun devreye alma sürelerine yol açar. Şirketin personeli iş optimizasyonu prosedürünü uygulamaktan çekiniyor; bu dönüşümleri istemiyorlar. Yeni yazılımın test edilmesi ve ayarlanması yavaş sunucularda yapılabilir, ancak dönüştürülen yazılımın devreye alınması hatasız çalışan güçlü bir sunucu gerektirir.

Personel ile çalışmak– iş süreçlerini otomatikleştirirken en önemli görev. İş optimizasyonu prosedürünün ardından faaliyetlerin doğru şekilde kurulabilmesi için her türlü sorun ve sorunu çözecek yetkin bir merkezin oluşturulması gerekir. Şirketin çalışanlarının her birine, yalnızca sürecin ayrıntılarını değil aynı zamanda bu süreçteki rollerini de doğru bir şekilde anlamaları için eğitim verin.

Personel maliyetleri: yönetim, planlama ve optimizasyon

Şirketiniz için hangi iş optimizasyon programı uygun?

ARIS EkspresS – Bu, kurulumu, yapılandırması ve yönetimi kolay bir süreç modelleme aracıdır ve bu nedenle hem acemi kullanıcılar hem de üniversite öğrencileri için önerilir.

Bu ürün bir modelleme araçları ailesinden gelir ARIS (Bütünleşik Bilgi Sistemleri Mimarisi) firmalar IDS Scheer(modern zamanlarda ürün şirketin bir unsurudur) Yazılım AG), birkaç yıldır Rusya pazarında oldukça yaygın olan ve teknik desteğin Rusça versiyonuyla donatılmış olan.

Ürün ailesi ARIS (Bütünleşik Bilgi Sistemleri Mimarisi),şirket tarafından üretildi IDS Scheer, iş süreçlerini modelleyen araçlardan, üzerinde anlaşmaya varılan göstergelerden oluşan bir sistem geliştirmeye yönelik yöntemlerden, iş süreçlerinin değerinin değerlendirilmesi ve optimize edilmesine yönelik yöntemlerden, ERP sistemlerinin tanıtımını basitleştiren araçlardan, uygulama projelerinin ve BT altyapısının oluşturulmasının yanı sıra, süreçlerin yürütülmesini izlemek. Bu tür büyük analist şirketleri Gartner Grubu ve Forrester Araştırmasışirketi düşün IDS Scheerİş süreçlerini modelleme ve analiz etmeye yönelik araçlarda dünya liderlerine.

İş Stüdyosu bir iş süreci modelleme sistemidir Rus üretimiŞirketlerin yönetim sistemlerinin geliştirilmesini daha kolay ve daha hızlı hale getirmelerine olanak tanır. Bu ürünün ücretsiz bir sürümü var ve iş optimizasyon prosedürlerini tanıtırken mükemmel bir yardımcı olacak.

Esas çözülmesi gereken görevler:

İyileştirme projesinin geliştirilmesi ve süreçlerin optimizasyonu.
Stratejinin resmileştirilmesi ve başarısının daha sonra izlenmesi.
Proje geliştirme örgütsel yapışirket ve personeli.
Şirket personeli arasında çeşitli düzenleyici belgelerin geliştirilmesi ve dağıtılması.
ISO standartlarına uygun kalite yönetim sisteminin devreye alınması.
Bilgi sistemlerinin girişi için teknik spesifikasyonların ve desteğin geliştirilmesi.

AllFusion Süreç Modelleyici

Bu program şirkete iş optimizasyon prosedürlerini uygularken yardımcı olacaktır. Veri modelinin analizini, tanımını ve modellemesini gerçekleştirin - meta veri modellerinin oluşturucusu. Benzer ürünler arasında haklı olarak liderdir ve üçten oluşur metodolojiler:

IDEF3 metodolojisi(iş akışı modelleme).
IDEF0 metodolojisi(fonksiyonel modelleme).
DFD metodolojisi(veri akışı modelleme).

IBM WebSphere İş Modelleyici– hem üretim çalışanlarının hem de BT uzmanlarının kolektif faaliyetlerini modellemek ve oluşturmak için tasarlanmış, oldukça kullanıcı dostu bir arayüze sahip bir program.

Modelleme fonksiyonunun hızlı bir entegrasyonunun yanı sıra iş akışları ve simülasyonun oluşturulması da söz konusudur. Simülasyon, depodan, dönüşüm raporlarından ve gerçek zamanlı performans değerlendirmesinden elde edilen veriler üzerine kuruludur. Basit bir tarayıcının yardımıyla devam eden süreçleri internet üzerinden izlemek mümkündür.

ELMA– Rus yapımı program.

Süreç yönetimi sistemi çok basit bir konsepte dayanmaktadır: İşletmeniz için iş süreci modellerinin oluşturulması, programa yüklenmesi gereken görsel diyagramların gösterilmesine dayanmaktadır. ELMA ve iş süreçlerinin şirketin pratik gerçekliğinde uygulanmasını bağımsız olarak izleyecektir. Bu ürünün ücretsiz bir sürümü vardır ve bir iş optimizasyon prosedürünü başlatırken iyi bir yardım sağlayacaktır.

Otomatikleştirmek için karşılıklı yarar sağlayan görevleri adım adım yönetmenin yanı sıra bir proje yönetimi modülü de bulunmaktadır. Raporlama kontrol sistemi ekip faaliyetlerini yürütmek için en iyi koşulları yeniden yaratır. Ekip uzaktan etkili bir şekilde çalışabiliyor ve bu da şirketin mevcut şubeleri için özellikle değerli.

Elektronik iletişim kanalları üzerinden belge akışı, belgelerin sınıflandırılmasını ve saklanmasını sağlayan sistem modülleri ile yakından bağlantılıdır. Bütün bunlar zamandan tasarruf edilmesini sağlar ve yeri doldurulamaz işçilerin varlığı fikri sıfıra indirilir.

Verimliliği Artırmak: Zaman Kazandıracak 10 Strateji

Uzman görüşü

Optimizasyona sistematik ve adım adım yaklaşılmalıdır.

Alla Bednenko,

İK Direktörü, Econika-Obuv Şirketi, Moskova

Şirketiniz keskin bir büyüme atağı yaşıyorsa, yöneticisi kesinlikle bir iş optimizasyon sistemini kademeli olarak uygulamaya koyma sorunuyla karşı karşıya kalacaktır. Econika-Obuv şirketinde de tam olarak böyle oldu. Kurumun iş süreçlerini optimize etmenin müşterisi Genel Müdürümüz, amiri ise Econika Corporation'ın Başkan Yardımcısıydı. Projenin doğrudan yöneticisi İK Direktörüdür.

Proje belirli aşamalardan oluşuyor:

mevcut süreçlerin bir modelinin geliştirilmesi;
şirketin çeşitli departmanlarının ana performans göstergelerini yansıtacak optimize edilmiş süreçler modelinin geliştirilmesi;
dönüşüm programının geliştirilmesi, kurumsal tanıtımına yönelik teknik şartnamelerin hazırlanması bilgi sistemi;
kurumsal otomasyon hükümlerinin geliştirilmesi;
doğrudan iş optimizasyonu, yani iş süreçlerinin iyileştirilmesi.

Bir işletmenin finansal optimizasyonu nasıl gerçekleştirilir?

İlk aşamada Bir işletmenin finansal optimizasyonu, şirketin finans departmanının çalışmalarının optimizasyonunun analizini yapmak için, departman tarafından gerçekleştirilen tüm operasyonların yanı sıra malzeme kaynaklarını da yansıtacak güncel bir süreç modeline sahip olmanız gerekir. , zaman ve diğer gerekli kaynaklar.

İkinci aşamanın sonucu iş hizmetlerinin finansal optimizasyonu görsel materyal işteki zor anları, her türlü riski, tekrarlanan görev ve sorumluluklarla ilgili maliyetleri gösteren işletmede olup biten her şeyi analiz etmek. Böyle bir model oluşturmak için şirketin organizasyon yapısını ve süreçlerini analiz etmeniz gerekir. Bu ilk aşamada dönüşüme ihtiyaç duyan süreçlerin seçimi gerçekleşir. Bir şirketin başkanı hem iş süreçlerini dönüştürmeye, yani onları optimize etmeye hem de yeniden yapılandırmaya karar verebilir.

Optimizasyon iş – mevcut süreçleri iyileştirmeyi amaçlayan küçük dönüşümler. Süreçlerin işe yaraması ve herhangi bir özel soruna veya şirkete büyük zarar vermemesi durumunda iş optimizasyonu gerekli bir prosedürdür.

Değişim Mühendisliği iş – şirketin temel süreçlerinde radikal dönüşümler. Bu prosedür, mevcut iş süreçlerinin tamamen yenileriyle değiştirilmesi amacıyla tamamen reddedilmesini gerektirir.

Değişim mühendisliğinin amacı süreç maliyetlerinin yanı sıra zaman, insan ve malzeme maliyetlerini de önemli ölçüde azaltmaktır. Kural olarak, değişim mühendisliği sırasında işletmenin organizasyon yapısı ve gerçekleştirilen görevler değiştirilir. Faaliyetlerin mevcut süreçlere göre yürütülmesinin mümkün olmadığı durumlarda yeniden yapılanmaya başvurmak gerekir çünkü buna parasal kayıplar da eşlik eder.

Optimizasyon/yeniden yapılanma için öneriler geliştirdikten sonra Mevcut süreçlerin standart hale getirilmesi için her biri süreç ve teknik bölümden oluşan belirli çözüm şablonları geliştirilmektedir. Süreç kısmı, iş süreçlerinin bir dizi diyagramı ve öğesidir (ARIS'te uygulanabilir). Teknik kısım, süreç kısmının özel olarak seçilmiş bir bilgi sistemi içerisinde yürütülmesidir.

Düzenleyici belgelerin daha sonra geliştirilmesi, çeşitli prosedürler ve süreçler için düzenlemelerin oluşturulmasını, departmanlarla ilgili düzenlemeleri, iş tanımlarını ve ayrıca bilgi sistemini devreye alırken çalışma grubunun uzmanları tarafından daha sonra kullanılacak diğer birleşik belgeleri içerir. İşletmenin tüm çalışanlarının kullanması gerektiğinden, geliştirilen belgelerin kalitesine ve erişilebilirliğine yeterince dikkat etmek zorunludur. Dokümanlarda çok fazla kullanılması önerilmez teknik terimler ve süreçlerin tanımını kasıtlı olarak karmaşık hale getirir.

Proje sonuçları sunum aşaması işletmenin finansal optimizasyonu ve işletmenin en önemli hedefleriyle karşılaştırma, planlanan göstergelere ulaşma yeteneğinin izlenmesini içerir.

Standart bir finansal iş süreci şablonunun doğrudan uygulanmasıŞirketin, iş süreçlerini optimize etmek için tanıtılan sisteme uygun olarak geliştirilen şemaya göre faaliyet yürüteceği belirli bir tarihi ima etmelidir.

Yani finansal iş optimizasyon projesinin hayata geçirilmesiyle işletmede bütünsel bir muhasebe alanı oluşturulacak ve iç kontrol riskleri tamamen önlenecektir. Bunun sonucunda muhasebe ve raporlama fonksiyonları esnek ve evrensel hale gelecek ve şirket, iş optimizasyonundan ihtiyaç duyduğu etkiyi alacaktır.

Organizasyon giderlerini yönetmek veya Minimum maliyet sistemi nasıl oluşturulur?

Küçük İşletmeler İçin İş Optimizasyonu: 5 Düşük Maliyetli Çözüm

Ücretsiz CRM sistemleri

Şirketin müşteri tabanı artarsa, otomasyona ihtiyaç duyulur; bunun amacı müşterilere mal ve hizmetlerin yanı sıra şirketin promosyonlarını hatırlatmaktır. FreshOffice, Megaplan, AmoCRM, Bitrix24 gibi CRM sistemleri müşteri tabanınızın otomasyonunda yardımcı olarak görev yapabilir. Bu sistemler şirketin müşterilerle yakın ilişkiler kurmasına, satışları düzenlemesine, istatistiksel göstergeleri analiz etmesine, uzaktan kumanda kurumsal çalışanların iş yükü için.

Fiyat. CRM sistemlerine sınırsız sayıda müşteri yüklemeniz mümkündür ancak sistemi sürekli kullanmanız gerekir, aksi takdirde sistemin 3 aydan fazla kapalı kalması halinde hesabınız dondurulur. Megaplan'a 7 kullanıcıya kadar, Bitrix24'e ise 5 kullanıcıya kadar ücretsiz yükleme yapmak mümkün. Megaplan arayüzünün diğer sistemlere göre daha kullanıcı dostu göründüğünü unutmayın.

MyChat müşteri destek sohbeti

Müşterilerle iletişim kurmak için çevrimiçi sohbet gibi ucuz bir iş optimizasyon çözümü kullanmanızı öneririz. Bunu geliştirmek için profesyonel programcılara başvurmanıza hiç gerek yok. Örneğin MyChat (nsoft-s.com) hem yerel ağ hem de İnternet üzerinden iletişime izin verir. Ayarlarla ilgili talimatları web sitesinde bulabilirsiniz. MyChat aracılığıyla tüm kullanıcılara bildirim gönderebilirsiniz. Program, kullanıcıları müşterilere ve şirket çalışanlarına ayırmayı içerir.

Fiyat. 100 bağlantı içeren İşletme tarifesinin maliyeti yılda yaklaşık 21.000 ruble. Ayda sadece 8 alım-satım işlemi yaparak şirketin bu giderlerini 1-2 ayda amorti edeceğini unutmayın. Küçük şirketler için var ücretsiz sürüm MyChat (sohbet başına en fazla 20 kullanıcı).

Callbackhunter veya CallBaska istemcilerine geri arama çağrıları

Şirketin web sitesine gelen bir ziyaretçi, Callbackhunter veya CallBaska aracılığıyla sorularına yanıt almak için arama emri verebilir. Kuruluş, bu hizmetleri kullanarak müşteri hakkında bilgi, iletişim bilgileri alır ve ayrıca site yöneticisinin etkinliğini de değerlendirebilir. Yönetici, kişilerinden ayrılan müşteriyi, arama isteğini aldığı andan itibaren 1-2 dakika içinde geri aramalıdır.

Fiyat. CallBaska'da hafif tarife – ayda 790 ruble. Gönderilen isteklere dayalı olarak sınırsız sayıda çağrı içerir, ancak bir zaman sınırı vardır (ayda 50 dakikalık genel görüşme).

Uzaktan ödeme ECommPay

Müşterilerinize şirketin güvenilirliğini göstermek için, onlara hizmetler için doğrudan web sitesi üzerinden ödeme yapma fırsatı yaratın. ECommPay.com'u kullanarak bir İnternet edinme sistemi kurun. Bu hizmet çeşitli ödeme sistemleri (mobil dahil), banka kartları, elektronik cüzdanlarla entegredir ve aynı zamanda tartışmalı ve yetkisiz ödeme risklerine karşı da güvenilir bir şekilde korunur. Kuşkusuz bir avantaj, müşterinin mal veya hizmetler için avans ödemesi yapmasıdır.

Fiyat. Herhangi bir işlemden %1,8-3,5. Müşteri hizmetin tamamını öderse tasarruflarına göre ona indirim yapmayı düşünün peşinödemede belirtilen faiz için.

Tek tuşla işi delege edin

Periyodik olarak mali ve hukuki tavsiyeye ihtiyacınız varsa “Knopka” hizmetini (knopka.com) kullanın. İşletmenin hukuki desteğine yardımcı olacak ve karşı taraflarla ilişkilerin güvenliğini sağlayacaktır. Hizmet, bankalarla etkileşim sorunlarını çözecek ve şirketin bütçesini optimize etmek için alternatifler sunabilecek. Ayrıca iş ortaklarıyla görüşmelerin organize edilmesi, uzman aranması, uçak bileti rezervasyonu yapılması gibi sorunların çözümü için de bu hizmeti kullanabilirsiniz. "Düğme" hizmeti, şirketinizin işinin optimizasyonuna akıllıca yaklaşmanıza yardımcı olacaktır.

Fiyat. Maksimum hizmet sayısına sahip tarife ayda 24.000 ruble, yılda 288.000 ruble. Peki bu hizmetin maliyeti şirket için karlı mı? İşe alınan bir muhasebeci şirkete 10.000 rubleye, bir hukuk danışmanına - 20.000 rubleye, bir iş asistanına - 40.000 rubleye mal olacak. Vergiler dahil toplam – ayda 100.000 ruble. Tutar “Düğme” hizmetinin aylık tarifesinin 5 katını aşıyor. Muhasebe ve hukuk hizmetleri olmadan iş yapmak her türlü ceza ve önemli maliyetlerle doludur.

Reklam yasasını ihlal eden FAS cezaları ve bunlardan kaçınmanın yolları

Uzmanlar hakkında bilgi

Oleg Merkulov, "Rosgosstrakh-Stolitsa" şirketinin Genel Müdürü, Moskova. Kuruluş, Rosgosstrakh sisteminin bir parçası ve Moskova bölgesindeki beş büyük sigorta şirketinden biri. Moskova'da 30'a yakın sigorta acentesi, satış ofisi ve 100 mini ve mobil ofis, Moskova bölgesinde 68 şube bulunmaktadır. Müşteriler: ilaç şirketleri KRKA ve Bayer, East Line havayolu, Domodedovo havaalanı, JSCB Rus-Bank, FC Rus-Capital, LLC Ehrmann, Rusya Federasyonu'ndaki ABD Büyükelçiliği, Mosselprom, TTC "Ostankino" Borsa RTS, “Silver Rain” radyo istasyonu, Moskova bölgesindeki çoğu fırın vb. Toplamda şirketin 10.000'den fazla müşterisi var.

Alexander Ivanov, SZNK holdingin İcra Direktörü, St. Petersburg. North-West Nonmetallic Company, inşaat, metalik olmayan ve beton olmak üzere üç sektöre ayrılan inşaat endüstrisi işletmelerinden oluşan bir komplekstir. Kuzey-Batı, Orta, Volga bölgelerinde faaliyet göstermektedir federal bölgeler. Ana işletmeler Moskova, St. Petersburg'da bulunmaktadır. Nijniy Novgorod. SZNK ve SZNK-Beton, kırma taş, kum vb. gibi metalik olmayan malzemelerin üretimi ve tedariğinde lider konumdadır. hazır beton ve Rusya Federasyonu'nun Kuzey-Batısındaki çözümler.

Alla Bednenko, Econika-Obuv, Moskova'da İK Direktörü. Econika-Obuv, Rusya pazarında modaya uygun ayakkabı üretiminde liderlerden biri ve Rusya Federasyonu'nda bir perakende ağı operatörüdür. Rusya, Ukrayna ve Kazakistan'da 100'ün üzerinde Econika markalı ayakkabı mağazası açıldı.

Birden fazla kişinin bulunduğu bir şirkette kural olarak çeşitli departmanlar vardır - satış, pazarlama, muhasebe vb. Bu hizmetlerin çözdüğü görevler çok farklıdır ve bunların organizasyon ve işleyiş ilkeleri de farklıdır. Ancak amacı ve organizasyon yapısı ne olursa olsun her departmanın optimizasyonunda kullanılabilecek evrensel bir algoritma tanımlamak mümkündür. Şimdi yapacağımız şey bu.

Optimizasyon nedir?

Operasyonel optimizasyon, bir departmanın (veya bir bütün olarak işletmenin) verimliliğini artırmayı amaçlayan bir dizi önlemdir. Bu olayların özü şu bilinen sloganla ifade edilebilir: "Daha yüksek, daha ileri, daha iyi!" Yani, alınan önlemlerin bir sonucu olarak bölüm, üretkenliğin arttığını, maliyetlerin azaldığını vb. göstermeye başlar.

Öyleyse başlayalım. Görevimiz, birimin faaliyetlerinin optimizasyonunun evrensel aşamalarını tanımlamaktır.

Bir optimizasyon isteği belirir

Optimizasyon için resmi bir talep hem şirket yönetiminden hem de departman başkanından gelebilir ve "burada neyin düzeltilmesi gerektiği" araştırılabilir. Buna göre, ikinci durumda, talep genellikle oldukça geneldir, sistemin genel olarak iyileştirilmesini amaçlamaktadır ve ilkinde, birimin belirli göstergelerinden duyulan memnuniyetsizlikten kaynaklanan daha spesifiktir. Örneğin bir şirketin başkanı belirli bir hizmetin maliyetini azaltmak isteyebilir. Çok fazla tükettiğini söylüyorlar. Bu istek özellikle şirketin ekonomik sonuçlarını doğrudan etkilemeyen bölümlerle ilgili olarak sıklıkla ortaya çıkmaktadır. Bunun bir örneği personel departmanıdır, özellikle de işlevleri işe alımla sınırlıysa.

Ancak maliyetleri düşürme isteği, değişimin tek nedeni olmaktan çok uzaktır. Daha sık Hakkında konuşuyoruz içindeki bölünme mevcut form sorumluluklarını yeterince etkili bir şekilde yerine getiremiyor.

Talebin formülasyonu tetikleyici bir unsur görevi görür; her şeyin başladığı yer burasıdır. Bu eylemin ilk aşaması ise “Birimin misyonunun ve ekonomik fonksiyonunun tanımlanması”dır.

Birimin misyonunun ve ekonomik fonksiyonunun tanımlanması

Bu nokta muhtemelen en çok sürprize neden olacaktır. Öyle görünüyor ki, belirlenecek ne var? Satış departmanı - satıyor, kurye servisi- teslim eder, reklam departmanı - reklam verir. Ve benzeri. Ancak her şey hiç de o kadar basit değil.

Günümüzün Rus iş dünyasında kavramsal aygıtın az çok yerleşik olduğu gerçeğiyle başlayalım, ancak tek bir pozisyondaki iş sorumlulukları nedeniyle hala birleşmeden çok uzaktır. Farklı şirketlerde aynı unvanla görev yapan kişiler tamamen farklı işler yapabilirler. çeşitli konular. En çarpıcı örnek pazarlamacılardır. Yüklenebilecekleri görev yelpazesi, bir iş geliştirme konsepti yazmaktan kişisel satışa kadar uzanır. İK yöneticileri için de durum aynı. Bazıları için bu eğitim, motivasyon, kurumsal kültür, bazıları için ise kronik umutsuz işe alımdır. Ve çoğu şirkette böyle bir yayılma bulunabilir.

İşte bu yüzden bir şeyi iyileştirmeden önce, bu şeyin şirketin genel yapısında nasıl bir yer kapladığını belirlemeniz gerekiyor.

Buna göre bu sorunun cevabı şunları içerecektir:

1. Açıklama özel görevler, bu birim seviyesinde çözüldü

2. Bölümün şirketin genel faaliyetleri içindeki yeri

3. Şirketin genel faaliyetlerine ekonomik katılımın belirlenmesi

Bu soruları yanıtlarken, ifadelerde maksimum netlik ve spesifikliği korumaya çalışmalısınız. Yine de bu "gösteri amaçlı" yapılmıyor, dolayısıyla "Şirketin refahının büyümesine mümkün olan her şekilde katkıda bulunmak" gibi formülasyonlar burada uygun değil.

Performans kriterlerinin tanımı

Bu nokta anahtardır. Verimlilik kriteri olarak neyin seçildiğine bağlı olarak, bundan sonraki tüm çalışmalar temel alınacaktır. Kural olarak kriterler, önceki paragrafta tanımlanan görevlere göre seçilir. Yani analiz, birimin “yasal hedeflerinin” yerine getirilmesine dayanmaktadır. Örneğin, güvenlik hizmeti için “şirket malının çalınmasını önleme” görevi tanımlandı; bu, hırsızlık sayısının bu görev için tam da bu kriter olacağı anlamına geliyor.

Böylece önceden formüle edilmiş görevler bize birimin eylemlerinin etkinliğini değerlendirme fırsatı verir.

Değerlendirmenin imkansızlığı ile karşı karşıya kalıyorsak bu, görevlerin yanlış formüle edildiği, süreçte belirsiz ve anlamsız formülasyonlar yapıldığı ve bir noktaya geri dönmemiz gerektiği anlamına gelir. Kazığın üzerinde bir yıkama var, baştan başla.

Ancak artık kriterler belirlendi ve bir sonraki adımımız “Ünitenin etkililiğinin değerlendirilmesi” olacak.

Birim performans değerlendirmesi

Burada her şey açık. Seçilen performans kriterlerini alıp her birine göre durumu değerlendiriyoruz. Bazı şeyler sayısal olarak değerlendirilebilir, bazıları ise “yeterli/yetersiz” ilkesine göre değerlendirilebilir. Sonuç olarak, departmana verilen her görevin durumunu açıkça gösteren genel bir rapor alıyoruz. Ve bu rapora dikkatlice bakarak bir sonraki aşamaya geçiyoruz - "Optimizasyon problemlerini ayarlama"

Optimizasyon problemlerini ayarlama

Açıkçası, bu aşama da özellikle zor değil. Değerlendirme sırasında en çok "sarkmış" noktaları optimize etmek gerekiyor. Optimizasyon problemleri olumlu terimlerle formüle edilmelidir; amaç olarak istenmeyenin yokluğunu değil, istenen sonucu belirtin. Basitçe söylemek gerekirse, görev "azaltmaktır" ortalama vade bir buçuk haftaya kadar açık bir pozisyon için çalışmak” doğru görevdir.

Ve artık tüm görevler belirlendiğinde eğlence başlıyor. Yani - “Optimizasyon önlemleri”

Optimizasyon önlemleri

Ve işin tuhafı, bu olaylara yarım sayfa öncekinin hemen hemen aynısıyla başlıyoruz. Yani analizden. Ancak bu, iç rezervleri belirlemeye yönelik başka bir analizdir. Ve “Departman içindeki fonksiyonların genel bir listesinin hazırlanması” ile başlıyor.

Departman içindeki fonksiyonların genel bir listesinin hazırlanması

Bu liste ayrıntılı listeye en yakın olanıdır iş tanımı, fark bir bütün olarak tüm departman için yapılıyor. Ancak basitlik açısından bireysel konumlara göre parçalanması gerekir. Böylece departman çalışanları tarafından gerçekleştirilen işlevlerin ayrıntılı bir listesini alıyoruz. Ve devam ediyoruz.

İşlevleri yerine getirme başarısının değerlendirilmesi

Burada yine bir değerlendirme yapıyoruz. Ancak genel olarak eskisi gibi değil, işlevlerin her biri için. Ve tam olarak hangi işlevlerin yetersiz olduğunu ve bunların çalışanlar arasında nasıl dağıtıldığını net bir şekilde görebiliyoruz.

En basit durumda, tüm başarısızlıkların tek bir kişide meydana geldiği ve doğru kararın bu kişiyi değiştirmek olduğu ortaya çıkar. Ancak bu durum en inanılmazıdır, çünkü bu sabotajcı herhangi bir araştırma yapılmadan bile görünür olurdu. Bu nedenle, büyük olasılıkla "sarkma" işlevleri departman çalışanları arasında eşit olarak dağıtılacaktır.

İşlevlerin performansını değerlendirmenin imkansız olduğu ortaya çıkarsa, mevcut kontrol sistemi ve onun var olup olmadığı hakkında ciddi şekilde düşünmeye değer.

İşlevlerin başarılı performansının öznel faktörlere bağımlılığının belirlenmesi

Bu aşamada performans sorunlarının ne ölçüde ilgili olduğunu belirliyoruz. Kişisel özelliklerçalışanlar. Örneğin, birisi hayatında çok acelecidir ve verilen görevleri tamamlamak için son teslim tarihleriyle ilgili sürekli sorunlar yaşar. Buna göre çözüm, sorumluluklarını hızlı tepki gerektirmeyenler lehine değiştirmek olacaktır.

Bir departman içindeki faktörlere bağımlılığın belirlenmesi

Performansı etkileyen ana iç faktör, departmandaki çalışma atmosferidir. Üstelik ortadan hem olumlu hem de olumsuz sapmalar üzücü sonuçlara yol açıyor. Bölümde bir ayrılık, çatışma ve saldırganlık atmosferi hüküm sürerse, o zaman iş gerektiren kısımda iş açıkça duracaktır. Bireylerarası etkileşim. Ancak öte yandan, eğer ekip "sıcak" ise, çalışma zamanının çoğu, yavaş yavaş çay içerek ve "hayat hakkında" sohbetlerle geçirilebilir.

Diğer olumsuz iç faktörler şunlardır:

1. Sürecin yetersiz otomasyonu (örneğin, belgelerin manuel olarak doldurulması, kağıt veritabanlarının bakımı vb.)

2. Çalışan fonksiyonlarının çoğaltılması

3. İş sorumluluklarının net olmayan tanımı

4. İkili bağlılığa sahip çalışanların mevcudiyeti

Fonksiyonların başarılı performansının departman dışındaki faktörlere bağımlılığının belirlenmesi

Yukarıdakilere ek olarak dış faktörlerin de takip edilmesi gerekmektedir. Çoğu zaman ilgili departmanların eylemleri birimin performansını olumsuz yönde etkiler. Örneğin satın alma departmanının yavaşlığı, muhasebe departmanının fatura ödeme hızından kaynaklanıyor olabilir. Bu durumda satın almada herhangi bir ayarlama yapmanın pek bir anlamı olmadığı açıktır.

Diğer örnekler - bir çalışanı işe almak veya bir pazarlama planı hazırlamak için son tarihlere uyulmaması durumunda sorumlu olan personel ve pazarlama departmanları olmayabilir, ancak sorumlulukları gönderilen adayları ve materyalleri onaylamayı da içeren yöneticiler olabilir (bazı yöneticiler gerçekten "almayı" severler) düşünmek için birkaç hafta").

“Tempografik haritalama” - açıklanan işlevlerin uygulanması için harcanan zamanın bir haritasını çıkarmak (gözlem)

Daha fazla kazalım. Şimdi kendimizi bir kalem, bir defter ve bir kronometre ile silahlandırmalı ve birkaç günlüğüne bölüme yerleşmeliyiz. Bu oturmanın sonucunda departmandaki çalışma süresinin nasıl kullanıldığına, kimin ne kadar harcadığına dair bir resim elde ediyoruz. Bazen tuhaf şeyler gün ışığına çıkıyor. Örneğin, çalışanların çoğunun çalışma süresi boyunca koridora gidip orada kurulu paylaşılan ağ yazıcısına gittiği ve ardından belgelerini diğer departmanlarda (yanlışlıkla genel yığından çalındıkları) aradıkları ortaya çıkabilir.

Her durumda aldığımız veriler değerlidir. Onlardan hayatımızın yıllarının nereye gittiği hemen anlaşılıyor.

Tempografik Haritalama (anket)

Gözlem olayının hemen ardından da benzer amaçla bir anket yapıyoruz. Çalışanlarımızı zamanlarının çoğunu nerede geçirdikleri konusunda konuşmaya davet ediyoruz. İfadeleri bir tabloda özetliyoruz ve tabloyu gözlem verileriyle karşılaştırıyoruz.

İyileştirme önerilerinde bulunmak (anket)

Bir demokratik etkinlik daha. Çalışanlarımızı “Bölüm çalışmalarında sizi rahatsız eden şeyler neler, neler geliştirilebilir?” konusunu konuşmaya davet ediyoruz. Sonuçlar, analizin derinliği açısından mutlaka şaşırtmayacaktır (bazı insanlar yalnızca tuvalette sabun bulunmamasından rahatsızdır), ancak her halükarda "halkın" görüşlerini dinlemeye değer.

Benzer işlevleri birleştirme fırsatlarını arayın

Analitik aşamanın tamamlanmış olduğu düşünülebilir ve şimdi doğrudan iyileştirmelere geçiyoruz. Bunlardan ilki “Benzer fonksiyonların konsolidasyonu için fırsatların aranması” olacaktır. Bu etkinliğin amacı, farklı çalışanların zamanını alan benzer fonksiyonların ayrı bir çalışana atanmasıdır. Bu tür çözümlerin birçok örneği var. Bu, abonenin konuşma sonunda geçiş yaptığı ofise giden yolu söyleyen bir telesekreter veya sekreterdir. Bu aynı zamanda muhasebe departmanında birincil belgelerin girilmesiyle ilgilenen ve daha nitelikli uzmanları bu rutinden kurtaran bir PC operatörüdür. Bunlar "tele pazarlamacılar" - satış departmanlarındaki arayanlar ve işe alım ajanslarındaki araştırmacılar. Ve başka birçok seçenek var.

Fonksiyonların birleştirilmesi, pahalı uzmanların zamanından tasarruf edilmesini ve departmanın genel verimliliğinin artırılmasını mümkün kılar.

Otomasyon Fırsatlarını Bulma

Otomasyon modern iş dünyasının güçlü noktasıdır. Aslında tipik bir organizasyonun iş sürecinde dijital formata dönüştürülmesi gereken çok sayıda “düğüm” vardır. Buna göre, bu düğümlerin tanımlanması ve otomasyonun insanların hizmetine nasıl sunulacağının anlaşılması gerekiyor. Bir departmana otomasyonun getirilmesi, çalışanları rutin işlerden kurtararak ve iletişim ve gerekli belgeleri arama süresini azaltarak işgücü verimliliğini %100'e kadar artırabilir.

Otomasyon fırsatlarını ararken şirketin genel ihtiyaçlarına odaklanmalısınız. Eğer şirket birleşik bir iş süreci yönetim sistemi satın almayı planlıyorsa, o zaman belki de departmanın sorunları bu sistem tarafından çözülecektir. Genel bir CRM uygulamayı planlamıyorsanız, bir tür standart departman düzeyinde çözüm satın almaya veya oluşturmaya değer olabilir. Ve her durumda, "%100 dijital departman yönetimini" hedeflemeden, "evde yazılan" programları kullanarak bireysel işlevlerin otomatikleştirilmesi olasılığı mevcuttur.

Eğitim fırsatları bulmak

Pek çok personel departmanında “Eğitim”in ilk öncelikler arasında yer almasına rağmen, bu noktayı sonuncu olarak koyuyoruz. Ancak öğrenmeyi öğrenmek farklıdır. Ve bizim durumumuzda öğrenme başlı başına bir amaç değil, bir gelişme aracı olduğundan, aşağıdaki noktalara dikkat ediyoruz:

1. Önceden dikkate alınmayan çok sayıda faktör olduğundan, personel eğitimi sonucunda işin optimizasyonu her zaman mümkün değildir. Bunlar arasında düşük çalışan motivasyonu, farklı çalışanlar arasında farklı öğrenme yetenekleri, eğitmenin yetersiz nitelikleri, eğitim kursunun şirketin gereksinimlerine yetersiz uyarlanması vb. yer almaktadır.

2. İnsanlar ne yazık ki çok dayanıklı bir malzeme değil. Bu nedenle, eğitime yapılan yatırımlar, yalnızca eğitimli çalışanın kendisine yatırılan fonları "iade etmek" için şirkette yeterli bir süre çalışması koşuluyla haklı çıkar. Ancak bu her zaman böyle değildir.

Ancak araştırmada eğitim ihtiyacı tespit edilmişse eğitim yapılmalıdır. Bu durumda yerine getirilmesi gereken temel koşul, eğitimin etkinliğinin, birimin verimliliğinin gerçekte ne kadar değiştiğinin izlenmesidir.

Optimizasyon beklentilerinin ekonomik değerlendirmesi

Yani optimizasyon seçenekleri seçildikten sonra en tatsız ana geliyoruz. Yani bu faaliyetleri yürütmenin maliyetlerini tahmin etmek ve bunları öngörülen ekonomik etkiyle karşılaştırmak gerekir. Neden bu aşamaya en tatsız diyoruz? Evet, çünkü maliyetlerin ve elde edilen faydaların karşılaştırılamaz ölçeği burada açıkça ortaya çıkıyor. Maliyetlerin yüksek olması anlamında, ancak faydalar ne yazık ki. Ancak yine de, hangi dönüşümlere "hayata bir başlangıç" verilmesi gerektiğini belirleyen tam da bu aşamadır. Ve ne kadar acı olursa olsun, "iyileştirmeler uğruna iyileştirmeleri" - kendi maliyetini çıkarmayan dönüşümleri - acımasızca reddetmeye değer. Çünkü uzun vadede bu tür “yenilikler” yalnızca hayal kırıklığı yaratacaktır.

Ve aslında hepsi bu. Neredeyse hepsi. Çünkü seçilen çözümleri uyguladıktan sonra etkinliklerinin değerlendirilmesi gerekecektir. Ancak bu zaten hikayemizin en başlangıcına bir geri dönüş: "Bir birimin etkililiğini değerlendirmek."

Size başarılı optimizasyonlar!